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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 秘书手册（试讲稿） 联想电电脑公司司企划部部秘书处处 目 录录前言 3第一章 秘书必备的的素质 4第二章 秘书的重要要职业技技能 5 第一部部分 日日常事务务处理 55 电话、传传真、邮邮件、文文件管理理、名片片 第二部部分 日日程安排排 77 总体日日程安排排 7 出差日日程安排排 8 会议安安排 13 媒体采采访 18 大型活活动 21 突发来来访接待待 24 第三部部分 沟沟通与协协调 225 内部沟沟通 25 外部沟沟通 25 秘书应应具备的的礼仪
2、 26 秘书礼礼仪素质质的培养养 27 第四部部分 文文字支持持 227 第五部部分 会会议支持持 330前言 -在许许多人眼眼里，秘秘书仍是是一种即即让人熟熟悉又不不被人了了解的职职业。秘秘书的辅辅助和参参谋作用用在该职职业特征征中最具具代表性性，他们们是领导导的左膀膀右臂，是是领导与与公司上上下保持持沟通的的桥梁 ，为此此，他们们必须全全心全意意并准确确无误地地提供支支持与服服务，从从而体现现出其自自身价值值。优秀秀的秘书书会使人人想到干干练、精精明、繁繁忙的处处事作风风，联想想到待人人接物时时彬彬有有礼的仪仪态；联联想到在在他们脸脸上那一一惯展现现胸有成成竹的样样子无论如如何，秘秘书这个
3、个词会让让许多正正准备从从事这个个职业的的人们有有着太多多的想像像 。然然而,秘秘书的工工作到包包括哪些些，在秘秘书的工工作背后后还有些些什么，这这是被很很多人忽忽略的。在在联想，秘秘书及行行政助理理、部门门文员是是一只庞庞大的队队伍，在在联想的的大环境境下，大大家各就就各位地地支撑着着许多日日常繁杂杂事项的的处理。在在领导处处理每一一项工作作的时侯侯，我们们会随时时身处其其中，自自然而然然成为此此件事情情的某一一环节，而而不可或或缺，有有时我们们需要扮扮演更多多角色，以以适应工工作安排排和领导导需要。别别看都是是秘书，但但由于所所服务的的对象不不同,各各部门性性质不同同,其所所进行的的工作任
4、任务也必必然存在在着很大大差异，但但由于秘秘书工作作是以服服务为其其根本性性质，这这在共性性的寻找找上为我我们提供供了依据据。事实实上有很很多相似似的工作作不同之之处只是是因为事事件轮廓廓上的差差别，本本质上都都是可以以归于一一类的。无无论什么么时候，谨谨慎认真真的工作作态度是是秘书们们不遗不不弃的职职业操守守，而现现代秘书书的职业业要求在在尊奉这这一理念念的基础础上更要要加强这这一能力力的综合合运用和和发挥。因因此，什什么是一一个出色色地秘书书的该具具备的职职业素质质，什么么样的秘秘书会得得到领导导的认可可，在联联想,不不同岗位位的秘书书在提高高工作效效率的呼呼声下又又该做什什么呢 ？这些些
5、是我们们一直以以来需要要探索的的问题，也也就是这这此些思思想火花花碰撞出出我们最最初编写写本手册册的想法法。 我我们-作为企企划部秘秘书处的的秘书，在在长期的的工作之之中，在在领导日日常所给给的帮助助中以及及自身在在各项工工作中的的锻练使使得我们们为自身身寻找到到了一些些适用的的工作方方法，积积累了一一些工作作经验和和技巧，在在处理许许多类似似情况时时形成了了一些惯惯用做法法和约定定俗成的的规定，我我们将这这些点滴滴一一收收集，在在经过了了反复总总结和提提练、否否定和借借鉴的过过程后，已已将其做做成了本本部门工工作的一一种标准准，达成成了在方方法和流流程上的的统一。我我们相信信，在我我们自己己
6、的不懈懈努力和和对秘书书工作的的热爱之之下;为为联想,为我们们的事业业未来的的发展进进行一番番奋斗后后,我们们定会做做出成绩绩.我们们迫切地地相想早早日让这这本小册册子与大大家见面面，希望望它能为为同行们们的工作作中提供供方便快快捷的参参考之用用，同时时我们非非常愿意意将这些些经验和和技巧共共享出来来和大家家一起探探讨，也也希望能能利用这这样一个个机会使使我们的的工作得得到领导导和专家家的指点点，以发发现问题题，补已已之短。秘书手册适适用于公公司各部部秘书及及行政人人员，致致力于给给予任何何一个联联想人关关于行政政方面的的指导。手手册编写写工作是是由企划划部秘书书处完成成的，在在此其间间我们得
