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1、用Excel制作商品销售清单Excel高级应用 作者 许兴权也许有人认为Excel就是做电子表格罢了,没什么太强大的功能。读者如果也是这种看法的话,那就请您试试本附件中的excel文档吧。图1是附件中Excel文档刚打开时的状态。图1图2是销售三条商品记录所开具的销售单。在销售清单数据录入过程中,“品名”是由“大类”、“小类”、“品名”三级下拉列表选定的,这有利于商店对商品名称的规范化管理,销售清单中的“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”是手动输入的数据,是每条销售记录“金额”的计算依据,其中“规格1”与“规格2”可以放空,当“规格1”、“规格2”为空时,将自动不参与“金额”计算, “单
2、位”、“规格1单位”、“规格2单位”不但可以使用下拉列表框的形式选择,而且可以直接使用手工输入。图2图2中有三条销售记录,第一条记录直接按盒销售,金额由两个数据相乘获得,为15*2.842元;第二条记录按件销售,每件中有48盒的牛奶,因此金额由三个数据相乘获得,为8*48*2.81075.20元;而第三条记录则按每件中有6包,每包中有8盒的方式销售,因此金额由四个数据相乘获得,为8*6*8*2.81075.2元。本表格支持对商品按不同种方式销售,销售金额将根据输入的数据自动计算,这样的设计基本能满足大部分的销售情况的要求。如果您对它感兴趣,您可以试着用它,并将它存储为Excel模板,方便调用,
3、或许将会改变您的看法哦。可您要知道,做出这样的表格模板仅用到Excel的常用功能和不多的函数而已,VBA还没派上用场呢。本文仅介绍该文档的制作过程,方便读者能跟据自己的要求修改文档,能把文档转变为自己能用的东西,只要有时间“包学包会”哦。下面将按步骤介绍文档的设计制作过程。步骤一打开Excel,把sheet1改名为“销售单”,把sheet2改名为“品名”,删除sheet3,在“品名”工作表中输入商品的大类、小类、和品名,如图3和图4所示。本文的实例大类设计为“食品”、“百货”、“五金”三种,食品有“蛋糕”、“牛奶”、“大米”三种小类,百货设计有“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”三种小类,五金设计
4、有“刀具”、“螺丝”、“门锁”三种小类,读者在设计自己的表格时,可以自己定义大类、小类,本文实例中各小类中都包含着一些具体的商品,也就是具体的品名,品名就是所销售的各种商品的规范化的名称。图3图4选定如图5所示内容,单击菜单“插入”“名称”“指定”,在弹出的对话框中按如图6设置,定义“食品”、“百货”、“五金”名称,为备后期引用。定义了“食品”名称后,今后在本工作薄引用的时候,就指向“蛋糕”、“牛奶”、 “大米”,同理,百货名称被引用时,就指向“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”,五金名称被引用时,就指向“刀具”、“螺丝”、“门锁”。 图5 图6选定如图7所示内容,单击菜单“插入”“名称”“指定”
5、,在弹出的对话框中按如图8设置,就定义了“蛋糕”、“牛奶”、“大米”、“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”、“刀具”、“螺丝”和“门锁”名称,方便后期对名称的引用。 图7 图8通过上述的名称设定,本工作薄已有如图9中所示的名称,单击列表中的名称,再单击引用位置,可以适当修改所定义名称所引用的位置(数据,当然不改也可以,下拉框会出现空行等现象)。图9这样也就为“销售单”工表作的“大类”“小类”“品名”的下拉列表框做好了准备工作。步骤二编辑“销售单”工作表,输入如图10的数据,按图10设置表格的格式,选定隐藏不使用的行和列,把“销售单”工作表编辑为如图10的效果。图10在“销售单”工作表中选定A4:A
6、13,单击“数据”菜单“有效性”,分别按图11、12设置填写“设置”、“出错警告”选项卡的相应项。其中“设置”选项卡中“来源”填写的内容(食品,百货,五金),各大类名称在该位置列表,并用半角的“,”隔开。 图11 图12选定B4:B13,单击“数据”菜单“有效性”,分别按图13、14设置填写“设置”、“出错警告”选项卡的相应项。其中“设置”选项卡中“来源”填写的内容“=INDIRECT(A4) ”,INDIRECT(A4)表示该单元格下拉列表的内容来自以左边所选大类名称的引用(这个已经在“品名”工作表中定义过了,这里直接引用)。 图13 图14上述步骤设定好了,单击“确定”命令按钮时,会弹出警
7、告框如图15所示,这是因为左边单元格的大类为空,没有选定内容所导致的,没有关系,可以忽略,直接选择“是”就可以,千万不要选择“否”,否则就做不出“小类”的下拉列表。图15一样的方法,先选定C4:C13,再按如图16、17设置品名下拉列表。 图16 图17“数量”的数据有效性如图18、19所示 图18 图19“单位”、“规格1单位”、“规格2单位” 的数据有效性如图20、21所示。 图20 图21“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”,根据实际情况设置如图22、23所示。 图22 图23通过以上的设置,销售清单的设置就差“金额”和“合计”的还没计算。步骤三设置K4单元格(金额)的运算公式,在
8、金额的计算中G4(规格1)、I4(规格2)参加计算时,先判断它是否为空,若为空则默认以1参与乘法计算,非空则以实际数据参与计算,如果整个乘法公式的积为0,则K4为空,否则显示计算结果,所以在公式中使用二层的if嵌套,外层主要作用是修饰K4单元格,以防止计算结果为0时,在K4单元格中显示“0”,内层的if的作用是判断“规格1”、“规格2”是否为空。K4的计算表达式:=IF(D4*F4*IF(G4=,1,G4)*IF(I4=,1,I4)=0,D4*F4*IF(G4=,1,G4)*IF(I4=,1,I4)K4编辑好了后,拖动填充句柄到K13,完成“金额”的计算,并把“金额”列定义为2位小数右对齐的显
9、示方式。“合计”单元格的内容是 =IF(SUM(K4:K13)=0,SUM(K4:K13),使用if的作用是当合计为“0”时,隐藏0。步骤四选定A4:J13和J2,设置“单元格格式”中的“保护”选项卡,去掉“锁定”选项,如图24所示。图24选择“工具”菜单“保护工作表”,密码123,保护“销售单”工作表单击“品名”工作表,选择“工具”菜单“保护工作表”,密码123选择“工具”菜单“保护工作薄”,密码456,保护整个工作薄的格式。选择“文件”菜单的“另存为”,选择保存位置、输入文件名、选择文档类型,完成保存。至此大功告成。小结,上述Excel文档的制作的主要重点是名称的定义、三级下拉列表的设计、数据有效性的设计、indirect()与if()函数的应用,难点是名称引用的理解和数据有效性的灵活运用。通过上文的学习,能快速的提高Excel的应用水平,让Excel发挥更大的作用。本文的实例中,商品的单价是手工输入的,读者可以研究一下,当选定商品名称后,它的销售单价是否可以自动生成,如果可行的话,该销售单的意义将更加突出。还有其它改进的地方,请读者自行探索。