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1、酒店管理系统系统概述客房状态为了确切的描述客房的各种状态，系统不仅采用空净房、住房、空脏房等状态描述房间的基本状态（主房态），更进一步地，也采用钟点房、保密房、团队房等来描述更细的状态（子房态）。1、主状态的图示空净房（可以入住的空房）住房(当前有客人在住的房间，住房包括很多种类型，像团队房、散客房、钟点房、半天房等) 住未满（当前有客人入住，但仍有床位空余，并且空余床位允许其他客人入住的房间）空脏房 (客人已经退房但尚未打扫卫生) 维修房（需要维修的房间，不能登记入住）2、子状态的图示 子状态是指附加在房间上的，用于描述房间客人的特征信息。钟点房（一般只开几个小时的房间，在房态图上的表示方式
2、是在房态上有一小闹钟的标志）保密房（客人要求保密的房间）半天房（是指客人开房时只开半天，一般酒店很少用到）团队房此种房态表明客人今天即将离店。（到达客人的离店日期后，系统会自动在将离的客人房间上显示出标志）预定房（在房态的左下角有个箭头图标）请切记客房的各种状态，只有熟练掌握了各种房态才能很好地使用本系统。 实时房态图在用户登录后，系统自动打开实时房态图界面，如图1所示。图1 实时房态图实时房态图是整个系统的核心，几乎所有的日常操作功能都可以在房态图上实现。房态图可以灵活设置，用户不仅可以自行设置房态图元大小、颜色，字体大小、位置，每一行的房间数，也可以自行替换各种子房态的图标。房态图的所有操
3、作都包含在相应的菜单栏中，一些最常见的操作也体现在工具栏中。在实时房态图中，选定一个房间后，系统支持右键弹出菜单和双击操作。右键弹出菜单列出该房间所有可以操作的选项，双击操作执行的是该房间当前房态下的缺省操作。如果是空房，双击操作执行的是客人登记功能；如果该房已有客人入住，双击操作执行的是修改登记的功能；如果是空脏房，双击操作执行的则是置空净房的功能。在房态图上将鼠标移到某个房间时，如果该房有人入住、预定，系统会在提示框中列出客人信息，如果该房为维修房，则提示框中显示维修信息。在房态图的最左边，列出各种主房态和子房态的统计信息。其中，可以执行三种操作：1）单击主房态的颜色框过滤：在实时房态图中
4、将只列出该房态的房间；2）在当前房号输入框中输入房号：系统自动执行该房间的缺省操作,如果是空房，则弹出客人登记窗口；如果是住房，则弹出客人信息修改窗口；3）单击刷新房态图按钮：系统刷新房态图，如果有预定到期，则提示用户是否要进行处理。左边栏中的提醒TAB页显示当天生日的宾客列表。如果列表中的宾客正在酒店入住，则该每行数据的图标显示为否则显示为。当鼠标移动到宾客列表上，会自动显示提示框，其中列出该宾客的详细联系信息。宾客列表的数据可以导出为Excel文件。最下方是状态栏，列出当前登录用户的信息。 帐号的概念帐号是客人入住或预定时系统自动产生的号码，便于酒店对客人帐务的管理操作。帐号包含日期和时间
5、信息，格式如：20060429150923235。对于团队预定或入住的情况，系统将只产生一个帐号，该团队的所有房间都将使用该帐号。如果客人要拆分帐单，系统会自动为拆分后的房间生成一个新的帐号。系统登录系统启动后，首先弹出员工登录窗口，只有正确输入登录名和密码，才允许使用系统。在第一次使用系统时，请用登录名admin，密码为空登录系统。成功进入系统后，请设置好房类和房间信息，这样就可以正常使用系统了。同时，强烈建议马上修改密码（参见修改密码），以防系统被不法人员盗用。管理连锁店系统支持在一台计算机上管理多个连锁店。要在一台计算机上管理多个连锁店，首先要求这台计算机与要管理的连锁店在网络上连通，并
