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1、 受控分发号：中科院广州电子技术有限公司质量管理体系程序文件汇编依据质量管理手册（GET/MM/Q-2006）编制版本：V1.1批准：黄劲实施：2006-03-03文件编号：GET/QP/01-2006至GET/QP/18-2006文件发放及修订记录表文件或修订表名称发放人接收人版本发放时间程序文件汇编V1.12006-03-03 程序文件目录序号文件编号文件名称版本页码1GET/QP/01-2006文件控制程序V1.132GET/QP/02-2006记录控制程序V1.183GET/QP/03-2006管理评审控制程序V1.1104GET/QP/04-2006人力资源控制程序V1.1135GE
2、T/QP/05-2006基础设施控制程序V1.1166GET/QP/06-2006与客户有关过程控制程序V1.1197GET/QP/07-2006系统集成设计过程控制程序V1.1228GET/QP/08-2006产品开发过程控制程序V1.1269GET/QP/09-2006采购控制程序V1.13110GET/QP/10-2006监视和测量装置控制程序V1.13511GET/QP/11-2006客户满意监测控制程序V1.13812GET/QP/12-2006内部审核控制程序V1.14013GET/QP/13-2006产品的监视和测量控制程序V1.14414GET/QP/14-2006不合格品控制
3、程序V1.14615GET/QP/15-2006纠正和预防措施控制程序V1.14816GET/QP/16-2006系统集成安装过程控制程序V1.15117GET/QP/17-2006系统集成维护服务过程控制程序V1.15418GET/QP/18-2006统计技术分析应用程序V1.157GET/QP/01-2006 文件控制程序 V1.1 8/63文件控制程序1. 目的对与质量管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2. 适用范围适用于组成公司质量管理体系的文件。3. 职责3.1最高管理者负责公司质量
4、管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。3.2 管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件。3.3各职能部门负责本部门工作范围内与质量管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。3.4 科技部是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。4. 定义受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5. 工作程序5.1文件分类、编号和版本标识5.1.1质量管理体系由一体管理手册(包含了质量管理体系方针、目标的附录)、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记
5、录五部分组成，分别规定编号规则如下：a) 管理手册：GET/MM/顺序号-发布年号如GET/MM/01-2006（中科电子质量管理手册，2006年发布）。b) 程序文件：GET/QP/顺序号-发布年号如GET/QP/01-2006 （中科电子01号程序文件，2006年发布）。c) 工作文件：GET/部门简称/类别顺序号-发布年号部门简称规定见质量管理手册组织结构图。类别由各部门规定，也可省略。如 GET/AD/A01-2006（中科电子科技部2006年01号A类工作文件）；GET/GM/01-2006（中科电子总经理2006年01号工作文件）。d) 外来文件：公司代码/启用时的年号-原编号如G
6、ET/2006-ISO9001:2000（中科电子外来文件ISO9001:2000，2006启用。）e) 表格（记录格式）：产生表格的文件编号-顺序号版本号。如GET/QP/01-2006-02V1.1（中科电子01号程序文件规定的第2份记录格式，V1.1版）。当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。f) 记录的编号即记录标识，执行记录控制程序的规定。g) 关于年号和顺序号：相同序号的手册、程序文件和外来文件年号升级时将代替低年号的文件；工作文件年号升级时顺序号归零，不影响低年号的文件效力。对文件汇编的顺序号为00，其他顺序号从01开始。5.
7、1.2文件的版本与状态：质量管理体系文件应标明版本和状态。其格式为Va.b，其中V为版本编写，a和b为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。a为0时表示文件还在编写过程中，b为0时表示该版本的文件为最初发布。5.2文件受控状态5.2.1 公司内部和送认证公司使用的质量管理体系文件均为受控文件。 5.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受控文件清单。5.2.3 其他外部使用的质量管理体系文件均不为受控文件。5.3文件编制、审核、批准5.3.1 方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，最高管理者批准颁布实施。5.3.2 程序文件由该程序的归
8、口部门负责组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。5.3.4 文件编写人员，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表，可通过会议或文件编审记录表、文稿交换的形式沟通文件编写信息。5.3.6 文件编制、审核、批准责任人在文件发布时应在受控文件清单上签字。5.3.7 管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。5.4文件的发放、保存和管理5.4.1质量管理体系文件经批准后，原版文件由科技部保存并不得外借。
9、以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写文件发放/回收登记表，由文件使用负责人或其主管签领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。5.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。5.4.3受控文件清单应适时更
10、新以反映实际。5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件可置于办公处)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。5.4.5科技部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，科技部做好相应发放签收记录。5.4.7对于通过张贴公告的方式发送的文件，
11、如通知通告等，由发放部门在发放登记表上的发放号处注明“张贴”，并在回收日期处注明“失效时间”，无需接收方签字。5.5文件的更改5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写文件更改申请表，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,如由V1.0变 为V1.1,修订状态标识的跨度由修改人视变更的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由V1.8变为V2.0。5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放文件更改申请表，由各文件保管人负责按
12、文件更改申请表要求对原文件标注更改，并将文件更改申请表附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放/回收登记栏注明，执行5.6的规定。5.6文件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，科技部应将相应的文件回收，在原文件中发放/回收登记栏注明。回收的文件，需要作废的，由科技部填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。5.7外来文件5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司科技部组织各个职能部门识别、收集、获取，经管理者代表批准
13、后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写文件分发/回收登记表。外来文件应单独列表编入受控文件清单，并在表头注明“外来文件”。5.7.2 公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量管理体系有关，若有关，转交公司科技部，执行5.7.1。5.7.3科技部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新受控文件清单。5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。5.8 文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有必要的培训，以
14、确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。5.9 记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行（如受控分发、修改等）。6相关文件记录控制程序7相关记录GET/QP/01-01V1.1 文件编审记录表GET/QP/01-02V1.1 受控文件清单GET/QP/01-03V1.1 文件发放/回收登记表GET/QP/01-04V1.1 文件借阅登记表GET/QP/01-05V1.1 文件更改申请表GET/QP/01-06V1.1 文件销毁登记表 GET/QP/02-2006 记录控制程序 V1.1 10/1记录控制程序1. 目的对质量管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。2. 适用范围适用于与质量管理体系所有相关的记录。3. 职责3.1管理者代表:负责组织所有质量管理体系管理工
