文件分类及编码

《文件分类及编码》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件分类及编码（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、文件分类及编码 SH-BZ- 001 文件名 文件编号 编制人 编制日期 颁发部门 分发部门 分发份数 质量管理部 质量管理部 文件分类及编码标准 SH-BZ- 001 审核人 审核日期 批准人 批准日期 储运部 业务部 生效日期、 份数 办公室 财务部 变更记载 修订号 批准日期执行日期 变更原因、 目的 目的：规定公司各类文件的分类及编码的系统，明确文件分类标准，确定文件编码方法，提高文件管理质量和使用效率。 范围;适用于公司的所有文件 职责:办公室负责公司文件的分类和编码 内容: 4.1文件分类 按照文件的性质，内容和适用范围不同，公司文件分为质量手册、程序文件、标准操作规程、规章制度、

2、企业标准和行政文件。 4.1.1质量管理体系文件 质量管理体系文件是描述公司质量管理体系要求的文件，用于质量管理体系的建立、实施和保持以及需要证实公司能够提供符合要求药品的能力和公司的质量管理体系符合各相关标准的场合。 质量管理体系文件按照其描述对象的繁复程度以及使用用途的不同，可分为三个层次，即质量管理体系文件分为： a. 质量手册，是公司建立、实施并保持质量管理体系的纲领性文件。它规定组织质量管理体系的要求，是证实或描述文件化质量体系的主要的一般形式。 b. 程序文件，含有程序的文件称为程序文件。它是对有些影响质量的活动进行全面策划和管理所用的基本文件，是质量手册中原则性要求的进一步展开和

3、支持性文件。 质量程序文件是在质量手册的基础上，对各质量要素的展开性描述，回答“5W1H”的问题。 c. 操作规程，是在质量手册和程序文件的前提下，指导某一具体岗位人员实施具体的工作项目的指导性文件。 4.1.2规章制度 规章制度是规范公司经营活动的各种规则、章程、程序和办法，是贯彻党和第 1 页 共 2 页 SH-BZ- 001 国家方针、政策和现代管理制度的具体体现，是公司员工共同遵守的行为准则。 4.1.3企业标准 是明确阐述公司的组织构架、机构设置、岗位设置、机构职能和岗位职责的文件。 4.1.4行政文件 指企业发布的红头文件 4.1.5汇编文件 为方便工作使某一类相关文件汇总编辑形成

4、文件。 4.2文件编码 4.2.1编码文件的范围，质量管理体系文件和行政文件需严格编码，其他文件视情况而定。 4.2.2文件编码由办公室文件管理人员负责编制。 4.2.3文件编码格式 4.2.3.1质量管理体系文件编码 A、质量管理体系文件采用如下格式编码。 SH 1 2 3 4 B、编码规则 B.1、公司代码：固定采用公司简称的汉语拼音字头大写即SH。 B.2、分类代码：代码采用文件分类标准简称汉语拼音字头大写字母。 B.3、质量类别：采用文件具体的质量类别简称汉语拼音字头大写字母。 B.4、流水号：文件流水号采用三位阿拉伯，按文件编制审批的时间先后顺序给出，即从001999。 4.2.3.2行政文件编码 A、编码格式 吉药生化号 B、编码规则 公司代码：固定采用公司简称“吉药生化” 年号：采用公元纪年的四位数字。 流水号：按行政文件编制审批的时间先后顺序给出 4.2.4文件分类及编码代码 文件类别 文件代码 质量手册 程序文件 SH-CX 作业指导书 SH-CZ 规章制度 SH-ZD 企业标准 SH-BZ 5相关文件 5.1文件管理制度 第 2 页 共 2 页