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1、也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel 函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了 无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技巧 入手，领略一下关于Excel的别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于 2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000元的工资总额以 “棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1. 打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行
2、“格式条 件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按 钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格 式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2. 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件 （大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”）。3. 设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1在
3、Sheet2中,将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个 体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企 业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企 业”3切换到Sheetl中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行 “数据-有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单 击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中， 输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列（各元素之间用英 文逗号隔开），确定退出。再选中需要
4、输入企业名称的列（如D列），再打开“数据有效性”对话 框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1）， 确定退出。4选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企 业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）， 单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称 填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选 中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1. 在工具栏空白处
5、右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话 框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的 “新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称 （如“常用文档”）。2. 再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任 选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面 的操作对它进行命名 （如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名 称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3. 选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标， 在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接-打开”选项，打开
6、“分配超链接” 对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如 “工资xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4. 以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开 “常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不 影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接” 按钮的功能。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便 输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1执行“工具T宏T录制
7、新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入 宏名?如“Itahaol”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录 制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号 输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏 的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹 出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”，确定后，即在工作 区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自 定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按
8、 钮）。3选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进 行命名。4右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏” 选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhaol等），确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专 业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1. 打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖 拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项， 将不需要打
9、印的行（或列）隐藏起来。2执行“视图T视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击 “添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后， 单击“确定”按钮。3. 将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作， “添加”好其它的 打印视面。4. 以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的 表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来， 简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK 了。六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关 信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列
10、来排序。1执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列” 标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队, 一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。2选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开 “排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下 拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来 了。1. 选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式f单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，
11、在“数字”标签的“分类”下面选中 “自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”（三 个英文状态下的分号）。2. 再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确 定”按钮退出。3. 执行“工具f保护f保护工作表”命令，打开“保护工作表”对 话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使 用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的 “V”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中 文，反复切
12、换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调 整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据f有效性”命令，打 开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文 输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元 格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢?那 就往下看吧。1执行“工具f自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2. 在“替换”下面的方框中输入“pew”（也可以是其他字符，
13、“pew”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“电脑报”，再 单击“添加”和“确定”按钮。3. 以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pew”字符?此时可以 不考虑“pew”的大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自 定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计 算梯形面积的函数：1. 执行“工具f宏-Visual Basie编辑器”菜单命令（或按“Alt+F11”快捷键），打开Visual Basic编辑窗口。2在窗口中，执行“插入f模块”菜单命令，插入一个新的模块模块1。3.在右边的“代码窗
14、口”中输入以下代码：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function4. 关闭窗口，自定义函数完成。 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。 提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表 头下面呢?1. 执行“格式f工作表f背景”命令，打开“工作表背景”对话 框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个 工作表下面。2. 在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域） 中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3. 按“格式”工
15、具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出 现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元 格下面衬上了图片，而上述选中的单元格 （区域）下面就没有衬图片了 （其实，是图片被“白色”遮盖了）。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 十二、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小 小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公 式：=B1& C1&D1。2. 再次选中 D1 单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面 的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3选中E列，执行“复制”操作，然后选中F 列,执行“编辑选 择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选 项，按下“确定”按钮， E 列的内容(不是公式)即被复制到 F 列中。4将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第 1、 2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删 除 B、 C、 D 列，公式会出现错误。故须进行第3 步操作，将公式转换为 不变的“值”。生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑， 我在这里给出一种用函数实现的简
