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1、本文分析了 ERP应用中的不同错账更正方法，并对各种错账更正方法进行了分析。以金蝶 软件为例，总结了在总账、财务系统、财务业务一体化下，三种不同ERP应用中的核算和 错账的更正过程，以期为会计工作带来便利。【关键词】ERP；金蝶KIS；总账；财务系统；财务业务一体化；错账更正作为企业信息化 管理必不可少的工具之一，企业资源计划（ERP）在现代企业中被广泛运用。该系统是由 多个独立功能模块组成的，其中包括总账、固定资产、工资结算、企业采购支出、销售收入 等几乎涵盖企业所有与资金相关的部门工作。企业在有需要的时候能够从众多功能模块中选 取所需，组合成为最适合企业发展的应用模式。而系统本身也会因为模
2、式的不同而配备不同 的单据、凭证。如果计算过程发生错误，各应用模式的修正方法也是不一样的，因此企业无 法投机取巧。不同ERP应用模式的错账更正便成为各个企业需要精心研究的问题，本文对 该问题也进行了探讨，本文研究的参考软件是金蝶KIS专业版。一、常见的几种错账更正方法1. 负数/红字冲销法。该方法针对记账已完成的情况，该更正法采用的是负数红字凭证冲销， 该方法主要适用以下两种情况：其一，账单金额在审核后大于实际金额；其二，科目名称错 误、借贷方向不明确、日期错误等非金额的问题。2. 补充登记法。该修正方法主要用于金额出现偏差的情况，用于解决账单审核后金额小于 实际的问题。3.即时修订法。该纠错
3、方法主要采用再次编辑的手段，利用修改、删除等方 式来更改未审核或复核的凭证错误，用于解决凭证中单个项目出错的问题，以确定凭证在保 存后不会出现诸多问题。4.逆向操作法。追溯错误的源头，利用逆向操作找出出错的环节，常用的方法有反过账、 反记账、反复核等，找出出错环节后再结合即时修订法改正错误，确保整个环节万无一失。二、常见的几种ERP应用模式下的错账更正企业在选用ERP系统模块中会有很多组合方式，最为常见的要数三种经典应用模式，它们 分别是总账、财务系统和财务业务一体化。当然，这三种不同模式的应用也配备了三种不同 的错账更正方法。1.总账应用模式。所谓总账应用模式其实是一种简单的应用模式，它主要
4、用于经济业务核 算，该模式需要选择的模块有账务处理及报表与分析，使用该方法需要依靠纯手工制作记账 凭证，操作平台是账务处理系统。会计核算有以下几个过程：第一步由会计人员进行初步的账务处理，第二步是通过“新增- 保存”这一路径来完成凭证录入；第三步是凭证管理，包括复核和审核两个步骤；第四步是 凭证过账，即核对凭证金额与实际金额；第五步是期末处理凭证制单，其中包括自动转账期 末调汇、结转损益凭证等项目；第六步，期末的凭证管理和过账；第七步，收支款项往来核 销，企业内部红蓝冲抵；第八步，财务部门工作人员于期末结清账款；最后制作财务报表， 交与有关部门分析企业收支情况。错账容易发生在第三步、第四步、第
5、六步、第七步、第八步，而每一步的错账更正采用的方 法都是不同的。针对出现在第三步的错误，可以通过逆向操作法与即时修订法来更正。针对 出现在第四步的错误，可以通过录入全部金额或者多出的金额来制作红字凭证，然后采取负 数冲销法来更正错误，接着进行新一轮的往来核销以制作正确的凭证，该步骤可采用内部冲 销的方法，最后对蓝字凭证进行补充登记，或者用逆向操作法和即时修订法来管理凭证，完 成整个更正工作。针对出现在第六步的错误，可以通过处理凭证制单来更正错误，首先需要 对账务进行处理，其次通过逆向操作法来反过账，接着通过即时修订来修改模板，在此基础 上制作出新的账单。针对第七、八步出现的错误，可以反复使用逆
