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1、2023年质量体系文件管理制度(篇) 书目 某某物业分公司质量体系文件管理方法 某物业分公司质量体系文件管理方法 1 目的 运用科学有效的管理方法,规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的限制,从而保证质量体系的有效运行。 2 适用范围 适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、运用和保存等等。 3 职责 3.1 管理部质量主管负责全部质量体系文件的限制。 3.2 分公司内部运用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部运用的作业指导书由相关人员编制。 3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部运用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部运用的
2、质量体系文件。 3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部运用的质量体系文件的批准。 4 实施程序 4.1 质量体系文件的建立 4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放,分公司管理处不得涂改。 4.1.2 管理处作业指导书 4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。 4.1.2.2相关部门主管须要对作业指导书进行会审,分管副总经理负责复审,总经理负责审批。 4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查,并办理作业指导书审批单。 a.编号方法为: wi-sh(*)-*-* 依次号 文件类别名 上海分公司*管理处代码 作业指导书
3、代码 文件类别名有九类,分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、 社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。 b.排版格式见总公司体系文件限制程序。 4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部,33-02为管理部,33-03为市场部,33-04为工程部,33-05为财务部,33-06为凯迪克大厦管理处。 4.1.3 物业管理方案 4.1.3.1物业管理方案由各项目管理处负责编写。 4.1.3.2管理者分代表负责物业管理方案的审核,总经理复审后报总公
4、司主管领导批准。 4.1.3.3质量主管对物业管理方案进行编号、排版和打印。 4.2 质量体系文件的修改 4.2.1 在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。 4.2.2 对投入运用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参照文件建立审批权限。 4.2.3 文件修改时,由提出人填写体系文件修改申请单,经原文件审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。 4.2.4 文件内容修改后,对修改某页要将修改状态在文件修改状态页中注明。 4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时,应换版。 4.3 质量体系文件的运用 4.3.1 作业指导书的编制人员
5、负责向文件执行人员进行文件解读和培训,并对文件实施的状况进行检查,质量主管负责建立体系文件书目。 4.3.2 全部质量体系文件在运用中要保持版面清洁。 4.4 质量体系文件的发放 4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时,质量主管先将质量体系文件书目发放给各部门主管,让其自行选择本部门需运用的文件,而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。 4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的受控文件发放记录表,由领用人签名登记。 4.4.3 除外来文件以外,发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色受控文件章。 4.5 质量体系文件的借阅 4.
6、5.1除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准,并填写文件借阅登记表。 4.5.2借出和归还文件时,必需办理清点手续,由质量主管和借阅者当面核对清晰。 4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。 4.5.4文件如有丢失、损坏,需马上实行相应措施,并追究当事者责任。 4.6 质量体系文件的保存 4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档要做备份。 4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内,应排列整齐,以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存,不得遗失。 4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。
