《档案资料管理制度（3篇）.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案资料管理制度（3篇）.doc（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、档案资料管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照建设工程文件归档整理规范等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。（1）归档范围主要为工程和设备档案资料。a.工程档案是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测
2、报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。b.设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和
3、安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。（2）档案保密制度a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。c.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。d.对确已无保
4、存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。（3）档案工作人员岗位职责a.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。b.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。c.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。d.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。e.办理领导交办的其他档案业务工作。（4）档案管理制度a.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。b.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与
5、档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便c.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。d.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。e.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。f.档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填
6、写好卷内目录。（5）档案安全制度a.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。b.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。（6）档案资料查阅利用制度a.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。b.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期
7、归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。c.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。d.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。e.查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。（7）档案的收集a.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。b.工程档案资料按项目收集，档案应按系统分类统
8、一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。c.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。d.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。e.勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。f.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。g.本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，
9、统一积累和集中保管。档案资料管理制度（二）一、项目部指定档案管理工作（资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。二、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的资料，确因工作需要，须经部门负责人批准同意后方可查阅。三、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便。四、做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、放阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。五、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。六、档案室统一管理本项目部的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工
10、过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收资料。七、项目部档案人员变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记、并办理移交手续。档案资料管理制度（三）1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。5.档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取
11、措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。6.对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。档案借阅制度为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。3、在借阅档案时，应做到以下几点：（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；（2）应该爱护档案，不得遗失；（3）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记
12、录。7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。档案统计、鉴定和销毁制度为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。1.档案统计1.1对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。1.2统计工作应认真、求实、准确、及时。2.档案鉴定2.1档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。2.2鉴定小组的任务。负责制定学校档案档案保管期限
13、表，对到期档案提出存、毁意见。3.确定档案保管期限的原则3.1对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应永久保存。3.2凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。3.3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4.鉴定工作应定期进行。5.档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改补充。6.销毁档案程序6.1鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管领导审批。销毁清册及报告的档案应保存。6.2销毁档案时，由单位派二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对学校
14、造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。档案员岗位责任制度1.热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。2.及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。3.制订学校档案工作计划和长远规划。4.制定各项档案管理制度。5.负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。6.参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。7.做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。8.认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。9.做好档案的统计鉴定工作。10.加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。11.对学校内部科室、所
15、属单位档案工作进行培训、监督和指导。12.加强档案保密工作，严格遵守保密制度。档案员职责一、认真学习贯彻执行档案法和档案法实施办法，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。二、努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。三、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。四、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。五、做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。六、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。七、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。八、坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。档案工作分管领导职责一、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求。二、组织制定本单位档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。三、组织召开本单位档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，及时帮助解决存在的问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。四、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。五、组织开展对本系统和所属单位的档案工作的监督和指导。六、积极主动地与档案
