采购流程管理制度

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1、采购流程管理制度采购管理程序一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本， 满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与 各部门间的配合，特制订本制度。二、范围适用于本公司所有采购的物料及耗材品三、定义3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料3.2采购人员：采购部执彳丁采购3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员四、采购作业流程4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求 确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给 部门经理审核后提交采购部。4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料 之名称，规格质理交货期等要求，和订

2、单发出，确认及物 料接收并按时请款之过程4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商 无法达成，就在网上或自荐、展销会等开发新的供应商， 则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行 选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指 定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和 指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其它供 货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客 户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商 处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批 准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此 客户批准的供应商名单进行更新4.

3、4对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料 进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重 复性的采购，采购直接在系统下采购订单并打印，经采购 负责人签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商， 则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然 后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪 及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务 根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货 时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施 如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门负责人 的同意.4.5间接物料采购，由需求人员填写物料请购单，经由请购部门 经理批准

4、后交采购负责人进行采购作业。采购对申请单进 行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户 的产品质量基本上无任何影响的物料采购由需求部门根据 其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采 购作业。文档仅供参考4.6米购产品的质量要求应在米购单上说明，如所米购的产品质量无法描述清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准，要求。且采购须与供应商确认采购物 料之版次是否相符。五. 请购单及其提报规定（1）请购单应按照要求填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；（2）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门 备份；（3）涉及的请购数量过多时能够附件清单的形

5、式进行提交，为 提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（4）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采 购部。4 .公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、固定资产、工程及其它项目由生产部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其它生活及办 公项目由办公室提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。六、采购部接收请购单作业流程1、请购的接收要点（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；文档仅供参考（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整 清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超

6、储积压的物资 不采购的原则；（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工 处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。七、询价规定1. 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解 图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2 .属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采 购；3 .对于紧急请购项目应优先处理；4 .所有采购项目上必须向生产厂家或服

7、务商直接询价，原则能 不经过其代理或各种中介机构询价就最好的；5 .对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品能够 推荐采购替代品；6. 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于5万的采购 情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基文档仅供参考本情况，按照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批 准方可询价或发放订单；7. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；8. 除固定资产外单次采购金额在5千以下项目能够自行采购； 单次采购金额预算金额在5千元以上的所有项目都应要求至少二家 上的供应商参与比价或采购，单次采购金额预算价格在2万元以上 的项目应由采

8、购部组织采购，公司相关领导参与监督；9 .比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实 力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；10 .在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。八、比价、议价1 .对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2 .对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其它厂商的 价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3 .收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情 况，设定议价目标或理想中标价格；4 .重要项目应经过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行 验证和审查，如经过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5 .参考目标或理想中标价格

9、与以合作单位或以中标单位进行价 格及条件的进一步谈判。九、比价、议价结果汇总1 .比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇2 .比价、议价结果汇总应按照附表（比价/招标汇总表）的格式 完整列出报价、工期、付款方式及其它价格条件、列出以选用单位 及选用理由，按照一定顺序逐一审核；3 .如比价、议价结果未经过公司领导审核应进行修改或重新处 理。十、合同的签订规定。1 .合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确 定权利、义务关系的协议。当前我们的采购工作主要涉及五金产品 买卖合同。2. 合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同订单增加或增加无依据，打包采购时要求供货方 提供分项报价清单；4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂 商派代表来场协助清点；5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产 品质保期；6）详细约定发票的提供时间及要求；