7、4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行销毁。 4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它缘由作废的,可干脆销毁, 但须保存一份加盖作废章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁,并建立作废文件保存清单。 5 质量要求 全部质量体系文件都必需根据体系文件限制程序的规定进行管理。管理处的作业指导书还需根据本文件的规定进行限制。 6监督检查 总经理负责根据体系文件限制程序和本文件的要求对质量体系文件的限制进行监督和检查。 7改进分析 本文件的运用过程中如发觉不适用的应刚好修改,以保证质量体系文件限制的有效性。 8记录、标识 8.1 作业指导书审批单 8.2 文
8、件借阅登记表 8.3 受控文件发放记录表 8.4 作废文件保存清单 8.5 文件修改状态页 8.6 体系文件书目 8.7 体系文件修改申请单 物业质量体系文件-出入口管理方法 物业管理有限公司质量管理体系文件 -出入口管理方法 1.目的 对小区(大厦)出入口进行有效限制,维护管理服务区域的正常秩序。 2.范围 适用于公司各部门。 3.职责 职务/岗位工作内容 部门负责人负责出入口平安管理工作的全面指导、监督和检查。 平安主管/主办负责出入口平安工作的详细组织、落实、培训考核。 平安班长负责出入口平安工作的巡查及监督。 平安管理员负责出入口平安工作的详细实施。 4.方法和过程限制 4.1 对一般
9、来访人员的管理 4.1.1 各管理处依据各自物业的特点,在确保管理服务区域平安的状况下,可选择以下对一般来访人员的管理方法: a.凡进入封闭或半封闭式管理服务区域的来访者,必需问明其来意,并与业主(用户)取得联系,经业主(用户)同意,并在来访人员状况登记表上登记后方可让其进入。离开时,封闭式管理服务区域需登记离去时间,半封闭式管理服务区域可依据状况不做记录。 b.对开放式管理的管理服务区域的来访者,可不登记,但平安员及限制中心必需亲密留意其行为,对行迹可疑的人员,平安员要刚好实行妥当的方法进行盘问、限制,确保辖区平安。 4.1.2 禁止全部推销、收废品、发广告及无明确探访对象的外来人员进入管理
10、服务区域。制止任何人员携带易燃、易爆、剧毒等危急品进入管理服务区域。 4.1.3如来访人员在业主(用户)家超时停留,出入口岗或中心应通知相关岗位核实状况,如发生异样状况刚好按突发事务处理程序处理。 4.1.4 管理服务区域内的全部设施、游乐场地,只为住户开放,平安员应禁止外来人员运用,避开其损坏公共设施,破坏卫生环境。 4.1.5平安员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中发生争吵或冲突,应刚好通知中心或上级协调解决,同时留意爱护现场。 4.2 执行公务人员的管理 4.2.1 执行公务的执法人员因公进入管理服务区域,相应岗位的平安员应请其出示证件,予以登记,并马上通知管理处负责人,负责人接获此
11、信息后马上致电对方单位核实身份,同时支配人员陪伴前往。 4.2.2 执行公务人员对管理服务区域业主房屋进行搜查应请其出示执行部门开具的搜查证,须要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字确认。 4.2.3 外地执法人员进入管理服务区域,除上述内容外,还必需有本市执法部门陪伴及本地相应部门的证明,并需登记陪伴人员的证件,予以核实后方可放行。 4.2.4 执行公务的其它部门的国家公务员进入管理服务区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处支配人员陪伴前往。 4.2.5执行公务人员因公务保密或其他特别缘由不能明示公干目的时,当值平安员必需刚好联系部门经理,由部门经理或其指定授权人视详细状况处理。 4.3
12、物资放行的管理 4.3.1物资搬运时,须到管理处或授权部门办理申请手续,申请人需按要求填写物资搬运放行条,写明物资名称、数量和本人资料。若非物主本人办理,需物主供应书面托付书或物主电话托付,由搬运人在物资搬运放行条上签名,经手人员除查验申办人的身份证外,还须与物主本人联系确认。在装修入伙期间,属施工方工具材料的可由装修负责人或申办人员办理,经手人员须查验身份证及临时出入证或业主托付书。 4.3.2经手人还须与管理处出纳员核对,追收尚未交纳的各项费用并签字认可;出纳不当班或外出时,应将尚未交纳费用的住户及其费用清单交管理处或中心值班人员,由托付人(主办以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。 4
13、.3.3 由平安员核实所搬货物与申请内容是否相符。平安员负责记录、核对搬运车辆的牌号、司机身份证号或驾驶证号、姓名、单位或住址等并请其签字,手续完善后予以放行。 4.4 施工人员的管理 4.4.1 全部施工人员凭管理处签发的人员临时出入卡进出管理服务区域。 4.4.2 平安员在检查人员临时出入卡时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。 4.4.3 若出入证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。 4.4.4 全部施工装修人员必需严格根据装修管理责任书的内容进行操作。如有违章,平安员有权进行制止或停水停电,需延时加班的装修须经管理处同意后方可进行。 4.4.5管理服务区域内政府配套公共设备设施施工,施工人员应在管理处办理相应手续,经部门经理或相关专业人员同意后方可施工。 4.4.6服务供方人员进入管理服务区域,需穿制服、佩带工作证方可进入。 4.5 公司内部人员的管理 4.5.1 公司员工凭工牌进入管理服务区域,应自觉听从平安员的治安管理,身份核实后,可不作登记。 4.5.2公司员工在管理服务区域内各项活动要严格遵守各项规章制度,运用指定的员工通道和专用电梯。 4.6 参观人员的管理 4.6.1 全部的参观人员必需经管理处同意后方可进入,同时管理处须派人陪伴。 4.6.2 引导进入管理服务区域的参观人员注意礼仪,爱惜环境,爱惜公物
