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1、以“关键词”替代“专题词”检索公文信息之我见|乡村振兴战略之我见 目前，在中国的秘书学界、档案学界对是否保留公文格式要素中的专题词各抒己见，有不一样的看法。笔者拟在论述公文专题词所起的阶段性作用，标引现实状况及原因分析的基础上，针对在公文专题词及其标引去留问题上的两种不一样看法，提出以“关键词”替代“专题词”检索公文信息的个人看法，以讨教于教授、学者。一、公文专题词所起的阶段性作用20世纪80年代。伴随办公自动化的到来，为了适应新形势下各级各类机关办公自动化、公文处理规范化的要求，便于计算机检索和管理公文，公文专题词标引应运而生。在中央文件上试标专题词始于1985年，在政府办公厅系统较大范围内
2、试标公文专题词始于1987年，迄今走过了20多年的历程，80年代末至90年代公文处理工作的实践证实，这种正确、适当的信息加工处理技术在公文上的利用，为各类公文信息的大量存放，公文档案的科学管理，发明了有利条件，曾起到以下四个方面的阶段性作用。一是完善了公文检索的手段。伴随办公自动化的进展，信息量的增加，计算机数据库数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足大家对各专题公文的查找要求。公文专题词检索方法的建立，适应计算机在各类机关办公领域中的应用，填补了分类检索方法的不足，不一样程度地处理了大家对诸如会议纪要、领导讲话、工作总结等多专题公文利用的需求，为实现公文管理的科学化、制度化、规范化提供了可
3、靠的依据。二是加紧了公文运转和公文内容传达的速度。专题词是对公文内容的规范化的高度浓缩，受文对象阅看公文专题词，就能了解公文的关键内容，提供了最快速、最简捷地传达公文专题内容的效能，满足了受文对象经过阅读最简单的专题词词条就能了解公文所传达的中心内容的愿望。三是为建立电子计算机储存、检索文件、档案、信息资源，提供愈加科学、充足的路径。为后来的文件管理、分类、检索、著录、查找、阅读等提供了便利条件，提升了工作效率和质量。四是加紧了档案著录工作的进度。填补了长久以来机关档案室档案检索工作的“一条路”、“一本账”的不足。为开发档案信息资源提供了一个新手段、新方法、新路径。这十几年问在公文上适当、正确
4、地标引专题词，所起的以上四个方面的阶段性作用应该给肯定。二、中国公文专题词标引的现实状况及其原因分析自20世纪80年代末，中国各级各类机关普遍开展公文专题词标引以来，确曾起到阶段性的作用，取得主动的成效，但伴随时间的推移，主客观原因的作用，这项技术性很强的工作面临着严峻的形势，显现出许很多多的问题。(一)公文专题词标引不统一、不规范。一是现在就全国而言，党委、政府、人大常委会、政协、军队机关和法院、检察院系统，这七大机关(系统)在制作公文时，各级人大常委会机关和检察院系统产生的公文不标引专题词；很多机关产生的会议纪要，有的标引了专题词，有的不标引专题词。二是标引的词条的数量有多有少，不统一。党
5、的机关公文专题词表中要求，一个公文最多可标引10个词条，国务院公文专题词表中要求，一个公文标引的专题词不超出5个词条；三是各类机关公文专题词标引的规则、措施、要求不尽相同，要求有差异。比如，党的机关的公文标引的专题词第一个词条要求选取能表现公文关键旨意的词条，而行政机关的公文标引的专题词第一个词条通常全部是类别词，即上位专题词；又如党的机关制发的有关干部任免的公文，在专题词条目中要标引姓名，而行政机关制作的这类公文标引专题词时，姓名不作为词条选取。(二)普遍存在乱标、错标、漏标、滥标的现象。从现在各级各类机关制发的公文所标引的专题词的实际情况来看，存在以下现象。一是凭想当然，随意乱标滥标。公文