6、且这些连锁店的前台上装有我们的系统。这样，如果采用ACCESS数据库，只要按下列步骤进行操作，就可实现从总部对连锁店的管理：（如果采用其他数据库，联系我们）1、在连锁店的前台计算机上共享出酒店管理系统所在目录；（可设置为对某个用户共享，要求为该用户赋予读写权限）2、在总部的计算机上为这些共享出来的目录建立映射；3、运行总部的酒店管理系统，在弹出登录窗口时，单击【取消】按钮；4、单击菜单栏上的系统选择参数设置菜单项进入参数设置窗口，如下图所示：图1 参数设置窗口5、选中客户端连接多家酒店核选框，连接信息栏显示如下：图2 配置连锁店连接信息6、单击【添加】按钮,添加每家连锁店的连接信息,如下图所示
7、:图3 填写连接信息7、在添加完成后单击【确定】保存所设置的连接信息，并退出系统进行重新登录。此时登录窗口显示如下：图4 选择不同分店登录这样，你就可以选择登录不同分店了。数据备份/恢复系统支持自动备份和手动备份数据，以避免电脑出现故障而导致的数据意外丢失。使用系统备份出来的数据文件，能够快速恢复系统，尽量减少各种意外情况造成的损失。自动备份设置在登录系统后，单击系统菜单栏选择数据备份/恢复菜单项出现自动备份设置窗口 。选中启用自动备份核选框，然后设置备份策略，保存设置后自动备份就开始运行。每到设定的备份时间，系统将自动备份数据到指定目录。图1 自动备份设置手动备份/恢复除了自动备份，用户也可
8、以手动备份数据。指定备份文件后，单击【备份】按钮即可将系统数据备份出来。图2 手动备份/恢复数据恢复只有admin用户才能操作。恢复时先选择已备份的数据文件，然后单击【恢复】按钮即可完成操作。前台预定给客人预定单间房操作方法一：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间从右击弹出菜单中选择客人预定进入客人预定窗口，如图1所示。图1 客人预定窗口只要输入订房客人的姓名、客人预定的抵店日期等信息并保存，即可完成预定操作。此时在房态图上可看到该房间的左下角出现预定标识，表明该房间已被人预定。操作方法二：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间单击菜单栏上的预定接待选择客人预定菜单项进入客人预定窗口输入客人
9、信息后保存即可。 操作方法三：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间单击工具栏上的按钮进入客人预定窗口输入客人信息后保存即可。 取消预定的房间在实时房态图上，双击需要取消预定的房间，出现此预定房间的详细信息窗口。单击【预定取消】按钮，出现提示时单击【确定】按钮确认即可取消预定的客房。另外，如果客人预定后没有在指定时间内入住，那么在刷新房态图时，系统会提示是否对这些已过期的预定进行处理。如果单击确定，可集中处理这些过期的预定。预定房间后换房操作方法一：在实时房态图上选择需换房的房间按住鼠标左键不放，并拖动如果经过的房间允许换房，光标会变为一小人将小人拖放至需要换入的房间松开左键出现换房操作窗口（
10、如图1所示）填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。图1 换房操作窗口操作方法二：在实时房态图上右击需要换房的房间出现右键菜单选择更换房间菜单项出现换房操作窗口（如图1所示）填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。操作方法三：在实时房态图上选择已预定的房间单击预定接待菜单栏出现下拉菜单选择更换房间菜单项出现换房操作窗口（如图1所示）填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。如果一个房间既有预定又有客人在住，或者一个房间有两个或两个以上预定记录，则不能采用操作方式一进行换房，而只能采用操作方法二、三。给客人一次预定多间客房操作方法一：在实时房态图上右击需要预定给客人的其中一间客房出现右键菜单
