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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 联想想电脑公公司 会务手手册 （11.0版版）企划办秘书书处 目 录一、手册说说明4二、会议制制度及规规范4三、流程图图7l 在公司内内召开的的会议8l 在公司外外召开的的会议9四、程序10* 会前工作作（按顺顺序）10l 议题及参参会人员员范围的的确定10l 会议场所所的选定定：10l 会议通知知的起草草11l 申报会议议预算11l 人员确认认12l 设备准备备12l 预定112l 车辆安排排13l 会务通知知起草13l 议程PPPT制作作13l 食品的
2、采采买14l 指导服务务员工作作14l 会议场地地布置与与熟悉14* 会中工作作（按顺顺序）15l 会议室保保障15l 汇报人员员的保障障15l 用餐的保保障15l 娱乐的保保障15l 住宿的保保障16* 会后工作作（按顺顺序）16l 离会车辆辆安排16l 退房116l 设备整理理16l 结帐116l 设备归还还16l 费用报销销17l 会务总结结17五、注意事事项17附件：118l 会议通知知草稿19l 会务通知知草稿22l 会议预算算草稿27l 会务分工工明细表表28l 主要会议议场所明明细表29一、 手册说明 为了便便于秘书书处人员员掌握会会议服务务的各项项流程，更更好地为为总经理室会议
3、做做好服务务保障工工作，特特编写了了联想想电脑公公司会务务手册供供大家参参考，会会务手册册内容容主要包包含组织织一次总总经理室室会议中中所应做做好的各各项工作作（会前前，会中中，会后后）及注注意事项项。 望随时时提出修修改意见见 ，谢谢谢！二、会议制制度及规规范为保障会议议顺利召召开和会会议的效效果，电电脑公司司特制定定并颁发发了会议制度（试试行版），对对会议的的全程工工作做了了要求，现现将制度度附下：联想电脑公公司会议议制度（试试行）1. 目的：会议议是公司司一项重重要的工工作方式式，为了了提高会会议效率率，保证证会议效效果，规规范公司司的会议议工作，特特制定本本制度。2. 适用范围：本制度
4、度适用于于公司或或部门牵牵头组织织的各类类会议，部部门内部部会议不不做要求求，可做做参考。3. 名词解释：3.1 汇报：使参参会人员员了解某某项工作作的状况况，并就就有关问问题进行行讨论和和决策3.2 通报：使参参会人员员了解公公司某项项工作的的状况，一一般不涉涉及决策策和讨论论3.3 研讨：参会会人员就就某一主主题畅所所欲言，目目的在于于碰撞出出更多的的思路和和火花3.4 汇报人：对对会议议议题的内内容进行行阐述，并并回答参参会人员员的问题题，参与与讨论；3.5 主持人：对对会议的的进程进进行整体体控制，保保证会议议目标实实现；3.6 参会人员：对会议议议程参参与讨论论和决策策3.7 列席人
5、：列列席会议议，但不不参与会会议议题题的讨论论和决策策；3.8 与会人员：参会人人员、汇汇报人员员、列席席人员和和主持人人等参加加会议人人员的总总称；4. 会议通知起起草与发发送4.1 会议组织部部门应在在会议前前发出会会议通知知前应该该充分准准备，一一项会议议的召开开必然涉涉及到其其它部门门人员的的相应工工作安排排和时间间资源的的占用，因因此在组组织会议议前应有有充分的的客户意意识，使使与会人人员能够够准确了了解本次次会议的的关键信信息，以以便提前前准备，保保证会议议目标的的实现；4.2 会议通知应应该包括括以下几几项内容容4.2.1 会议目的：明确说说明举行行此次会会议要达达到的效效果，4
6、.2.2 会议时间：应包括括会议的的开始时时间和结结束时间间4.2.2.1 由多个部门门参加的的会议：上午的的会议定定为9:10开开始，下下午的会会议定为为14:10开开始。由由于特殊殊情况无无法按以以上规定定时间开开始的会会议，需需由会议议组织者者在会前前通知中中明确说说明。4.2.2.2 为保证会议议效率和和质量，在在议题和和内容有有限的情情况下，会会议时间间一般应应控制在在2小时时以内。4.2.3 会议地点：会议地地点应该该明确标标出,如如果会议议地点在在公司外外部,与与会人员员并不熟熟悉,会会议通知知中应附附上会议议地点示示意图;4.2.4 会议议程：4.2.4.1 会议议程的的第一项
7、项是主持持人讲解解会议要要求4.2.4.2 根据会议内内容的不不同，会会议可分分为汇报报、通报报、研讨讨等内容容(参见见名词解解释)4.2.4.3 会议议程应应以300分钟为为单元，列列出本单单元的会会议内容容，如果果某项内内容多于于30分分钟，也也应该分分为多个个单元，其其目的保保证与会会人员参参加会议议前能对对会议内内容有清清晰的了了解。4.2.4.4 每项会议议议程应该该列出本本项议程程的汇报报人、参参会人员员、列席席人员和和主持人人的名单单；组织织会议人人员在确确定与会会人员时时，应该该在明确确会议目目的基础础上确定定哪些人人必须参参会，哪哪些人可可参加可可不参加加；努力力做到既既不因
