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1、XX公司（含XX分公司）费用报销及审批程序制度（讨论搞）前言目前XX公司在北京成立了XX分公司，由于人员结构的变动、办公地点的分散等原因，集团公司原有的一些财务制度已很难符合实际情况，为此，XX公司申请备案的财务制度已达近20项之多。为了加强财务管理、规范费用开支、报销行为，有效控制和节约公司费用支出，提高工作效率，现对XX公司（包含XX分公司）部分费用报销及审批程序制度重新加以整理规范，望广大员工认真学习，严格遵守。总则1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据集团财务管理制度的有关规定，制定本制度。 2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、伙食补助费
2、、通讯费、办公费、车辆使用补贴费及其他费用等。3、本制度适用对象为XX公司、XX分公司总经理及以下人员。备用金借支程序 4、管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须经财务部和总经理认可。目前XX公司实行备用金定额制度的部门及人员有：1）项目经理 最高限额 5000元2）各部门技术经理 最高限额 20000元3）办公室主任 最高限额 50000元 4）生产部长 最高限额 20000元以上部门及人员在XX分公司成立财务部后可根据实际情况取消或降低最高限额。5、备用金借支程序：借支人填制借支单
3、，按规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记账凭证上签字。借支5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。6、备用金实行平时实报实销，补足额度管理。每年12月31日前，除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。7、借支单是财务账务处理的依据之一，除当日借支当日归还的以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。 8、备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。费用报销程序 9、费用报销
4、程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，按规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。10、对原始票据的要求：根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国发票管理办法，结合报销凭证管理上的实际情况，特做出如下规定：1）所有票据必须是合法的正式发票。合法的原始凭证指：套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部门票据监制章和解放军总后勤票据监制章的票据；行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票
5、据；国家交通、水电等部门的专用票据。2）取得合法原始凭证时（包括定额发票），应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求：准确填写付款单位的全称及付款日期；详细填写经济业务内容、单位、数量、单价、金额不允许涂改，字迹清晰，票面整洁，大小写必须相符；票据上必须盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”，且有收款人签名（或盖章）；购物发票出现“办公用品”、“计算机配件”、“书籍”等，必须附有加盖与票面相同印章的购物清单和验收手续；发票上的任何一栏内容均不能任意涂改，若有错误，应要求开票部门重开或在发票上更正，更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章，发票大小写金额应一致，金额有差错，不得更改，必须重新
6、开具发票；发票或收款凭证应为当期发票，目前普通发票代码数位为12位、发票号码为8位。3）取得的原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况，财务部门一律不予报销：发生费用时间不同，发票有连号、倒号现象；同职员或不同职员跨月报销，发票号码相近；发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清； 以收据、白条、假发票等不合规的票据报销； 以过期发票报销；公务中因个人原因违章的罚款单据；有疑点或价格明显有出入的票据；发票时间与会计年度不符；单位名称不详、实物名称抽象笼统、手续不全的票据； 除以上情况外的其他违规行为。报销不符合规定的发票造成的损失将追究直接责任人责任，情节严重者则上报集团处理。 4）采用集团统一印制
7、的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，不能混合粘贴，便于归类计算和整理。交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。5）当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。 6
