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1、 资料员专业管理实务 一、建筑工程资料管理概述 （一）施工单位资料员岗位职责（掌握） 1岗位职责 1）负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。 2）负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。 3）参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。 4）负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。 5）及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。
2、6）处理好各种公共关系。 2收集工程资料的原则 1）及时参与原责。施工单位文件资料的收集、管理工作必需纳入整个工程项目管理的全过程，资料员应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常深入施工工程现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工资源的及时收集、整理和核对。 2）保持同步原责。资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文件资料的准确性和时效性。 3）认真把关原责。与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把文件资料的质量关。无论是对企业内部，还是对相关单位之间往来的文件资料都应认真核查、校对，发现问题，及时纠正
3、。 3文件资料的管理工作 1）整理分类。施工资料必须及时整理、分类，其分类的方法： （1）按资料的来源不同。如分为属于建设单位的、勘察单位、设计单位、监理单位的、材料设备供应单位的、施工总包单位的、分包单位的、有关部门的等等。 （2）按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位的、施工单位的、城建档案馆的等等。 （3）按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结构工程的、建筑装饰装修工程的、建筑给水排水及采暖工程的、通风与空调工程的、建筑电气工程的、建筑智能工程的、电梯工程的等等。 （4）按资料的内容不同分类。如属于施工管理资料的、施工技术资料的、施工物质资料的、施工测量记录的、施工记录的、隐蔽工程检查
4、验收记录的、施工检测资料的、施工质量验收记录的、工程竣工验收资料的等 （5）按资料形成先后顺序分类。对同一类型的资料应其形成时间的先后顺序进行排序。（考点） 2）存放保管。施工单位及项目经理部应配置适当的房间、器具（如文件筐、文件夹、文件盒、文件柜）等来存放文件资料。并加强管理和增强防范意识，做好“防火、防盗、防露、防虫、防光、防尘”等工作。 3）严格履行借阅手续。应建立建健全完善的关于文件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的丢失和损坏。在工作中，收文应记录文件名、文件摘要、发放部门、文件编号、收文日期、收文人员应签字；借阅或传阅应注明
5、借阅或传阅的日期，借阅人名，传阅责任人，传阅范围及期限，借阅或传阅人应当签字认可，到期应及时归还；借阅或传阅文件借（传）出后，应在文件夹的内附目录中做上标记。 4）及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文件应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。 4处理好各种公共关系 1）处理好与项目经理之间责任承包关系。 2）处理好与技术负责人之间的业务直接领导与被领导关系。 3）处理好与技术员、施工员、材料员、质量员、安全员、造价员等之间的关系。 4）处理好与与项目经理部及公司主管部门之间的局部与整体之间的关系。 5）处理好与勘察单
6、位、设计单位、之间的业务往来关系。 6）处理好与监理单位之间的监理与被监理的关系。 7）处理好与城建档案管理部门之间的监督、指导与被监督、指导的关系。 （二）工程资料保管的期限与密级（掌握） 1.工程资料保管的期限的划分 工程资料保管的期限可分为永久、长期、短期三种期限。 所谓永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。参见表1-1 如果在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限应以保管期限较长的为准。 2工程资料保管密级的划分 工程资料保管的密级可划分为绝密、机密、秘密三种。如果在同一案卷内有不同密级的
7、文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。 （三）工程资料的载体形式 1.工程资料的载体形式（掌握） 目前工程资料的载体常见形式有纸质载体、缩微品载体、磁性载体、光盘载体等。P14 1）纸质载体 是以纸张为基础，在实际工作中应用最多和最普遍的一种载体形式。 2）缩微品载体 是以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行收集、保存的一种载体形式。 3）磁性载体 是以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础，对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、保存的一种载体形式。 4）光盘载体 是以光盘为基础，利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、存储的一种载体形
