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1、4行政部工作汇总行政管理制度目 录1、工作纪律 第1页2、采购管理制度 第2页3、办公用品和礼品管理办法 第7页4、车辆管理制度 第9页5、印章使用管理规定 第13页6、打印、复印管理规定 第14页7、档案管理制度 第16页8、电话、传真、通讯管理规定 第21页9、公司会议管理制度 第24页10、公司卫生管理制度 第26页11、合同管理制度 第28页12、库房管理制度 第34页13、收发文管理制度 第35页14、员工餐管理制度 第37页15、员工外出管理规定 第39页工作纪律1、 按时上下班，不迟到，不早退。2、 坚守工作岗位，非工作原因不要串岗，因事外出时，需要填写外出登记表3、 不要因私事
2、，长时间占用电话。4、 未经允许，不要使用其他部门或者个人的电脑。5、 办公桌上应保持整洁，并注意保持办公室的安静。6、 爱护公司财产，不浪费，不损公肥私。7、 对上级领导交办的工作，要及时办理，做到不拖延，不推诿。8、 要不断提高自身素质，对于来电，来访要热心接待，保持公司形象。9、 工作时间段尽可能不交流与工作无关的话题。10、 工作时间段尽可能不浏览与工作无关的网页。11、 工作时间内禁止使用QQ聊天。采购管理制度为加强公司规范化管理，确保公司购买到高品质低成本的产品，从而达到降低采购成本的目的，结合本公司的实际情况，特制定本制度。一、 目的1、 选择合格的供货商，并对采购过程进行严格的
3、控制，确保供货商提供的物料满足公司的规格要求。二、 适用范围本制度适用于公司各种物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，本公司的各种采购均依照本制度执行。三、 权责1、 由办公室负责公司行政办公方面的物料采购工作。2、 工厂方面原材料以及各种应用物料的采购，由生产部门根据生产需要具体提出产品的相关技术要求，质量保证条件等，经工厂采购主管、厂长、总经理、董事长审核同意后，由工厂采购方面按公司采购程序进行采购。3、 库管人员负责对采购回来的物品进行验收工作。四、 采购计划的制定1、 公司行政办公用品的采购由办公室根据公司的经营计划以及物品的库存情况，编制月采购计划，经总经理审核批
4、准后，列出采购单实施采购。2、 工厂方面的采购由工厂厂长根据工厂的生产计划，生产任务进行的情况以及工厂物料的库存情况，确定每月所需要物料的品种，规格，数量等方面的实际缺口后，编制月采购计划上报公司总经理，经总经理批准后，列出采购单，财务根据采购单安排采购所需资金后，由工厂采购主管实施采购。五、 采购的实施1、 采购人员应挑选至少三家以上的供货商进行询价作为比价、议价的依据，并在实际工作的过程中，根据具体情况，进行适当的议价，并逐级汇报后，从中寻找出最适合的供货商。2、 已核定物料的购买，采购人员必须经常分析或收集资料，以降低成本。公司各部门均有责任提供价格信息，以作为参考。已核定物料如发生采购
5、单价大幅上涨或降低，应及时汇报，说明原因。3、 在采购所需的全部条款都同供货商达成一致后，与供货商签订采购合同（主要应用于工厂采购），并将合同交财务部存档。合同下组织的每次订货，应正式填写采购单按公司采购程序进行购买。（注：采购单上必须列出所购买物料的品种，规格，数量，单价等，并要求对方为需要提供质量及技术要求保证的产品提供相应的证书及质量说明书）。4、采购单经总经理审核批准后，由办公室保存，库房复印一份作为收货依据。六、验收及付款1、购买物料将根据相关的入库规定进行验收。2、依财务管理规定，办理供货商付款工作。七、物料采购申领流程1、各部门每月25日前向办公室提交本部门当月的采购计划，由办公
6、室根据实际需要编制公司月采购计划，经总经理批准后，实施购买。2、办公室根据月采购计划所购买物料买回入库后，各部门可根据工作需要在每周五向办公室提出申领，并在物品领用登记表上签字。办公用品和礼品的管理办法一、目的 1、为加强公司办公用品、礼品的管理，控制费用开支，规范办公用品及礼品的采购与使用，特制定本制度。二、适用范围1、本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材及礼品等的管理。三、办公用品及礼品的采购 1、集中采购由办公室负责并管理。 2、集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒、日记本、各类笔墨等。礼品则由各部门根据情况需要确定种类、规格、
7、数量等。 3、实行定期计划批量采购供应。即：每月26日前各部室向办公室报出当月所需用品计划，由办公室统一采购。26日后所报全部列入下月采购计划。 4、特殊办公用品以及礼品可以经办公室同意授权各部门自行采购，但在采购之前应对所购物品进行询价比价，确定价格后填写采购申请单按采购程序审批后，再进行采购。 5、各部门若临时急需采购办公用品或礼品，可由部门专人填写采购申请单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门审定同意后，交办公室、总经理审批同意后，方可实施采购。 6、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。四、办公用品的分发领用 1、各部门领用办公用品需填写办公用品领用单，经部门经理签字后，去办公室
