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1、谈谈文秘人员素质要求及提高途径 谈谈文秘人员素质要求及提高途径目前我局在公文制作方面存在不少问题邓局长多次提出意见我们也早就发现了很多情况的确是迫切需要改进需要完善需要提高文书质量反映一个单位的综合素质水平形象文书文秘工作是办公室工作的重要组成部分是一项政治性服务性技术性很强的工作一个机关一个单位一个部门文书工作能否搞好很大程度上取决于文书文秘工作人员素质的高低很多活动接受检查评价的好坏也很大程度上是看文字材料准备的好坏文秘工作者作为一种工作职务不仅仅是抄写收发而且还要通过处理各种政务及日常事务性工作并为领导决策及其实施提供服务起到领导的助手和参谋作用由于这一工作的重要性对从业人员也提出了较高
2、的素质要求一文秘人员应具备的基本素质一优良的思想政治素质坚定的政治立场和政治态度文秘人员必须站在党和人民的立场来想问题办事情站在国家利益的角度办事情不管在任何情况下都要在政治上思想上行动上与党中央保持高度一致自觉地贯彻落实党的路线方针政策较强的政治识别能力文秘工作有较强的政治性文秘人员应毫不动摇地坚持党的路线方针政策按党的要求做好各项工作在工作中要分清是非奉公守法对改革开放中的新情况新问题要能正确地对待并积极研究和解决较高的遵守纪律的自觉性纪律是我们事业成功的重要保证就文秘人员而言纪律是推动一切工作正常运转的根本由于文秘人员贴近领导辅助领导工作所以必须高度自觉地严格要求和约束自己把自己置于组织
3、和群众的监督之下二良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范是道德在各行各业的具体表现充分反映了社会对各行各业的根本要求各行各业都有自己特定的道德规范秘书工作也是如此忠于职守爱岗敬业这既是每个公职人员最基本的人生准则和道德规范也是文秘人员最基本的行为准则忠于职守即是忠于党忠于国家和人民利益的具体表现也是要为本单位本机关努力做好工作的要求要真正做到这一点前提是要热爱本职工作工作积极求真务实服务领导是文秘工作的基本职能文秘人员要强化主动服务一要认真为领导决策服好务做到知情早晓事快见事深谋事准坚持换位思考多角度全方位看问题二要认真为基层群众服务转变作风走出机关深入基层听取呼声做到
4、下情上达上情下传互相沟通三要讲求效率求真务实工作要雷厉风行讲求时效与人为善团结协作文秘工作头绪极多同上下左右发生联系涉及面广往往需要多方面合作共同完成因此文秘人员要有团结合作的精神主动与各个方面人员搞好团结做到相互配合步调一致谦虚谨慎平等待人文秘人员接触机要接近领导在人们心目中是领导机关和领导的代言人他们的言行道德修养工作作风往往对群众影响很大因此秘书的一言一行一举一动都要从维护领导机关的威信出发摆正自己的位置为领导当好参谋三扎实的业务素质业务素质是能力的标志也是其他素质的一种反映又是各类素质综合发挥作用的重要条件对于文秘人员来讲业务素质主要包括以下几方面认识事物的能力文秘人员工作综合性强接触
5、面宽经常会遇到各种事物和问题如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力具体讲需要培养以下几种能力观察感知能力观察的客观性和观察的敏锐性准确地掌握住观察的目的对象与重点并及时将观察加以升华形成合乎实际的理性认识对文秘人员十分重要文秘人员只有具备较强的观察感知能力时时事事处处做有心人善于观察善于发现容易忽略的死角捕捉政治经济生活中一切有价值的信息才能变被动服务为主动服务辨别是非能力文秘人员工作于领导身边又介于领导和群众之间在提供信息综合协调接待来访洽谈工作解决问题等方面必须明辨是非处理得当所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物把握事物的本质从而作出正确的判断这种能力由文秘人员本身的政