8、式。 由于缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体，因此纸质载体、光盘载体的资料是文件、资料档案保存的主要形式,然而，无论是哪种载体形式的工程资料，都是在工程建设的实际工作过程中形成、收集和整理而成的。 2.光盘载体的电子工程档案的归档 1）存档保管单位尤其是城建档案馆在接受工程档案时，首先应该对纸质载体的工程档案进行仔细、严格的验收；验收合格后，进行电子工程档案的核查，核查无误后，方可进行电子工程档案的光盘刻制。 2）电子工程档案的封套、格式必须按照存档保管单位或城建档案的要求进行。 （四）相关基本概念（熟悉） 1.建设工程项目 经批准按照一个总体工程设计进行施工，经济上实行统一核算，行
9、政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它可以是一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 (工程项目-单项工程ABC-单位工程ABC) 2.单位工程 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 单位工程的划分原则有两点： (1)具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程。 (2)建筑规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分划分为一个子单位工程。上述原则是基本原则，对一般建筑工程均适用。按此规定，具备独立施工条件和使用功能的建筑物如一栋办公楼、教学楼、住宅楼、商店和影剧院等，构筑物如一座电视塔、烟囱
10、、水池等均为一个单位工程。上述原则仅适用于规模较大，独立使用功能较多的建筑，例如，一栋宾馆，由主楼和裙房两部分组成， 主楼为客房，裙房为餐厅、舞厅、会议室等，主楼和裙房都具备相对独立的使用功能。主楼为旅客住宿，裙房为公共服务。考虑到可能分批验收，充分发挥投资效益，可以将二者视为整个宾馆单位工程的子单位工程。在该单位工程中，当主楼或裙房单独完成时，可以将子单位工程竣工验收并办理备案手续，当每个子单位工程验收完毕，整个单位工程验收也就结束。 3.分部工程 单位工程中可以独立组织施工的工程。 分部工程的划分原则也有两点： (1)分部工程的划分应按专业性质、建筑部位确定。GB50300-2001划分9
11、个分部：地基基础、主体结构、建筑装饰装修、电气、智能、通风空调、电梯、建筑屋面，给排水及暖通， (2)当分部工程较大或较复杂时，可按材料种类、施工特点，施工程序、专业系统及类别划分为若干子分部工程。 4. 建设工程文件 在工程建设过程中，所形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 5. 工程准备阶段工程文件 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 6. 监理文件 监理单位在工程的设计，施工等监理活动过程中形成的文件。 7. 施工文件 施工单位在工程的施工过程中所形成的文件。 8. 竣
12、工图 在工程竣工验收以后，能够全面真实地反映建设工程项目施工结果图样。 9. 竣工验收文件 在建设工程项目竣工验收活动过程中形成的文件。 10. 建设工程档案 在工程的建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等，各种形式的历史记录，也是简称工程档案。 11. 案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 12. 立卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷的过程，亦称组卷。 13. 归档 在文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理成立案，按照有关规定移交给档案管理机构的过程。 注：对一个工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等
13、单位将本单位在工程建设过程中所形成的文件向本单位档案管理机构移交：二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中所形成的文件向建设单位档案管理机构移交。 14. 建筑工程 为新建、改建或扩建 -房屋建筑物和附属构筑物设施 -所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成实体。 一般以工程项目为实体，例如，某一单体建筑，包括一栋教学楼、办公楼、厂房等； 15. 建筑工程质量 反映建筑工程满足相关标准规定或合同约定的要求，包括其在安全、使用功能及其在耐久能性、环境保护等方面所有明显的和隐含能力的特性总和。 质量是反映实体满足明确或隐含需要能力特征之总和。质量的主体是“实体”。“
14、实体”一般是指活动或过程结果的有形产品，如各类建筑物、构筑物，道路、桥梁、隧道等。 “需要”通常转化为规定准则的特性， 如适用性、安全性、可靠性和经济性等。这些特性一般又随时间环境等的变化而变化。这种变化体现在定期或不定期修订或修改的反映这些需要的各种标准文件中。 “需要”分为明确和隐含的两种。 明确的“需要”是指在合同、标准、规范、图纸和技术文件中已经作出明确规定的要求，如建设工程的工期、质量等级、进度要求等。 隐含的“需要”则要加以识别和确定，一般指用户、社会对实体的期望或人们公认的“需要”，如工程的耐久性、满足 相应使用要求等等。 16. 验收 建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对-检验批、分项、分部、单位工程的质量进行抽样复验，根据相关标准以书面形式对工程质量达到合格-做出确认。 17. 进场验收 对进入施工现场的材料、构配件、设备等按照关标准规定要求进行检验，对产品达到合格与否做出确认。 18. 检验批 按同一的生产条件或按规定