7、得到了来来自部门门同仁及及上下各各部门的的相关人人员的大大力支持持，在此此，我们们深表谢谢意，关关于本手手册所收收集的内内容，由由于水平平有限，不不妥之处处请及时时向我们们提出，我我们热忱忱盼望着着您的意意见。这这本手册册随着工工作需要要我们还还将不断断补充完完善，使使手册真真正能够够成为一一部联想想秘书的的行为指指南，为为您服务务，为你你所用。 第一一章 秘书必必备的素素质一、职业化化秘书的的标准:G 敬业精神神G 正直-公平，坚坚持既定定政策和和原则G 表率作用用G 诚实-实事求求是G 领导风范范G 敬业-以工作作为荣，设设定高的的工作水水准G 业务能力力G 守信-不失约约、不违违约、不不
8、食言、不不泄密G 指挥与控控制能力力G 勤奋-努力工工作，不不断学习习G 合作精神神G 有序-利落，有有条不斋斋G 学习与创创新能力力G 高效-追求效效率和效效益G 知人善任任的能力力G 可靠-按约定定完成工工作，保保质、保保量、及及时G 对待意见见与批评评G 大局观二、秘书的的职业态态度G 主动性（Initiative)G 适应性(Fleexibbiliity)G 团队精神神(Teeam worrk)G 尊重他人人(Reespeect forr Peeoplle) G 创新精神神(Crreattiviity)G 坚持原则则(Unncommproomissingg Innteggritty)G
9、 服务与贡贡献(SServvicee & Conntriibuttionn)G 认同与分分享 (Shaarinng)G 双赢与相相互依存存(Winn-wiin & Innterrdeppenddencce)G 温柔的心心和自省省第二章 秘书的的重要职职业技能能第一部分：日常事事务处理理一、拨打/接听电电话的程程序和技技巧1、 打电话前的的准备l 准备好电话话记录本本和笔l 把要与对方方说明的的事情、内内容的顺顺序简单单列在记记事本上上，并逐逐一核对对无遗漏漏。l 准备好通话话时需要要的文件件资料。l 查阅对方电电话号码码，确认认无误，开开始拨打打。2、 正式拨打电电话： l 拨通电话后后，确认
10、认对方公公司及姓姓名，然然后热情情而有礼礼貌的说说：“你好！我是联联想电脑脑公司*部*。”l 如需与有关关人员通通话，应应有礼貌貌地请对对方传呼呼或转达达。l 如告知对方方的内容容较复杂杂，应主主动提醒醒对方做做好记录录l 逐一将事情情说明，注注意语言言简明、准准确；l 通话结束后后，确认认对方已已放下话话筒，然然后放电电话。3、接听电电话l 3声铃响内内将电话话接起，平平和有礼礼貌的：“你好！我是*部*。”l 判断WHOO，分以以下几种种情况：来电人员总经理可接接电话时时总经理不在在时内部直接上级及及平级直接转入记录留言如事务紧急急，记录录上级电电话，速速联系总总经理回回电。直接下属问清事情
11、梗梗概，转转接时向向总经理理说明梗梗概后转转入问清梗概，如如不紧急急，记录录下来转转告总经经理如事情紧急急，告知知总经理理联系方方法。普通员工问清事由，如如需要，转转告总经经理；其其他可视视情况处处理外部重要且紧密密问清概要，向向总经理理说明后后，然后后转入记录留言如事务紧急急，记录录上级电电话，速速联系总总经理回回电。重要但不紧紧密问清概要，向向总经理理说明后后，依总总经理指指示转入入或不转转入记录留言，向向总经理理汇报。不重要且不不紧密问清概要，酌酌情处理理l 若通话内容容较复杂杂，或有有不清楚楚的地方方，最后后应当将将要点重重复一便便，以免免遗漏或或有偏差差。l 通话结束后后，确认认对方
12、已已放下话话筒，然然后放电电话。4、 通话技巧：l 日常礼貌用用语：询问对方时时，可用用：“请问您您哪里？”、“请问您您怎么称称呼？”“请问问有什么么事？”等l 对总经理直直接领导导、保持持经常联联系的外外部、内内部人员员应在日日常工作作中尽量量熟悉，达达到闻其其声知其其人，并并及时予予以转接接。l 如对方有事事需要你你传达，必必要时需需将对方方姓名、单单位、电电话号码码以及需需要传达达的事再再重复一一遍，以以便必要要时再与与对方联联系。l 如不能把握握总经理理是否要要和对方方通话的的情况下下，不能能随便回回答总经经理“在”或“不在”，可说说“请您稍稍等一下下，我去去看看*总经经理是否否在？”
13、，然后后请示总总经理是是否转接接。l 如遇总经理理不愿接接听对方方电话，则则可用委委婉的语语气：“实在抱抱歉，*总经经理这是是不知上上哪去了了，我见见到他时时再给您您回个电电话；如如果您方方便的话话，能否否让我转转达您的的事情？”做到有有礼有节节、滴水水不漏。l 在知道身份份但不告告知事由由的情况况下，如如方便可可询问总总经理后后决定是是否转接接；也可可询问对对方是公公事还是是私事，如如是公事事可让对对方知晓晓，将事事由告知知自己也也可达到到目的。l 在对方不肯肯告知身身份及事事由的情情况下，经经反复询询问后未未果，可可委婉结结束通话话。l 如果对方喋喋喋不休休，废话话连篇，可可以说“请问您您还有别别的事吗吗？”或“对不起起，我还
