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1、如何运用Excel简化会计工作摘要随着计算机的发展，专业化的会计电算化软件也日趋成熟完善，但并不是所有公司均有能力并适合购买像用友、金蝶这样的专业软件。这里简介无论是大公司还是中小型公司都广泛采用的电子表格软件EXCEL，特别是小型公司可以将其发挥的更淋漓尽致，即不用支付过多的费用也不需配备专业的会计软件人员。本文通过对比手工记账方式，总结应用计算机软件EXCEL从事会计工作进行会计记账的程序及过程，简化环节、使用以便及节省时间、精力和财物等长处。同步，从实践的角度对EXCEL的基本应用，针对会计工作的具体应用进行总结，并将EXCEL中的提供财务函数整顿分为三大类。不能忽视的是，EXCEL软件
2、作为会计电算化工作实现的一种方式，也应注意其较之手工核算内部控制方式及措施的变化。通过对EXCEL使用的不断完善，使其成为即满足公司需要，又满足行业发展规定，即满足公司内部控制的规定，又利于外部审计工作的进行。核心词 会计核算 Excel应用 目前，老式方式下手工作账，对于单据的查找、数据的记录需要耗费大量的人力、物力、财力并且占用大量的资源。在计算机诞生后,人们试着研究并开始使用会计电算化软件和电子表格软件进行会计核算。但专业化的电算化软件成本高、专业性强，小公司无力支付该笔费用或者既使有能力支付这部分款项却需要配备专业的会计软件人员。会计业务自身的特点就是要进行大量的计算，大部分工作是对多
3、种表格进行加工、解决，而Excel是非常优秀的电子表格软件，它以其卓越的计算功能成为我们常用的工具软件，它除了提供一般的电子表格、数据图表功能外，还提供了多种管理和决策分析的功能。因此，使用Excel可以更以便、精确地解决平常会计业务。我们应用Excel建立相应的模板，可实现一次建立永久使用。即无过多的成本费用的支出，也只是需要会计人员稍懂电脑即可实现。一、会计核算程序通过对老式的记账方式与Excel进行会计核算方式的对比，反映如下几种方面的问题：(一)老式的手工核算程序 手工核算程序涉及记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、汇总记账核算程序以及日记总账核算程序。在手工核算方式下对数据进行的分
4、类整顿是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总分类账的形式来实现的。多种核算形式的主线出发点都同样，就是减少转抄的工作量，于是适应不同公司的特点而产生了多种各样的核算程序。但这些核算形式，只能在一定限度上减少或者简化转抄工作，而不能完全避免转抄。同一数据的多次转抄不仅挥霍时间、精力和财物（存储纸张等），并且还易导致错误，为了减少此类错误则必须增长某些核对工作，如编制试算平衡表、进行明细账和总账的核对等。(二)Excel进行会计核算时的程序及过程. 在使用Excel进行会计核算时，登账的环节完全可以取消，即平时不记钞票日记账、银行存款日记账、明细分类账以及总账，只将记账凭证
5、保存在一起，在需要的时候对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索、编辑直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。由于计算机解决速度相称快，因此检索和编辑的时间都很短，能迅速得到多种账簿和报表资料；另一方面由于计算机不会发生漏掉、反复及计算错误，因此某些手工方式下的核对环节不复存在。使用Excel进行会计核算的过程如图所示： 从图可知，使用Excel进行会计核算涉及如下几种过程： 1、编制会计分录表。根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表（即记账凭证表），并对此进行审核。 2、生成科目汇总表。将会计分录表中所有具体相似一级科目名称的科目汇总生成一张科目汇总表。 3、编制调节分录表。在编制钞票流
6、量表时需要按钞票产生的因素调节会计分录表中有关科目，即将钞票辨别为经营活动钞票、投资活动钞票和筹资活动钞票，调节后生成一张“调节分录表”。 4、生成会计报表。根据调节分录表和科目汇总表生成资产负债表、利润表和钞票流量表。通过以上核算程序的对比可以看出，使用Excel进行会计核算并不用遵循老式会计核算程序。手工核算下采用的“经济业务记账凭证分类账总账会计报表”的程序，完全不同于EXCEL采用的“经济业务-会计分录表科目汇总表会计报表”的程序。这样做的重要是由于： 1、手工核算下编制会计报表所需的从总账及分类账获得和汇总的信息均可从会计分录表和调节分录表中直接或间接获得； 2、使用表格化“会计分录
7、表”能直观地反映经济业务； 3、虽然计算机中没有登记总账、明细账的核算过程，但即便需要查询科目明细内容、钞票日记账和银行日记账，使用Excel的数据库功能也很容易实现。二、Excel的功能及在会计工作中的应用（一）总体特点功能：1、提供高效的办公事务管理功能2、提高精确的财务管理功能3、提供高效的记录管理功能4、提供个性以便的个人工具 5、提供独立的系统管理功能（二）基本功能的应用1、在互相引用数据中的运用由于会计报表各科目之间存在着勾稽关系，一种科目金额变动常引起其他有关科目的变动。这样的状况常导致修改工作底稿。成果一方面增强了工作量，另一方面工作底稿也变得零乱不堪。该软件在这方面协助巨大。
