公文管理制度

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1、公文管理制度第一章总则第一条为使公司公文管理制度化、规范化,特订定本规定。 第二条本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公 文,以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、 拟定、审批、收（发）文全部过程的办理与控制。第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规 范、准确、及时、安全。第二章保密第四条公文保密管理1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为一级、二级、三级三种，一级为最高保密级别，其他为一般文件， 无需标注密级.文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。2、公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。3、绝密文件打印用专

2、用盘，只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格 的人员.4、机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回 归档。5、秘密文件由阅文人妥善保管。第三章内部公文的管理 第五条公司常用公文类别主要有:发文、决定、批复、决议、会议纪要、请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。 第六条公文拟制：1、行文格式规范,具体规范以附件一公文格式规范为准,主要规范内容有：1) 规范页面设计。2) 规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。3) 规范正文格式：行文格式,所用字体、字号、行距、层次序号、 标点符号、数字、时间写法。4) 规范落款及时间.5) 规范主题词、词目所用字体、字号。2、常

3、见公文写作具体格式:具体以附件二常见公文写作格式。3、文件拟制的基本要求:1) 准确反映公司决策和领导意图。2) 联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草3) 综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要 求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。4) 对外文件由综合管理部负责审核。4、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、下行文和其他行文模式。第七条公文的审批1、文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批,明确发文范围.文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批 领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。2、根据公司领导工作职责分

4、工，文件审批权限为：1）公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由综合 管理部复核后发放.2）凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政 策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机 构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报 等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。3）凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（总经理及以上）调 整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还需 呈报公司董事长签发。第八条内部行文程序1、上行文件行文程序：所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的 文件呈批件 按审批权限，逐级报批。2、下行文件行文程序：公司

5、的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。3、经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示 后内容，依公司规定直接发文。规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的发文稿纸. 按审批权限签署意见批准后行文.第九条公文印制发放1、印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、 字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘 密文件的印刷、校对须按保密制度指定专人进行。2、公司内部行文：文件经领导审批后，由综合管理部统一编号印制， 发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的发文 登记簿上签收。3、各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习

6、或 知悉，同时做好建档工作，按年度文件类型分类存档。4、对外行文：一式最少两份，一份交与接受单位，一份由接受单位 签收后返回综合管理部存档备查。5、利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况.凡需存档或 送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。第十条文件追踪指的是具有工作指导性的、要求性、限时性、目标性的文件,综 合管理部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪，对未按规定 完成的部门予以提醒,以利工作进展。第四章外来文件处理程序第十一条 外来文件处理程序1、各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送综合 管理部进行统一登记、编号，并填写外来文件处理单.2、综合管理

7、部文员将外来文件连同文件处理单一起呈报直属主管审阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由综合管理部主管领导签署即可）。3、外来文件签署后，将文件及文件处理单返回综合管理部文员。由 综合管理部文员按领导签署的意见送达相关部门阅办或进行发文4、各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。5、文件之内容按要求阅办之后，由综合管理部统一进行存档.第十二条 文件处理期限1、收发人员收文时，快递、电报、传真、机密文件等原则上应随到 随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。2、内部下发文件，要在公司领导审批后，上午批的下午发,下午批的 次日上午发,如果在批示后能发的要及时发到各部门.3、外来文件要在

8、文件收到后，一小时内完成文件的文件处理单的填 写报领导。4、文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。5、呈批文件，根据公司领导工作情况,一般情况下文件送达后应及时 审批，如果工作较忙或外出的,综合管理部文员要及时跟踪，以便 及时进行文件签批，以利后续工作。第十三条 文件的借阅、复印和清退1、各部门因工作需要借阅或复印一般文件时，需经本部门负责人签写 便条，综合管理部负责人同意后办理；对有密级的文件须总经理 同意后方可办理。2、借阅复印文件时，应严格履行借阅登记手续，在文件借阅复印登记表上进行记录。原则上就地阅看,带走的要按时归还。任何人 不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上用笔勾划。3

