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1、（冀交办201141号）现将河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档管理规范，印发给你们，请认真贯彻执行。 二一年十一月二十五日主题词：印发 档案 规范 通知河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档管理规范第一章 总 则第一条 为规范我省高速公路建设项目文件材料的立卷归档工作，确保工程建设项目档案的质量，根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）、交通档案管理办法（交办发2005431号）和公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发20106
2、5号）等有关规定， 结合我省实际制定本规范。第二条 本规范适用于全省新建、改建和扩建高速公路、一级公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。其它公路建设项目，大、中修工程可参照执行。第三条 高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建设过程控制管理、各项建设目标实现状况及建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件材料的总称。第四条 本规范所称高速公路建设项目档案，是指按照档案组卷要求，经系统化整理并归档的高速公路建设项目文件材料。本办法所称项目法人单位，指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局（集团）
3、和各设区市（县）交通运输局有关单位。项目管理执行机构，是指代表项目法人单位实施高速公路项目建设的管理部门。第二章 组织及职责第五条 各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内高速公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受省级以上档案行政管理部门的监督和指导。第六条 高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。项目法人单位对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检查，具有领导、监督职能。将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整
4、理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。项目管理执行机构负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作；负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。第七条 项目文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责。项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。第八条 各项目管理执行机构和各参建单位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络，确定档案工作分管领导，明确管
5、理部门，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第九条 各参建单位特别是项目管理执行机构需配备必要的计算机等设备，建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理软件和项目档案登记系统，以实现高速公路建设项目档案管理和登记手段的现代化。已使用电子文件系统操作的单位，电子文件和纸质文件要同步归档；如无条件形成电子文件的，可采取图像扫描方式，形成数字化档案。第十条 项目管理执行机构和各参建单位应设置与工作相适应的档案库房，配置必要的档案
6、装具和设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。纸质档案和其它载体档案编制数量一般不少于二套。项目法人单位、项目接管（养）单位各一套。 第三章 文件材料的收集第十一条 高速公路建设项目文件材料具体收集范围按照高速公路建设项目文件材料归档范围分类表（附件1）执行。第十二条 各有关单位要按照收集归档责任分工，建立健全建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度。第十三条 各有关单位按照高速公路建设项目不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。其中，合同段应按施工准备、单位（分部、分项）工程施工工序及交、竣工验收文件材料的自然形成过程，分门别类，做好同步收集归档和预立卷工作。第十
7、四条 高速公路建设项目文件材料收集要求。（一）原始性。收集归档的高速公路建设项目文件材料是一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应为原件。其中，项目立项审批等文件材料，原件保存在项目主管单位的，项目法人单位可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件材料为复印件的，复印件上须加盖销售单位公章且清晰。（二）完整性。收集归档的高速公路建设项目文件材料要能全面、准确地反映工程建设的实际过程。收集齐全，记录全面。 （三）真实性。档案资料的积累应与工程进展同步进行，档案资料应根据工程实际情况，如实记载实际过程状况及结果。（四）规范性。文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良
8、，规格基本统一，禁止使用不耐久字迹材料（如圆珠笔和铅笔等）书写、签批。第十五条 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，填写详细说明一并归档。电子文件和数字化档案应使用不可擦写光盘保存。第四章 文件材料的整理第十六条 建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料预立卷的基础上，按照项目档案整理有关规范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，编目规范，便于保管和查找利用。第十七条 对预立卷中相关文件，进行系统化整理，以保持该类目中相关文件的有机联系。收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。第十八条 隐
9、蔽工程及重要施工活动，应同时形成声像材料。第十九条 附属设施形成的文件材料进行收集整理后统一归档。第二十条 公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别
10、整理组卷。（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2）。（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。（九）施工文件材料1原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。2施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，
11、归入相应部分，分别整理组卷。3竣工图按照专业、图号分别整理组卷。（十）监理文件1监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等，分别整理组卷。2平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。3旁站监理记录按施工合同段整理组卷。4监理日志按照监理工程师和形成时间整理组卷。（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。第二十一条 卷内文件材料系统化排列（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（二）设计审
12、批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。（四）项目法人单位及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）施工文件材料1原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。3各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。4按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依
13、次进行排列。5合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。6竣工图按照专业结合图号依次进行排列。7设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。（六）监理文件1监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。2旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。3监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列。（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。（八）试运行及竣工验收工作文件材料
14、按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序，依次进行排列。第二十二条 案卷页号的编写经系统化排列的卷内文件材料，以有效内容的页面为一页，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不需编写页号。第五章 案卷的构成第二十三条 案卷，指由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。案卷由案卷
15、卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。文件材料幅面原则为A4(210mm297mm)。打印文字材料的字体、字号由项目执行单位统一规定。（一）内封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号组成（样式见附件3）。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括建设项目的名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。立卷单位指案卷的组卷单位或部门。起止日期填写本卷卷内文件形成的最早和最晚的时间。如2009年1月1日2010年1月1日。保管期限文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。档号由项目代码、档案分类号及案卷顺序号组成。案卷内封面宜采用与卷内文件材料相同尺寸，150g以上牛皮纸打印。（二）卷内目录由档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注组成（样式见附件5）。档号指独立成册、