6、策水平思维能力以及综合知识社会阅历等因素决定分析综合能力分析综合就是要善于透过现象看本质从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性文秘人员能否较好地发挥参谋助手的作用很大程度上取决于分析综合能力的强弱 因此文秘人员要自觉以科学的理论来指导自己的工作提高思维能力善于从多种思路多种方法来探求同一种事物尽量做到举一反三触类旁通随机应变能力文秘人员承担大量事务性工作常会出现一些意想不到的情况这就要求文秘人员要有遇事不慌处事冷静的应变能力处理问题既要符合原则又要机动灵活语言文字运用能力语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力文秘部门是上下左右工作联系的枢纽信息交汇的中心文秘人员必须具备全面而熟练的语
7、言文字运用能力主要包括以下方面阅读能力文秘人员要经常处理大量的文字材料因此必须善于阅读一是要会精读如对重要文件或经典著作逐句逐字研究从字里行间领会其微言大义二是要能够快读和泛读如善于大致浏览领会精神实质提炼浓缩摘要主旨视听能力文秘人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言并用清晰简明精练的语言加以复述言谈能力语言能力是文秘人员的基本功之一文秘人员语言能力的基本要求是鲜明准确简练明晰口齿清楚语速适中措辞得体切合身份写作能力文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功秘书从事各种应用文的写作要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧迅速准确地撰写出观点正确内容充实结构严禁表达流畅格式规范文笔精练的各类应用文技
8、能操作能力科技的发展和办公自动化的普及对文秘人员提出更高的要求它要求文秘人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力主要包括熟悉计算机操作技术复印技术打字技术录音技术摄影摄像技术微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法组织协调办事能力主要包括管理能力协调能力社交能力和办事能力管理能力文秘人员要为领导出主意当参谋搞好工作服务就要具有较强的管理能力文秘人员要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件自觉锻炼自己立足全局综合分析的能力协调能力搞好协调是文秘部门的一项经常性工作文秘人员的协调能力是指在领导的交办下积极主动地沟通信息调节关系统一步调促进机关工作灵活运行提高工作效率一是对上协调
9、树立全局意识要站得高看得远想得深二是横向协调树立商量意识凡是由文秘部门主办的事情在酝酿处理决策之前都要注意及时与有关部门协商沟通三是对下协调要树立服务意识在协调中要谦虚谨慎摆正位置搞好服务出好主意社交能力现代文秘人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作因而应具有较强的社会活动能力善于待人接物真正成为承上启下协调左右联系内外的行家提高这种素质需要文秘人员不断锻炼自己的社交能力掌握公关的技能谙熟人际交往的知识办事能力文秘人员要埋头苦干忠诚老实但绝不是要机械被动文秘人员所从事的管理事务都要由自己独立思考独立完成文秘人员虽不必是专才但一定是能文能武遇事不慌繁简巨细都能应付的通才具有独立办事能力和
10、组织管理能力四健康的心理素质 文秘人员工作的职业特点决定了其必须具备多方面的心理素质文秘人员心理素质的好坏集中表现在他的角色意识上角色意识对于文秘人员的工作具有指导意义文秘人员的角色意识是指文秘人员个体在社会实践中发展起来的通过思维语言为核心的心理活动对所从事的职业的认识和评价文秘人员必须具备如下五个角色意识辅弼意识辅弼意识主要是指文秘人员应该认识到对领导的辅弼功能自觉地心甘情愿地当好领导的参谋助手演好领导的配角秘文秘人员活动无论从工作方法还是工作内容看都表现出辅弼管理的特性文秘人员只有具备了辅弼意识才能在领导的管理决策过程中沿着领导工作的方向和目标根据领导的决策意图随时选择有效的方法和途径为