11、，选择客人预定菜单项 出现客人预定窗口（如图1所示）输入客人的信息后，在可选房间列表中双击需要同时预定的其他房间则这些房间会进入到已选房间列表中。这样，单击【保存】按钮后即可完成多个房间的预定。在保存退出之前，如果要去掉已选房间，只需在已选房间列表中双击该房间记录。这样，该客房又会回到可选房间列表中。 注意：主房间是不能被删除图1客人预定窗口添加房间的另一种方式：先按住Ctrl键然后在可选房间列表中单击鼠标依次选择所有要预定的房间然后放开Ctrl键，并单击按钮则所有选中的房间会进入到已选房间列表中。采用同样地操作，用户也可将已选房间列表中不需要的房间一次取消。操作方法二：选择客人要预定的其中一
12、个房间单击菜单栏上的预定接待出现下拉菜单选择客人预定菜单项出现客人预定窗口（如图1所示）输入客人的信息后，在可选房间中双击需要同时预定的其他房间确定保存后即可完成操作。注意：可选房间列表与抵店日期和离店日期有关，因此如果修改了这两个时间，建议单击按钮刷新可选房间列表，否则在选房时可能会存在日期冲突。 客人预定房间后需增减房间酒店客人有时在预定客房后，因一些特殊原因需要增加或退掉其中的一些房间。对于这种情况，可以这样操作：首先，双击客人事先已预定的房间，进入客人预定窗口，然后采用上面的操作方法方便的增加或取消预定的房间。前台接待客人直接来酒店入住开房操作方法一：在实时房态图上双击准备开给客人入住
13、的房间进入客人登记窗口（如图1所示）正确填写客人的详细信息单击【保存】按钮保存即可。此时，在实时房态图上，该房间显示为住房状态：。 输入客人信息时，注意以下几点： 1）在客人登记时，首先要选择入住类型，入住类型与房价的折扣有关。 如果入住类型选择的是协议房，则将弹出查询协议单位窗口，选定协议单位后，系统自动按协议价设定房价。查找协议单位有两种方式：a）按协议号查找；2）按单位名称查找。如果按协议号查找，系统将采用精确匹配方式；如果按单位名称查找，系统将采用模糊匹配。如果入住类型选择的是贵宾卡房，则将弹出查找会员窗口，在选定会员后，系统自动按会员折扣价设定房价。查找会员有两种方式，既可输入贵宾卡
14、号，也可输入姓名。如果按贵宾卡号查找，系统将采用精确匹配方式；如果按姓名查找，系统将采用模糊匹配。 2）输入证件号或住客姓名后切换到下一个输入框时，如果系统能够从历史住客中找到匹配的信息（其中证件号采用精确匹配，姓名采用模糊匹配），则弹出查找宾客窗口，由用户确定入住宾客是否就是历史住客。如果是，则直接从历史住客中调出相关信息。 如果确定系统存在入住宾客的信息，也可直接单击住客姓名编辑框旁边的按钮，调出查找宾客窗口直接查询。 3）如果本系统与公安旅客登记系统已经实现了接口，则可以单击【获取数据】按钮，从公安旅客登记系统获取要入住的宾客信息。 4）输入入住天数后，系统能够自动计算预定离店日期，缺省
15、的离店时间为12:00。如果是半天房或钟点房，用户应该根据实际情况调整预定离店时间。 5）输入折扣后，系统能够自动计算实际房价；同样，如果用户修改了实际房价，系统也能自动计算折扣。 6）押金别忘了输入。如果没有输入押金，在保存时系统会提醒用户是否要收取押金。 7）如果保存时打印开单信息核选框选中，则在保存的同时自动打印旅客登记单。注意1：在实时房态图上，如果将鼠标移至住房房态的房间时，会在提示框中显示住客的信息资料，如姓名、房价、抵店日期和离店日期、地址等。 图1客人登记窗口操作方法二：在房态图上右击准备开给客人入住的房间从弹出菜单中选择客人登记进入客人登记窗口（如图1所示）正确填写客人的详细信息单击【保存】按钮保存即可。 操作方法三：在房态图上单击选择需要开给客人的房间单击菜单栏上的预定接待选择客人登记菜
