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1、中小企业采购管理制度一、目的： 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正 常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经 营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。三、职责权限1、总经理负责采购管理制度的审批；2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核；3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由企管部负责；非 经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。四、采购原则1、询价比价原则 物品采购必须有三家以上
2、供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定 最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、一致性原则： 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市 场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供 申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经 审核后，差值不得超过请购量的 510%。3、低价搜索原则： 采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动 态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量
3、，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市 场信息。中小企业采购管理制度（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则：凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等 相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货 协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩 短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、审计监督原则： 采购人员要自
4、觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人 员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员 工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。7 供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供应商或独家供应商，采 购部门必须加以说明或解释；8.合同管理原则，需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立 采购合同；9 为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的 方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购；10. 年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批复后，决定 是否更换供应商；11. 采购货款除小额（1000 元以下
5、）采购外必须通过银行结算；12、各类采购严格执行预算审批额度，超过预算或有特殊情况的需执行追加 预算程序。五、采购流程1、采购申请：物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物品 每月25 日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月 25 日前提出采 购申请，填写请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、 参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申 请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采 购申请提出议异者，应于 2 个工作日内将意见反馈给采购申请部门。2、询价比价议价：（1）每一种物品（物资）原
6、则上需两家以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按 低价原则进行采购。中小企业采购管理制度（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、 原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪， 收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相 关人员予以确认。（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。4、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认
7、可的供应商。 采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。 （2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催 （1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处 跟催，以确保物品（物资）能适时供应。（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知 需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。7、验收入库： 采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、 非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管 验收合格后，库管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由 验收部门通知采购部门，2 日内办理换（退）货手续。8、对帐付款： 采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭入库单按合同或约定的付款 方式办理付款手续。9、采购流程图：（附后）六、考核： 凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。七、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。八、本制度附件：1、XXXXX 请购单2、XXXXX 询价记录表XXXXXXXX 集团有限公司XXXX 年 XX 月 XX 日采购流程图XXXXX 请购单XXXXX 询价记录表采购物品验收单编号