9、、定期对已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴 清退工作，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者,并如实 向领导报告.第十四条 文件存档1、呈批文件：审批后的呈批件的所有原件送达综合管理部，综合管 理部按“类别年度-部门”方式进行存档备查.2、各部门的文件，根据文件内容、秘级，按“年度-公文类别分 类法进行存档，综合管理部每年2 月份对各部门上一年度的档案 进行收集,同时各部门应做好文件档案规范收集管理工作,对于重 要文件要及时归档。具体实施以公司档案管理办法执行。 第十五条 文件作废及销毁对于公司制度性文件，根据公司发展需要出台新的制度后 , 原制度作废后要加盖“作废文件章，

10、按保管期限到期的文件或经 过一段时间无用的文件进行销毁时，要填写“文件销毁”清单请 示领导,一般文件经综合管理部主任批准后执行，重要文件要经总 经理批准后方可执行.第五章附则第十六条 本制度由综合管理部负责修订和解释。第十七条 本制度从颁布之日起生效执行，原有相关制度废止,与本制度 条款相冲突的以本制度为准.附件一：公文格式规范一、公文文号的正确使用文号由发文部门、年份、流水号组成。印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“”（一般在 电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（） ” 或中括号“ 。如:泰思办（2015）5号 （不规范）泰思办20155号 （不规范）泰思办201

11、55号 （规范）二、公文中纸张的正确使用公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*97mm），左侧装订。 版式通用word，页边距上3. 7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米右2.6 厘米，选择“版式附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”。 如有特殊要求，另行处理.三、页面要求设置以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字.选择“文档网格” 附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成 “三号”，单击“确定按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每 行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22行.然后单击“确定” 按钮.选择“插入-“页码，“位置设置为“页面底端（页脚）

12、”， “对齐方式设置为“外侧”.然后单击“格式”按钮，“数字格式” 设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮 完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线； 并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空 一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。发文机关标识制作以附件二为准。四、标题的要求（一）正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋,居 中显示.不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时,要做 到词意完整，排列对称，间距恰当,不能把词、词组和专用术语分开。 多行标题的排列方式一般

13、是正宝塔、倒宝塔或棱形,避免出现上下长 度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。（三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类 标题中除规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号.如有副标 题则回行居中，字体使用三号小标宋。如标题下附属单位名称和时间 则用（）括住，字体使用三号小标宋,单位名称与时间间隔两个空格， 时间使用数字形式，如：（苏州泰思信息技术服务有限公司 2012 年3月11日）五、正文的要求（一）主送机关：三号仿宋字体，顶格,冒号使用全角方式.（二）正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字（首行缩进2 字符），回行顶格。行距一般为1。5倍行距。数字、年份不能回行 文中一级标

14、题使用三号仿宋加粗，二级标题以下级标题与正文字体相 同.一级标题后若回行不使用标点。（三）全文层次序号的使用1、第一层为“一、”,以下可排二、三、四、五、六、七、八、 九、十、等.2、第二层为“（一）”，以下可排（二） （三） （四）等， 此序号是从插入中的特殊符号里选择,不采用输入法输入,括号后面 不得添加任何标点。3、第三层为“1、 1后面添加的是顿号。以下可排1、2、3、4、5、6、等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法 输入。4、第四层为“1）”,此序号是从插入中的特殊符号里选择， 不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。1）以后可排2）3） 4）5）等。5、第五层为“

15、”，此序号是从插入中的特殊符号里选择， 圆圈后面不得添加任何标点，以后可排等此序号还 可以不单独作为标题序号在句子里使用。（四） 行文格式的要求1、每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）一级标题前 面不空格。2、 请示、报告、通知等有称谓的,文章的第一行称谓须顶格。（五） 正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加 以标注。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用公文标题使用简 称时，先用全称,并注明简称。（六） 正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一 行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附 件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1OXXXXX）；附件 名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角 第 1 行顶格标识“附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前 后标识应一致。六、正文中一些主要标点符号的使用（一）破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明.总结、 计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两 个汉字的长度，例“”，而不是数个短横,例