《秘书学》山西农业大学大三

《《秘书学》山西农业大学大三》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《秘书学》山西农业大学大三（48页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、小孟子的复习资料 绝密（秘书）秘书实务柴世民老师公共管理学院联系方式：13403549579 6289801教学目的了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。教学重点与难点一、教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用4、技能训练二、教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能3、案例分析1.1 秘书的定义、分类及层次1.1.1 “秘书”词义的演变宫中秘藏之书 ： 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。职务之称: 秘书工作人员,是从清末开

2、始的,这是现代秘书概念的源头。社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。认识秘书毛泽东的秘书胡乔木，1941年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。 田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任。联合国历任秘书长联合国第一任秘书长赖伊、第二任达格哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹，第四任秘书长库尔特瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷斯德奎利亚尔联合国第六任秘书长加利、联合国第七任秘书长安南和新当选的联合国秘书长潘基文。1.1.2 秘书的定义所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与

3、主管制定的行政性任务的人员。1.1.3 秘书的职业特色 1.直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2.稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3.知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。4.年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。5.女性化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势

4、，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。1.1.4 秘书的分类按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 秘书职业资格证书封面秘书职业资格证第二页1.1.5 秘书的层次1、以职务划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、股长、科员、办事员2、依据秘书国家职业资格证书制度，秘书层次可分为五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。3、秘书培训教材及教授内容：（1）以秘书国家职业标准和秘书国家职

5、业资格培训教程为依据。（2）秘书职业考核的内容包括：职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务四方面。（3）涉外秘书增加外语考试部分。全美秘书协会标准：1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交家一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟读各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 1.2 秘书部门1.2.1 秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息

6、调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 秘书机构图（缺图）1.2.2 秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图：1.2.3 秘书部门的基本特征从属性秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。中介性在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。综合性秘书

7、机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。1.3 秘书工作1.3.1秘书工作内容与形式办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。1.3.2 秘书工作的特点从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。 被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。 事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。机要性指秘书工作的机密性和重要性。1.3.4 秘书工作的作用枢纽作用秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方

8、的枢纽。参谋助手作用秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。 形象作用秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。1.3.5 秘书工作的发展趋势逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统 逐渐走向秘书工作科学化的道路1.4 港台及国外的秘书工作1.4.1 香港秘书工作1、香港秘书分类（1）高层次秘书，他们是上司的直接重要助手，其职责是全面辅佐上司。其中层次最高、职权最大的是公司秘书（也有称行政总管）和董事长秘书。从事这一工作需要5年以上工作经历，并通过英国特许秘书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。

9、（2）一般事务性秘书。2、香港秘书具有的职业观念（1）服从上司（2）忠诚公司（3）处理好人际关系（4）以处理事为主务1.2台湾秘书工作1.2.1 台湾秘书的必备条件1、传统标准外形利落出色学识涵养丰富个性成熟稳重2、新增标准有问题时，能自己找答案有情绪时，能自行排解不断给自己找机会随时站立在旁（主管随叫随到）话不多但很中听做事很有分寸凡事能察言观色能设身处地地考虑问题能扮黑白脸有公关能力1.2.2 台湾的秘书职衔传统秘书职衔：行政助理 助理秘书秘书 资深秘书 执行秘书 主任秘书外商对秘书职业的分类打字员 接待员 速记员操作员新世纪秘书的普遍头衔行政助理协调员行政专员资讯 专员行政处长行政经理行

10、政总监1.4.3 英国秘书职责1、市政府秘书的职责：上午九点开始，与上司对照各自的日程表剪报 充好咖啡，送给上司及来宾饮用速记上司口述指示复信接听电话使用办公设备接待来访处理邮件分发文件2、英国公司秘书职责速记上司的口述指示打字接待来客文件归档记账烧煮咖啡或者茶拆阅文件寄发邮件记录来电安排工作日程秘书标准表达能力要求急事慢慢地说，大事想清楚再说，小事幽默的说，没把握的事情小心的说，做不到的事不乱说，伤害人的事坚决不说，没有发生的事不胡说，别人的事谨慎的说，自己的事怎么想就怎么说，现在的事做了再说，未来的事未来说。 1.4.3国外秘书工作的发展趋势由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化 秘书人员

11、的高学历、秘书工作的永业化1.5 技能训练【训练目标】通过训练，熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能。【案例分析1】季市长与他的秘书分析思考：1、 通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人市长的秘书老许”2、从案例中可以看出徐秘书在幕后的辛勤工作，对领导人及市长起了哪些积极作用？3、若你担任市长秘书，要产生像徐秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？【案例分析2】 交印分析思考：1、案例中老陈这个人物给你怎样的启示？2、老陈为何迟迟不交印盒的钥匙？ 3、小刘是一位合格的机要秘书吗?问题讨论1.你

12、对秘书这一职业是怎么看的? 2.秘书工作的原则有哪些? 3.秘书工作有什么作用? 4.秘书工作的发展趋势是什么? 祝学习进步！会务工作1 会议概述2 会务工作流程3 会务工作具体内容4 常用会议的组织程序5 会见与会谈6 技能训练教学目的：通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学重点与难点：1、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。2、教学难点会议方案的制作；会场的布置；会议组织 案例分析；技能训练。案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬

13、邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失

14、误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？1 会议概述1.1 会议的涵义（一）是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。（二）是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。1.2 会议的要素1.3 会议的种类1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性 、专题性、综合性。3.按时间分：定期和非定期。4.按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会。5.按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。1.3会议的作用 1、实施领导的重要工具 。2、领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。3、各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。1.4会议地点选择的要求交通便利，选择距领导