11、领导管理决策提供智力和体力服务充分发挥文秘人员的参谋助手作用信息意识对于现代的领导来说及时掌握准确的信息是进行科学决策和管理的前提和基础文秘人员的信息意识就是指文秘人员对信息作用的认识和获取信息的努力程度文秘人员具有了信息意识应能随时根据领导的意图需求和愿望通过快捷的合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度有价值的信息及时准确供给领导者在管理决策活动中使用3效率意识对文秘人员来说效率意识就是他们在为领导提供有效服务时对其成果大小的超前估价和认识衡量文秘人员效率意识的强弱的标准就是看文秘人员活动成效的优劣文秘人员效率意识的强弱程度如何直接关系到文秘部门甚至领导部门工作效率因此文秘人员如果不培养和树立效率意
12、识要想提高对领导的服务质量那只能是一句空话4自我意识自我意识是人类特有的一种心理现象是一个人自己对自己的评估和看法文秘人员的自我意识即是文秘人员个体借助内部语言和思维对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动包括三方面内容一是自我察觉主要解决我是一个什么样的人我是怎样做的问题二是自我分析主要解决我这个人怎么样我是否胜任工作的问题三是自我控制主要解决我应当一个怎样的人目前我尚须作何努力的问题自我意识对文秘人员角色的扮演是十分重要的一些工作出色的文秘人员总是具有很强的自我意识5创新意识当代新思想新事物层出不穷文秘人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神对文秘人员来说创新意识
13、就是要求他们打破旧观念克服领导咋说就咋办的片面认识充分发挥工作的积极性和创造性不因循守旧不墨守陈规冲破旧框框提出新见解订立新章法采取新行动更好地发挥他们的主观能动性实现自我价值二文秘人员如何提高自身素质送大家三句话志当存高远功夫在诗外实践出真知一志当存高远这是三国时代诸葛亮告诫他外甥的话意思是说志向应当远大诸葛亮集诫外甥书我想说的是我们文秘人员要修炼一种较高的思想境界要有一种高尚的人格魅力文字工作是一件非常辛苦的事情可能我们每一个文秘人员尤其是办公室主任都有不分昼夜加班赶点写材料的经历有人形容秘书熬夜写材料的情形是胡子噌噌长头发根根掉喝白水撒黄尿半夜伴孤灯五更闻鸡叫这种滋味是不好受的吧别人还不
14、一定能理解更谈不上关心体贴因此有人说这一工作是有本事的不想干没本事的干不了 因此要做好文秘工作必须保持一种良好的心态-忠于职守淡泊名利要吃得亏吃得累受得气文秘工作虽然是很辛苦的事但也是一个很锻炼人也很有前途的岗位干好了像一只绩优股一样嗖嗖地只往上蹿最近英国有一项调查所有从业者中最快乐的是秘书535的秘书经常是笑逐颜开而最易发怒的是出租车司机仅有04的人在工作是经常有笑容总的希望大家有这么一种心态与大家共勉对工作有春天一样的热情对名利像湖水一样平静对他人有大海一样的胸怀对自己像旁观者一样清醒一是对工作有春天一样的热情文秘工作是一项非常重要的工作也是一个出成果出人才的岗位既然有幸走上这个岗位就要义
15、无反顾地投入春天般的热情爱岗敬业任劳任怨执着地追寻它尽力地干好它只要我们把每一件工作当成一种事业去追求就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报我们的精神境界就会得到升华人生价值就会得到实现二是对名利象湖水一样平静做文秘工作大都是为他人作嫁衣裳尽管很辛苦但写的东西一不署自己的名二无稿酬因此更要我们努力做到不为名所累不为利所缚不为欲所惑不同别人计较享受的条件和优势要经得住诱惑守得住清贫不把以权谋私看作本事不把追求低级趣味视为潇洒在任何情况下对待名利始终保持一颗平常心只有把名利看得淡一些把事业看得重一些才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼从中使我们的情操得到陶冶心灵得到净化三是对他人有大海一样的胸怀不管别人怎样看怎么想都要对人虚怀若谷宽厚容人这也是做人的美德我们要容人胜己不嫉贤妒能要容人直言不忌恨在心要助人为乐不袖手旁观不要过分计较事情是份内分外做好文秘工作也离不开方方面面的配合与支持你能把别人的委托当作对自己的信任把别人的困难当作自己的困难以甘为人梯的风格送温暖献爱心那么也就能赢得更多人对自己工作的支持与合作别人就会抬举你你工作的环境也才会更加宽松和谐四是对自己像旁观者一样清醒能不能知己所长知己所短是衡量一个人是否成熟的重要标志知己所长是要保持一种乐观向上的自信心而不是感到高人一等知己所短是要不断反省自我扬长避短取长补短在现实生活中知长易而知短难学他人之长