6、专题词标引是项技术性很强的工作，不少机关、单位尤其是基层，文秘人员还未掌握公文专题标引的技术要领，在拟制公文时，只好凭主观想象随意标引，也就是说，标引人员只能“瞎猫抓死耗子”，逮住哪只算哪只。二是简单地将公文标题分解标引，造成漏标、残缺标引。尤其是多专题公文，如会议纪要、总结性汇报，领导讲话等，加上行政机关每篇公文专题词词条数量不超出5个的限定，往往出现漏标、残缺标引的情况，表现不出多专题公文的内容。三是错标、误标造成虚假标引，误导受文对象，使之不能快速了解公文的关键内容，满足不了她们阅文的愿望。四是排序不妥，造成无序标引。大量公文的专题词选取上位专题词和自由词作为第一个词条来标引，比如，20
7、21年6月上级机关印发的2021-2021年全国党员教育培训工作计划，该文件所标的公文专题词第一个词条为“党的建设”，是上位专题词；组织部门制发的有关干部任免的公文，标引的第一个专题词词条皆为“干部工作”，是上位专题词；行政机关的公文第一个专题词几乎全部是选取类别词，如“经济”“计划”、“工业”、“农业”、“科技”、“教育”、“财政”，等等，皆为上位专题词。又如2021年3月1日印发的有关围绕庆贺新中国成立60周年，深入开展群众性爱国主义教育活动的意见，该文件所标引的第一个专题词词条为“新中国成立60周年”，是选取自由词标引。同时，当地名、组织机构名、年代和人名等专有名词同出现在一个公文中时，
8、不仅不排在反应公文专题的词条以后，且这些专有名词词条也不按次序排序，无序标引、杂乱无章，等等。公文专题标引是检索的基础，标引的目标是提升检准率、检全率，提升办公效率和质量。以上问题的存在，致使不能为公文快速便捷检索奠定良好的基础，也就达不到公文专题标引的目标，难以实现机关办公自动化，公文处理规范化。(三)公文专题标引乱象的原因。一是公文专题词表的“多元化”，未能形成词表的“国家标准化”，造成标引不统一，不规范。自从i980年汉语专题词表出版问世以后，中国很多专业性专题词表陆续出现。据不完全统计，全国各个领域、行业共有专题词表100多部，琳琅满目。和公文专题标引相关的专题词表就有：中央办公厅秘书
9、局编制了公文专题词表、国务院办公厅秘书局编制的国务院公文专题词表、中国人民解放军总参谋部办公厅、通讯部编制的军队公文专题词表、最高人民法院办公厅编制的人民法院公文专题词表、国家档案局档案科学技术研究所编委会编制的中国档案专题词表，等等。这些专题词表，标准各一，标引规则(措施)各有不一样的要求，这种“非标化”现象的存在，各类机关标引人员，只能望“表”兴叹，尤其在制作党政军机关联合行文的公文时，专题词标引更是无所适从。也就是说，公文专题词表“多元化”是造成公文专题词标引不统一、不规范的主要原因。二是公文专题词表未能立即修订、增删，不能适应形势发展的需要。从党的机关公文专题词表看，1984年年底在没
10、有对应的专题词表可供利用的情况下，中办秘书局编制了一个极为简单，仅供机关内部使用的“高层次专题词表”，只有59个词条，以后，为了适应工作需要，组织力量开展“公文专题词表”编制工作，于1991年5月1日印发；随即为了适应新形势下公文专题标引的需要，从1997年着手修订公文专题词表，并于1998年9月1日重印了修订本。国务院办公厅秘书局国务院公文专题词表于1981年在办公厅系统内试用，于1989年2月正式印发试用，以后，经过1984年12月、1994年4月、1997年12月三次修订。人民法院公文专题词表是1996年4月编制印发的，军队机关公文专题词表是1999年4月印发的。纵观以上这几大家公文专题
11、词表不论是编制印发或修订的最终时间全部是20世纪90年代末，以后再也没有开展修订工作了a同时，从这几大家公文专题词表收录的公文专题词词条来看，中办秘书局的公文专题词表共收录专题词5n6条，其中正式专题词4677条；国务院公文专题词表中收录专题词只有15类1049词条；人民法院公文专题词表只收录了979个专题词词条；军队机关公文专题词表共收录军队公文中常见的专题词6048条，其中正式专题词5159条。伴随改革开放和社会主义当代化建设的深入，首先，公文中新概念、新词汇和新术语不停增多，诸如“民生”、“友好”、“低碳经济”、“微博”、“蜗居”、“房奴”、“尊严”、“同票同权”、“人力资源”、“招聘”