8、进行申领。 2、接到各部门的办公用品领用单之后，办公室有关人员要进行核对，并做好登记工作。然后将各部门所申领的全部用品备齐，分发给各部门。 3、办公用品分发应做好登记，写明分发日期、品名与数量等，并由各部门负责申领人员在办公用品申领单上签字确认。五、礼品的申领1、各部门领用礼品需要填写礼品领用单，经部门经理签字后，去办公室进行申领，并在礼品领用登记表上签字确认后，方可申领，部分贵重礼品需要经过总经理签字确认后才可领出。六、办公用品的管理 1、新进人员到职时由部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。 2、印刷品（如信纸、信封、表格等）
9、除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。 3、部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。 4、对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。 5、办公用品（价格在30元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向办公室报告，由办公室安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。 6、公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政部负责。七、礼品的管理1、公司因工作需要所购置的各类礼品一律由行政部专人进行保管。2、
10、礼品价格在100元以上的，入库与出库时，应特别注明，申领人，用途以及申领时间，并由总经理签字后，方可申领。3、礼品的库存情况，行政部每月要进行一次清查，以确定保质期和数量，以保证有效利用。车辆管理制度为规范公司车辆管理，合理的使用各种车辆，最大限度的节约成本，对公司所有车辆的保养和维修进行有效控制，以确保车辆安全，良好的运营，特制定本制度。一、 总则1、 为有效的控制车辆使用，真实的反应车辆的实际状况，使车辆的使用更加合理有效。二、 适用范围1、 本公司所有车辆。三、 车辆使用管理1、 公司车辆由办公室统一管理，派遣及使用。并对各部门用车进行审批，协调，安排，以保证车辆的合理使用。2、 公司各
11、部门用车应按照“先急后缓”“先生产后行政”的使用原则，按照同一方向集中派遣，以减低车辆的派出频率。3、 各部门申请用车时需填写用车单，将时间、地点，事由，全部填写清楚，由申请人签字，并报部门经理，办公室主任签字后，由办公室负责派车。4、 驾驶人员接到出车任务后，应先检查车辆状况和油量状况，然后按用车单上的时间出车，并填写用车单上的相关数据（公里数，油量数等）。出车回来后，将用车单交回办公室存档。5、 公司所有车辆的钥匙由办公室统一保存，驾驶人员出车前去办公室领取钥匙，并在出车回来后将交回办公室。四、 车辆用油管理1、 办公室负责对公司车辆用油进行控制，监督，管理。财务部配合监控管理。2、 公司
12、所有车辆统一用油卡加油，实行一车一卡制度。3、 公司所有车辆禁止用现金加油，若确因特殊原因需要现金加油的，需要经过办公室主任同意，并确定加油的金额、数量后方可用现金加油。4、 公司办理加油卡后，应固定每辆车的油卡号，并将该车的车牌号与油卡号进行登记备案，每月定期进行核对。油卡一经备案，不允许变更，如遇到因油卡意外坏了等特殊原因，驾驶人员应立刻汇报办公室，由办公室负责相应处理。5、 油卡由办公室进行保管，只在车辆需要加油时，由驾驶人员签字领出进行加油使用，用后，即时交还办公室。6、 办公室应及时掌握油卡中油量的多少，当油卡中所余油量不足500元时，办公室应及时按照程序申请充值，充值请求经总经理批
13、准后，办公室应派出专人去财务部按照财务规定办理支票领取或现金借支，等充值完成后，将充值明细与发票一起交财务入帐。五、 车辆的维护管理1、 办公室应安排专人定期对车辆进行维护，并保留相关的凭证，维修质量和维修信息等。2、 驾驶人员应定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。3、 办公室应对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免发生机械事故。4、 车辆日常补胎及小零件的更换，必须在正规的4S店进行，取得正规发票，不许抵票报销。5、 驾驶人员应该严格按照车辆相关规定定时对车辆进行保养。6、 车辆的保养维修在指定的厂家进行。驾驶人员不得自行选择修理厂。7、 驾驶员通过车辆运行里程，认真填写运行记录，
14、经行办公室核查后，安排车辆的保养时间。8、 车辆发生驾驶员无法排除的故障后，驾驶员应及时汇报，由办公室具体安排车辆维修相关相项。六、 车辆罚款及赔偿管理1、 驾驶员在驾驶车辆行驶过程中，应该尽量避免违规罚款类的事项发生，一旦发生此种情况，办公室应根据实际情况，对该罚款进行适当的处理。2、 驾驶员在车辆使用过程中，应该慎重选择停车的地方，对于不当的停车罚款，公司不予以承担，由驾驶员个人承担该项罚款。3、 车辆发生交通事故，驾驶员应该及时联络保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。4、 驾驶员应及时到保险公司指定的修理厂将车修理好，尽量避免耽误更多的工作。修理费由驾驶员凭借保险公司开据的事故受理单向公司借支。5、 驾驶人员应妥善保管好保险公司所开据的事故理赔单据，并将公司的正确名称，帐号告之保险公司，并在事后及时敦促保险公司及时将理赔款项汇之公司帐户。6、 公司收到理赔款项后，驾驶员应尽快去财务部办理修理借支费用的冲帐手续。印章使用管理规定为规范公司的印章管理，明