8、）不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。11、费用报销后，由财务部记入相关费用登记簿，按月上报财务总监审核。12、备用金借支和费用报销的审批权限： 本着计划管理、分级负责、层层把关的原则，由各部门主管（指部门经理或经授权的部门副经理、部门部长或总监，以下所称部门主管含义同此）负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务总监（或经授权的财务主管人员）对报销票据的合法性进行二级审查；费用开支一律经总经理（或经授权的经营副总）审批后方可报销。出差补贴标准13、定义：出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享
9、受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。14、公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。15、公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。 16、国内差旅费开支基本标准见附表：开支范围基本开支标准一、外埠差旅费1、车票、机票、船票费用1、总经理、副总经理、总工程师：火车硬卧、公路快客、二等舱以下（含二等舱）轮船，必要时可乘坐飞机，乘坐飞机只给予报销
10、经济舱机票2、其他工作人员：火车硬卧、火车硬座、公路快客、三等舱以下（含三等舱）轮船。火车特殊情况下可乘坐软卧，但必须事先报总经理批准。2、保险费飞机保险为20元；汽车或轮船保险最高为10元；不予报销火车保险3、订票手续费平时最高30元/张；春运、五一、十一最高50元/张4、退票变更费用总经理批准实报5、宿费1、工人：特类地区不超过60元/天；其他地区不超过50元/天2、部门经理（含）级以下的干部及职员：特类地区不超过100元/天；其他地区不超过70元/天3、工程监理、项目经理、安全员、维修员：临时出差按上述第2条款执行；长驻不超过40元/天4、总经理、副总经理、总工程师：特类地区不超过200
11、元/天；其他地区不超过150元/天5、总经理特殊事务出差实报实销6、负责XX地区工程的项目经理，工程所在地在近郊或离家较远的，由总经理批准，可按上述外埠出差标准报销住宿费7、地区分类：特类地区：深圳、北京、上海、广州、珠海；其他地区8、公司派驻上海、西南、广东公司人员住宿费标准由各公司制订，报集团公司批准后执行6、宿费附加费用凭据实报7、交通费1、工人、司机除外的人员给予凭发票报销30元/天的市内交通费；2、项目经理、工程监理等长驻人员经予凭发票报销200元/月的市内交通费8、寄存费携带公司物品凭据实报实销，但事先应请示主管领导。9、出差补助1、项目经理、监理：40元/天2、除押运人员、组装厂
12、员工、组装厂干部、司机、项目经理、监理之外的人员：不超过50元/天3、小车司机：25元/天；停车费凭据报销；目的地超过400公里以上每公里0.06元4、货车司机：实行伙食、住宿、停车费全额包干，50元/每天；超过400公里以上，小货每公里0.1元，大货每公里0.15元，挂车每公里0.2元。5、押运人员：25元/天，到达目的地超过零点允许住宿一次，宿费标准按“外埠出差宿费-工人”标准执行。超过零点当天不再计算出差补助。6、组装厂一般员工：30元/天；集体伙食费自行负担。7、组装厂主任及主任以上干部：40元/天；集体伙食费自行负担。8、本补助仅指伙食补助，外埠出差市内交通按规定执行。9、补助天数按
13、出差实际往返天数计算。超8小时算一天（含8小时）；超4小时不足8小时算半天（含4小时）；不足4小时不计算。二、市内差旅费1、市内交通费凭相关车票报销；出租车费需总经理或经授权的经营副总批准2、加班餐费XX地区经总经理或经授权的经营副总批准报销；北京地区同时还需要由部门经理（或经授权的副经理）批准，每日下班前将加班人员表报北京公司财务部备案，晚上加班超过2小时补助10元，白天加班超过4小时补助10元，超过8小时补助20元。3、误餐补助费1、市内及卫星城市当日往返出差，超过4小时沈阳地区补5元、北京地区补10元误餐费；超过8小时沈阳地区补10元、北京地区补偿20元误餐费。2、负责XX地区的项目经理
14、，每天补助15元（含误餐费和市内交通费）总经理批准报销注：会务出差，如会务费中包括食宿费用，则不再另报补助费；如不包括食宿费，则按标准正常报销补助费。 会务报销时，应附会议通知书。考虑到全国各地住宿实际情况的不同，为避免因住宿标准制订过低，给住宿带来困难，不利于工作开展，给公司形象带来负面影响及增加个人负担，个人单独临时性出差实际住宿费高于相关规定包干住宿标准的，如住宿费用未超过本条上表规定标准一倍的将被视为合理住宿，允许按实报销；公司员工应尽量选择低星级的宾馆或酒店住宿，以减少开支。17、出差人员的住宿费在住宿标准内据实报销，超支部分自理，规定标准内节约部分按60%返还。公司员工出差无住宿发
15、票的，按实际住宿天数，每人每天按照规定住宿标准的50%给予补助。但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助。18、出差人员当日有招待费发票的，当日不计算伙食补贴；招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，招待费发票未注明日期的，一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补贴；出租车票必须注明往返地点、用车事由及日期，否则不予计算交通补贴。19、公司员工出差夜间（指晚8时至次日凌晨7时）连续乘坐硬坐火车超过8小时以上的，可给予夜间乘车补贴，补贴标准为票价的50%。20、长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报财务总监及总经理或经授权的经营副总审批后，按票价的50%报销。21、公司员工随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行；公司员工