8、某某些人的的缺席而而影响会会议效果果，也不不因使与与本次会会议关系系不大的的人员原原因参加加此次会会议而影影响他们们的正常常工作，同同时又给给相关人人员以学学习、观观摩的机机会；4.2.5 会议注意事事项4.2.5.1 着装要求:在工作作日期间间召开的的会议需需正式着着装；在在周末或或休息日日期间召召开的会会议可以以着便装装；如有有特殊的的着装要要求需要要明确指指出；4.2.5.2 会议内容保保密要求求：会议议组织者者根据会会议的性性质和内内容确定定会议内内容是否否要保密密；如果果需要保保密，需需要采取取必要的的保密措措施。例例如：涉涉及公司司商业秘秘密的会会议，参参会人员员如果委委托他人人代
9、替参参加会议议，必须须事先报报会议主主办部门门批准。除除主办会会议部门门外，一一律不得得录音、摄摄像。会会议中使使用的文文件一律律由会议议主办部部门统一一收发，若若需要会会后带走走的必须须履行相相应的登登记手续续。等等等。4.2.5.3 对会议文件件的要求求：会议议组织人人员根据据会议的的目的、规规模的等等内容确确定是否否要用PPPT文文件，是是否需要要文本文文件，需需要多少少份，其其它特殊殊求也要要一并注注明。汇汇报部门门在制作作PPTT文件时时，首页页应该包包括本次次议程的的时间安安排和会会议注意意事项，使使与会人人员清楚楚本次会会议的议议程；同同时，制制作PPPT文件件应该使使用公司司标
10、准模模版，为为保证投投影效果果清楚，应应注意色色彩的搭搭配；4.2.5.4 对请假的要要求。明明确参会会人员如如果因特特殊原因因无法参参会需要要通过合合种途径径请假。4.2.5.5 明确对会议议纪律的的要求（见见后）。4.2.5.6 其它需要特特殊说明明的会议议注意事事项4.3 会议通知的的发送4.3.1 跨部门的会会议，会会议组织织部门应应该提前前3个工工作日发发出会议议通知；如果会会议涉及及公司总总经理室室一半以以上人员员参加，应应该提前前5个工工作日发发出通知知，涉及及总经理理使全体体成员参参加的会会议，应应该提前前10个个工作日日发出通通知；以以便与会会人员能能够事先先调整好好时间安安
11、排并为为参会做做好准备备；4.3.2 如果因特殊殊情况需需要临时时召开会会议（会会议通知知发出距距离会议议召开224小时时以内），跨跨部门的的会议应应该由本本系统的的总经理理室成员员批准，总总经理室室一半以以上人员员参加的的会议应应该获得得公司总总经理的的批准；5. 会议主持人人5.1 会议主持人人负责控控制整个个会议进进程。5.2 会议主持人人在会议议开始前前,应该该清点参参会人员员名单,向与会会人员通通报此次次会议的的会议目目的，会会议的具具体议程程；明确确说明此此次会议议的注意意事项和和会议纪纪律；5.3 会议主持人人在会议议过程中中，应该该控制讨讨论的方方向和时时间，促促成会议议目标的
12、的实现；6. 会议纪律6.1 与会人员应应按时参参会，迟迟到而没没有事先先请假要要罚占11分钟；6.2 会议期间避避免随意意走动，对对BP机机、手机机做消音音处理；6.3 与会人员如如果因特特殊原因因需要在在会议中中途离开开会场。需需要向会会议主持持人请假假并得到到允许；7. 会议纪要撰撰写：在在会议结结束之后后的3个个工作日日之内，会会议组织织部门应应该撰写写出会议议纪要并并发给相相关人员员；会议议纪要应应该准确确、真实实地反映映会议的的结论；8. 会务组织：8.1 会议预算：会议应应本着高高效，节节约的原原则进行行。每次次的会议议费用在在50000元以以上时，会会议组织织部门要要进行会会议
13、预算算，并报报本部门门的直接接上级审审批；8.2 交通、食宿宿：如果果会议在在公司外外部举行行，会议议组织部部门应该该视会议议时间安安排组织织与会人人员的交交通和食食宿。如如果下午午有会议议议程，午午餐应安安排为工工作快餐餐；三、流程图图l 在公司内召召开的会会议 部门门时序 总 经 理 室室 总 经 理 秘秘 书 相 关 部 门门 备 注注Y 审 批 结 束下 发N 反 馈 修 改整理资料 会间服务 准备工作下 发 接 收修 改拟定通知确定时间、地点、人员确定参会人员、时间范畴、内容开 始Y审批N会前会间会后l 在公司外召召开的会会议 部门时序 总经理理室 总经理秘秘书 相关部门门 备 注注
14、开 始场所布置与熟悉指导服务员工作食品采买议程PPT制作起草会务通知车辆安排预定会议室，房间，用餐，娱乐YN设备准备人员确认（住宿，交通）会议预算起草会议通知选址及确定确认议题及参会人员范围 会 前前结 束会务总结 报 销设备归还 结 帐返回公司设备整理 退 房人员离会车辆安排 会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作会 中中 会 后后四、程序* 会前工作作（按顺顺序）F议题及参会会人员范范围的确确定F会议场所的的选定： 在会会前至少少十个工工作日确确定好会会议地点点，并详详细了解解场地的的具体费费用标准准。要求 外外部环境境幽雅，适适宜散步步； 内部部设施齐齐备： 会会议室的的布局，光光线明暗暗，灯光光，音响