6、向操作法与即时修订法来 更正错误，首先找准错误发生的环节，然后即时修订错误或者再次利用逆向操作法，最后的 步骤是负数冲销或者补充登记，以完成整个过程的修正。2账务系统应用模式。账务系统应用基于总账应用模式，并在这一基础上增加了三大核算 功能板块，分别核算固定资产、工资管理、应收应付业务。可以在该模式中找到账务处理系 统制作的各类记账凭证。常见的凭证有以下几种：从固定资产系统中产生，其生成原因为 资产的增加、变动和折旧；从工资管理系统中产生，其生成原因主要是费用分配；从应 收应付系统中产生，主要用于满足收款与付款的需求；其他产生原因，常见的有各类收款 付款、各种三角债业务的转销，主要用于应收与应
7、付之间的相互冲抵。该系统模式制作凭证的过程与前一系统模式相同，而该系统有以下几个子系统的会计核算： 固定资产系统。当企业固定资产有所增加时，则首先需要完成卡片变动的制作，包括制作 新增卡片，清理废旧卡片，保存与审核新卡片等程序。接着，公司要在财务处理时预先计入 某些已经发生但未实际支付的折旧费用，即所谓的计提折旧。最后生成新的固定资产凭证， 完成相应的制作、审核工作。工资管理系统。首先，需要在程序中设置细致的工资项目， 输入相应的公式，完成相关设置，其次，便是有关工作人员录入员工工资数据，并由专人负 责审核；再次，通过系统计算出个人具体工资数额及其应缴纳的所得税，接下来需要完成的 是费用分配工
8、作，包括新模板的生成、工资费用凭证生成及其审核几个步骤，最终完成员工 工资的准确发放。应收应付系统。第一步是完成收款/付款单的生成工作，经审核通过后 便可保存；第二步是核销单的新建工作，在完成核销、审核两大步骤后方可保存；第三步是 新增应收应付凭证模板，常见的有（预）收款、（预）付款、应收冲应付等几种单据模板； 第四步是生成新的应收应付凭证，也需要经过制作、审核两大过程。最后是以上三大系统产 生的凭证需要传递到账务系统进行过账，经过一系列账务处理后方可在期末结清账款。 在上文提到的三大子系统中，均有可能出现错账，而每个系统的错误更正都是不一样的。 一是固定资产系统错账容易在两个环节中出现，其一
9、是卡片保存与审核，其二是凭证制单与 审核。针对前者的更正方式是利用逆向操作法找出固定资产增加/变动过程中出错的环节， 再用即时修订法改正错误；针对后者出现的问题，采用逆向操作法找出固定资产凭证生成过 程中出现差错的环节，找到出错点后采用即时修订法删除错误的凭证，根据实际的固定资产 增加和变动情况再次使用即时修订法修改卡片，或者修改固定资产变动方式，最后制作新的 生成凭证。二是工资管理系统错账，通常会集中于三个环节，其一是工资数据录入；其二是个人具体工 资数额及应交所得税的计算，其三是费用分配。针对第一个环节的错误，普遍使用逆向操作 法找出出错点，采用即时修订法更正错误数据；针对第二个环节的错误
10、，工作人员需要检查 输入的所得税公式，必要的情况下需重新输入公式，确定公式无误后再次进行计算；针对第 三个环节的错误,需要先利用逆向操作法找到出错点，再利用即时修订法更正错误制作新单。 三是应收应付系统错账，通常会存在于三个环节当中，其一是收款付款单保存，其二是核销 单保存，其三是应收（付）模板设置及制单。针对三种错误，操作人员均可以采用逆向操作 法进行反审核工作，发现错误后采用即时修订法修正，换之以新的单据、凭证，以保证企业 序时账簿的正确率。除了三个子系统的错误，总的财务处理环节也会出错。三个子系统向财务系统传递凭证后， 可能会在过账、期末结账时发现错误，此时应采取逆向操作法复查过账、结账的过程，找出 子系统的错误后采用即时修订法改正。3. 财务业务一体化应用模式。该模式基于账务系统应用模式，它是一种综合应用模式，企 业业务活动能通过它被紧密结合，实现物流、资金的一站式管理。该模式增加了新的四个板 块，分别是采购管理、销售管理、仓库管理和存货核算。该系统在账务系统的基础上，还涉 及其他多种类型的原始凭证与记账凭证，包括采购/销售入库单、采购/销售发票等。
