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1、第4 章 中文Excel 2003 实训Excel 是Microsoft Office 中的一个组件，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能。例如，在工作表的单元格中输入数据后，不但可以按要求进行编辑，而且可以设置数据格式以突出重要信息，使工作表更易于阅读。此外，可以设置其页面以及添加页眉、页脚等，然后把它打印制成精美的报表。通过本章实训，让读者可以熟练掌握使用Excel 2003管理数据的基本操作和技巧。本章实训内容_ 输入数据技巧。_ 编辑单元格相关实训。_ 公式和函数相关实训。_ 页面设置相关实训。_ 排序和
2、筛选相关实训。_ 创建和编辑图表相关实训。4.1 输入数据技巧输入数据是Excel 的最基本操作，然而Excel 与其他Office 组件不同，因此熟练掌握输入技巧可以大大提高工作效率。在输入数据前，首先认识一下工作表中的元素。在单元格内输入内容前，只要选定单元格，鼠标光标在单元格中不同的形态如图4.1所示。选中一个单元格后，就可以在该单元格中输入数据了，此时，在名称框的右边也有一个很长的框，在该框中可以输入数据，输入数据后，也可以在此进行编辑，该框称为“编辑栏”。用户既可以在选中的单元格中输入数据，也可以在编辑栏中输入数据，在“编辑栏”中输入数据时，该选中的单元格中会出现相应的数值或文字，同
3、样，当在单元格中输入数据后，编辑栏中也显示相应的数据。此外，用鼠标双击要输入数据的单元格，此时光标定位在该单元格中，就可以输入数据了。输入过程中如果发现输入错误，可以按Back Space键删除插入点的前一个字符，或按Delete 键删除插入点的后一个字符，也可以按方向键移动插入点。输入没有结束时，不要按Tab 键，如果按Tab 键，Excel 会认为该单元格中的数据输入完毕，从而转到下一个单元格输入的状态。输入数据完毕后，有以下几种方法确认输入。 按Enter键(完成数据输入，并且选中该列下方的一个单元格)。 按Tab 键(完成数据输入，并且选中该行右侧的单元格，例如，刚刚输入数据的单元格为
4、A5，按Tab 键后，会选中B5单元格)。 单击编辑栏上的按钮。 用鼠标单击该单元格以外的其他单元格。实训1 使用填充范围快速输入相同数据在输入数据时，Excel 还提供了很多可以快速输入数据的方法，如序列填充、公式计算等，如果在输入数据时熟练使用各种技巧，会达到事半功倍的效果。例如，连续一串单元格需要输入相同的数据时，可以使用填充范围的方法，具体操作如下。(1) 如果在一列或者一行单元格中均要输入“350”，那么首先在其中一个单元格中输 (2) 选中该单元格，将鼠标指针移到该单元格右下角的填充控制点上，鼠标指针变成十字形状后，按住鼠标往下拖动，如图4.3所示。 (3) 拖动到要结束这列相同数
5、据输入的单元格，释放鼠标，即可得到一列相同的数据，如图4.4 所示。提示：不仅可以向下拖动得到相同的一列数据，向右方向拖动填充也可以得到相同的一行数据，此外，如果选择的是多行多列，同时向右或者向下拖动，则会同时得到多行多列的相同数据。实训2 使用自动填充输入日期如果要输入一行或一列连续的日期，使用自动填充序列输入就非常方便，其操作如下。(1) 在一列单元格中输入起始日期，如3 月1日，如图4.5 所示。 (2) 选中该单元格，拖动填充控制点到相应的单元格，在拖动过程中，会显示当前所在单元格将填入的数值，如图4.6所示。 (3) 释放鼠标即可得到一组自动填充的序列数据，如图4.7所示。实训3 设