12、、“招录”，等等，大量涌现，层出不穷。即使是军队机关公文专题词表收录的词条最多也远不能适应新形势下公文专题的需要；其次，词表中有的专题词词条使用频率会降低、甚至失去使用价值；若不立即对词表修订增删，拓展类目、增加词条的空间，伴随时间的推移，形势的发展，不论在词条数量还是构词结构和词条的规范化程度上越来越不能满足公文专题标引和检索的实际需求，势必造成公文专题词标引中使用大量的自由词进行标引。公文专题词表长久不修改，就难以保持词表的科学性、实用性和生命力，就不能确保公文检索系统对应的网罗度。三是培训工作停滞，造成了公文专题词标引乱象。公文专题词标引是一项技术性很强的业务工作，培训工作显得尤为主要。
13、就以党委系统来说，1994年6月、1998年11月上级机关曾分别举行过为期一周的公文专题词标引培训班，系统组织学习了“检索语言和公文专题词表”、“公文专题词标引计划”、“公文专题标引的步骤和方法”、“公文专题标引在计算机公文信息检索中利用”等课程。以后，省(市、区)党委办公厅对应举行了培训班，今后以后，再也没有举行全国性、全省(区、市)性的培训班了。据了解，其它机关自20世纪90年代末以来，也未举行这类培训班。就全国而言，十几年来公文专题词标引培训工作处于停滞状态。加上自从实施招录公务员制度以来，各级各类机关充实了不少年轻干部，且文秘队伍人员变动频繁，尤其是基层，人员流动快，新人新手多，造成大
14、部分从事公文办理、公文专题词标引的人员这项业务技术生疏，甚至不了解检索语言和公文专题词表为何物，不晓得公文专题词标引规则，不知道标引的步骤和方法，尤其是面对着多专题公文，和专题概念转换中的词组组配标引中的概念交叉组配、概念限定组配这一较复杂、不易掌握的标引操作技巧，不少文秘人员面对着这完全陌生、高难度的技术性工作，往往感到力不从心、一筹莫展；面对着条例、措施、要求等法规“公文格式”中要求上报的公文必需标引专题词的硬性要求，无奈之下，只好硬着头皮，凭着感觉，勉强行事，“东拼西凑”胡乱标引一通。20世纪90年代迄今，公文处理工作的实际情况表明，这类培训班的停滞，是公文专题词标引从开始的适当、正确、
15、规范到越来越乱象的一个主要原因。三、和时俱进，以“关键词”替代“专题词”检索公文信息现在，在中国的秘书学界、档案学界对是否继续在公文上标引专题词问题上有两种看法：一是主张保留，继续标引；二是主张去掉这一公文格式要素，推陈出新。笔者赞同后者的看法，理由有二：(一)公文专题词标引和档案专题词标引的差异性，造成难以实现文档一体化公文专题词标引乱标滥标是现在现实状况。笔者认为，作为档案前身、基础的公文，专题标引显得极为主要，若乱标滥标，既浪费了人力精力，又达不到标引的目标，还不如不标。即使是适当、正确、规范的标引，也难以和档案专题词标引相匹配，难以实现文档一体化。因为，现实汉字档管理体制是被分离的，且
16、没有统一的词表，标引时各自为政，难以很好地协调，造成了公文专题词标引和档案专题词标引相脱节现象。公文专题标引选取的是党政军等机关的公文专题词表中的词条，而档案专题标引选取的是中国档案专题词表中的词条，显著存在着很多的差异：标引的目标差异、数量的差异(档案专题词最多可标15个词条)、结构的差异、深度的差异，同时还存在着二者标引标准和方法也不尽相同，查表选词的路径也不一样。文档两个系统“各人自扫门前雪”，最终造成公文专题词不能为档案部门直接利用，在公文上标引的专题词成了“无用功”，成为“无效的劳动”，同时还给档案部门建立专题检索系统留下了隐患。公文处理部门将公文移交给档案部门后，因为公文专题词标引的质量难以满足档案检索的实际需要，档案部门不得不另起炉灶，又投入大量人力、精力、财力进行“二次标引”这一反复的劳动中去，费时费力、劳民伤财。(二)和时俱进，以“关键词”替代“专题