8、 例：某公司某年度计税工资总额为5,000,000.00元，则工资附加费计算如下： 职工福利费：5,000,000.0014700,000.00元 职工教育经费：5,000,000.001.575,000.00元工会经费：5,000,000.002100,000.00元若由于某种因素，查证工资总额变为5500000元，则工资附加费都要重新计算，工作量增大。假设“应付工资”工作底稿和“工资附加费” 工作底稿用该软件编制。用该软件建立“链接”的措施，解决这个问题。在“应付工资”底稿中，选定工资总额所在的单元格，点击“复制”，然后打开“工资附加费”所在表格，选定“职工福利费”计算公式中，作为被乘数的
9、工资总额所在单元格。打开“编辑”菜单，点击其中“选择性粘贴”，弹出其对话框，在“粘贴”一列中选“全部”，在“运算”一列中选“无”，然后点击“粘贴链接”。当对话框消失后，再次选定“职工福利费”计算公式中作为被乘数的工资总额5000000元所在单元格时，移动光标至单元格右下角，出现“+”号形状时，按下左键向下拖到“工会经费”计算公式中所在单元格时松开即可完毕。当我们在“应付工资”工作底稿中，把5000000元变成5500000元时，“工资附加费”工作底稿中的工资总额则会自动变为5500000元，计算成果也会自动变成770000、82500、110000元，这样我们的工作量将大大减少。2、公式、自动
10、填充序列、函数的运用 会计报表常被用于进行分析性测试，编制比较资产负债表、比较利润表等，常对本年数和上年数、本年各月发生额（或余额）进行对比复核；以查看有无异常变动。如手工计算工作量很大，用EXCEL就以便许多。举例阐明：用EXCEL编制的某公司年度内总销量对比分析表：假设用A-D代表列数，用月份1-12代表行数，本年数及上年数从明细账中获得，那么，从C1单元格中填入公式：“B1-A1”，然后将光标移动到C1单元格右下角，当浮现一种“+”字形状时，按下左键，向下拖到C12单元格时松开，则计算成果，就会自动出目前各单元格中，再在D1单元格中输入公式“=C1A1”，用同样的措施即可求出变动比例，1
11、-12月的合计数可用工具条上的自动求和“Z”求出，当收入发生额非常巨大时，这样做可以大大减轻我们的工作量。除了单元格之间互相引用数据减少数据反复录入、计算，我们应用最多的尚有函数，例如上面的SUM求和函数等。尚有我们下面用到的条件求和公式SUMIF。例如我们计算“管理费用”本期借方余额的数值，使用公式=SUMIF(会计分录表！$C$1:$C$1000，管理费用，会计分录表!$E$1:$E$1000)，就是要从会计分录表的C列中查找科目名称为“管理费用”，并将查找出的项目按E列的金额汇总。3、运用“筛选”功能生成分类账、日记账Excel提供有数据“筛选”功能，可用来查询所需内容。分类账、日记账的
12、生成就是通过Excel提供的数据筛选功能完毕的。例如：通过查询生成银行存款日记账。（1）选择筛选核心字名所在行，即将鼠标指向核心字名所在行。（2）选择“工具”菜单中“筛选”选项，然后选择“自动筛选”。（3）单击“科目名称”右侧的按钮，在弹出的列表框中选择“自定义”选项，操作完毕后会浮现“自定义自动筛选方式”对话框。（4）在“自定义自动筛选方式”对话框中输入“银行存款”作为筛选条件，然后单击“拟定”按钮。这样便可生成银行存款日记账。采用同样措施也可生成钞票日记账、分类日记账。（三）会计工作中的应用第一步 编制会计分录表会计分录是指某项经济业务标明其应借应贷账户及其他额的记录，涉及三个要素：借贷的
13、记账符号、会计科目（账户的名称）以及金额。具体编制过程如下： 1、编制会计分录表：根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表（即记账凭证表）如下表，并对此进行审核。ABCDEF1日期凭证号科目名称摘要借方金额贷方金额23一方面，从上表可以很容易看出科目名称、借方金额和贷方金额；另一方面，为记录各科目总量（涉及借方总量、贷方总量和余额总量）并生成科目汇总表提供以便；最后，采用科目代码可减少输入量。在Excel中可建立一种原则的科目代码和科目名称对照表，这样在需要将两者进行转换时计算机可自动搜索此表实现转换。2、会计分录表信息的生成：会计分录表中的信息基本上是由会计工作者输入到工作表单元格中的。对于
14、这些信息的输入重要是直接输入单元格中，固然也可通过定义数据库的措施逐条记录录入。3、会计分录表的审核：会计分录表的审核是为了保证会计分录表中的信息的对的性，通过两种方式来达到审核的目的。（1）人工审核。通过将会计分录表与原始凭证对照，借此判断与否浮现错误或漏掉。人工审核与否有效，核心取决于会计工作者的工作经验和工作态度。（2）计算机审核。该表第一行的单元格E1、F1中加入记录借方总额、贷方总额的公式“=COUNT（E2：E）”、“=COUNT（F2：F）”，判断编制过程中与否浮现数据错误，浮现借方和贷方的不平衡。也可编制一种宏函数，每当执行这个函数时，可检查每一会计分录借方金额和贷方金额与否相
15、等。4、会计分录表信息的保护由于会计分录表的信息直接关系到会计报表的对的性，因此除了上述措施保证录入数据信息对的外，还要采用措施避免有人故意修改数据。为此必须对已经输入且经审核后确认无误的会计分录表中的信息设立保护。具体来说就是通过“工具”菜单中“保护”选项来设立工作表保护。第二步 生成科目汇总表会计科目是对会计要素的进一步的分类，是按会计要素的具体内容进行分类核算的项目。其分为资产类、负债类、所有者权益类以及成本类和损益类。账户是根据会计科目设立的，具有一定格式和构造，用于分类反映会计要素增减变动状况及其成果的载体。会计科目和账户之间存在密切的关系。具体编制过程如下：1、科目汇总表的格式设计生成科目汇总表是将会计分录表中所有具体相似一级科目名称的科目汇总生成一张科目汇总表。从这种类型的科目汇总表中很容易看出每一级科目名称、科目代码、借方发生额、贷方发生额、余额和余额所在的方向。ABCDEF1科目名称科目代码借 或 贷借贷余额2钞票1001借3