6、置单元格数字格式的应用例如，要在单元格中输入一个18 位数字的身份证号，默认情况下，输入完成后，会以科学记数法来显示该数字，这样就看不出身份证号的效果，如图4.8 所示。那么如何让其显示完整的身份证号呢？下面介绍其具体方法。(1) 在输入数据前，选中要输入身份证号的单元格，如图4.9 所示。 (2) 选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，在【分类】列表框中，选中【文本】项，如图4.10 所示。(3) 单击【确定】按钮，返回到工作表中，然后按照常规方法输入相应的身份证号码，这时就不会以科学记数法显示该数字了，如图4.11 所示。4.2 单元格格式化相关实训对工作表进行编辑主要是
7、针对单元格、行、列以及整个工作表进行的包括撤销、恢复、复制、粘贴、移动、插入、删除、查找替换等操作。在针对单元格、行、列以及整个工作表进行编辑之前，首先应该选定要编辑的内容。下面是一些常用的选择方法。(1) 若需要编辑的内容是单元格，可以单击该单元格，使其成为活动单元格。(2) 若要编辑的内容是一行或一列时，可以单击行号或列号来选定一行或一列。(3) 若要选定整张工作表时，可以单击第A列左侧的空框，就可以选定整张工作表。(4) 若要选定指定的连续的单元格，可以将鼠标指针置于要选择范围的第一个单元格上，按住鼠标左键不放，拖动鼠标来选择需要的单元格，然后松开鼠标。(5) 如要选择不连续的单元格，可
8、以按住Ctrl键，再按上述步骤选择单元格范围即可。(6) 若要选取整列，只要将鼠标指针移到该列的列标处，当鼠标指针变成向下的箭头形状时单击鼠标，就可以选取该列。同样要选取整行，只要将鼠标指针移到该行的行号处，当鼠标指针变成向右的箭头形状时单击鼠标，就可以选取该行。实训1 移动或复制工作表如果要移动工作表，操作方法如下。(1) 选择要移动的工作表的标签，使之成为活动工作表，如图4.12 所示。(2) 选择【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框，如图4.13 所示。 (3) 在【工作簿】下拉列表框中，选择要将工作表移动到当前打开的那一个工作簿中。(4) 在【下列选定工作
9、表之前】列表框中，选择移动到工作簿后工作表的位置。(5) 单击【确定】按钮即可。如果要复制整张工作表，可以执行以下步骤。(1) 单击要复制的工作表的标签，使之成为当前的活动工作表。 (2) 选择【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开如图4.13 所示的对话框。(3) 在【工作簿】下拉列表框中，选择要将工作表复制到当前打开的那一个工作簿中。(4) 在【下列选定工作表之前】列表框中，选择放置复制的工作表的位置。(5) 选中【建立副本】复选框，单击【确定】按钮。实训2 设置列宽或行高在默认情况下，单元格以一个默认的数值作为列宽。由于单元格中数据的长度不同，所以有时候行高、列宽就显得不太合适，有的列
10、过窄，有的列又太宽，有些浪费空间，因此可以调整单元格的行高或列宽。调整单元格的列宽或行高方法如下。(1) 选择【格式】|【列】|【列宽】命令，打开【列宽】或【标准列宽】对话框(这里以【列宽】对话框为例)。(2) 在【列宽】文本框中输入数值，如输入“20”，如图4.14 所示。(3) 单击【确定】按钮，此时，每列单元格都以更改后的情况向标准列宽靠拢。同样，选中要调整行高的任意一个单元格(当然，选中多个也可以，只要选中的单元格在该行即可)，然后选择【格式】|【行】|【行高】命令，再在【行高】文本框中输入数值。最后单击【确定】按钮，即可以设定行的高度。如果选中的单元格分布在多个行，那么在【行高】对话
11、框的设置会同时改变多个行的行高。提示：使用【列宽】对话框调整列宽时，调整的是选中的单元格的列宽，而使用【标准列宽】对话框调整的是整个工作表的标准列宽。此外，将鼠标指针移到要调整宽度的列的右侧边框，鼠标指针变成形状，按下鼠标并拖动就可以改变列宽，随着鼠标的移动，有一条虚线指示此时释放鼠标左键时列的右框线的位置，并且指针的右上角也显示出此时的列宽。调整行高也可以使用与此类似的方法。另外，也可以在鼠标指针变成形状后，拖动鼠标到适当位置后释放鼠标，即可改变单元格的宽度。如果要调整最适合的列宽，将鼠标指针移到要调整宽度的列的右侧边框，鼠标指针变成形状后双击鼠标，列宽就会自动调整到最合适的宽度。同样，用鼠
12、标双击单元格的行号处的下框线，该行就会按单元格的内容自动调整到最合适的行高。实训3 制作一个旋转文字的课程表单元格中的文字也可以进行排版操作，如设置文字水平对齐、垂直对齐和文字方向等。水平对齐方式除了可以使用工具栏上的对齐按钮进行设置外，也可以打开【单元格格式】对话框，切换到【对齐】选项卡进行设置。单元格文字的方向不仅可以水平排列和垂直排列，还可以旋转。下面介绍使用旋转文本功能制作一个旋转文字的课程表。(1) 在工作表中的相应单元格中输入以下的数据，然后选择星期一到星期日所在的单元格，如图4.15 所示。(2) 选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框，切换到【对齐】选项卡，在【
13、方向】选项区中，用鼠标拖动文本的指针指向的度数为45 度(或直接在微调框中输入数值45)，如图4.16 所示。 (3) 单击【确定】按钮，设置了文字方向的效果如图4.17 所示。 (4) 选中输入有数据的单元格，然后选择【格式】工具栏中的【边框】右边的下拉按钮，在弹出的列表中单击【所有框线】按钮，如图4.18 所示。 (5) 单击【格式】工具栏中的【居中】按钮，把数据居中排列。(6) 选择【文件】|【打印预览】命令，切换到【打印预览】视图，即可看到旋转后的课程表的效果，如图4.19 所示。实训4 设置表格的底纹和图案如果希望为单元格背景填充颜色，可以使用【格式】工具栏上的【填充颜色】按钮来完成
14、。如果希望为单元格背景填充图案，则要在【单元格格式】对话框的【图案】选项卡中来完成。此外，也可以使用“自动套用格式”功能来填充相应的颜色。下面介绍在【单元格格式】对话框的【图案】选项卡中来设置表格底纹的方法。其具体操作步骤如下。(1) 选中要填充背景的单元格或单元格区域，如图4.20 所示。(2) 选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框。(3) 切换到【图案】选项卡，在【颜色】区域中选择需要的颜色，即可用这种颜色填充所选定的单元格区域，如果希望为单元格的背景设置底纹图案，则需打开【图案】下拉列表，然后选择合适的图案，如图4.21 所示。 (4) 单击【确定】按钮，返回到工作表中
15、，即可看到设置所选单元格底纹和图案的效果，如图4.22 所示。实训5 设置单元格的特殊显示方式设置单元格的特殊显示有很大的作用，例如，有一个成绩表，如果有分数高于96分的，可以用特殊的格式(颜色或字体)来显示，其具体操作方法如下。(1) 选中显示分数的所有单元格，选择【格式】|【条件格式】命令，如图4.23 所示。(2) 打开【条件格式】对话框，如图4.24 所示。(3) 在【条件1(1)】下拉列表框中选择【单元格数值】，在其右边的第一个下拉列表框中选择【大于】，在其右边的第二个栏中输入96，如图4.25 所示。(4) 单击【格式】按钮，显示【单元格格式】对话框，切换到【字体】选项卡，设置字形
16、为加粗，如图4.26 所示。切换到【图案】选项卡，在【颜色】列表中选择一种颜色，作为单元格的背景，如图4.27 所示。 (5) 设置完毕后，单击【确定】按钮，关闭【单元格格式】对话框，回到【条件格式】对话框，再单击【确定】按钮，即可使用特定的格式显示分数大于96 的单元格了，如图4.28所示。提示：如果要想删除条件，只需在【条件格式】对话框中单击【删除】按钮，打开【删除条件格式】对话框，然后选择要删除的条件，再单击【确定】按钮即可。4.3 公式和函数相关实训公式和函数是Excel 的一个重要功能。公式是在工作表中对数据进行分析处理的等式，它可以对工作表数值进行各种运算。函数是一些预定义的公式，通过使用一些
