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1、 合肥工大监理公司工程施工监理资料管理办法 第1 页 共11 页合肥工大建设监理有限责任公司工程施工监理资料管理办法一、 编制说明为了加强对工程施工监理资料的统一管理，提高监理资料规范化程度，根据公司实际情况制订本规定。1本规定所述监理资料档案指监理过程中收集、整理的全部资料。监理资料不同于业主的管理文件，也不同于承包商的竣工文件，它是监理工作全过程，即三控、二管、一协调过程中留下的文字、图表、音像等资料，是工程建设档案的重要组成部分。2监理档案资料应做到全面、准确、细致、具体和系统。对资料的收集、整理不应有主观的偏废和取舍，在监理工作过程中，凡一切有价值的数据、文字和音像资料，包括工程文件、
2、记录、指示、报告、函件、批件都应整理归档，而且应按规定格式分类，使其明了、清晰。二编制依据1、基本建设项目档案资料管理暂行规定国家档案局、国家计委1998年3月17日。2、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)。3、照片档案管理规范GB/T11812-894、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）5、建设工程监理规范（GB50319-2000）6、公路工程竣工验收办法交通部19951081号通知。7、公路工程质量检验评定标准（JTJ071-98）8、公路工程监理规范三适用范围1、房屋建筑工程和市政工程；2、公路工程；3、适用于施工阶段监理资料的分类、收
3、集、整理、验收移交各个环节。四监理资料的分类 （一、）监理资料的分类体系监理资料有多种分类方法，按资料来源可分为来自于业主及设计的资料、来自承包商的资料、来自于监理公司和监理部自身的资料；按资料内容可分为监理依据资料、监理过程控制（进度、投资、质量控制等）资料、其它资料；为了便于统一管理，监理资料整编统一采用附表 （监理资料档案归档内容（范围）目录表） 所示目录体系,各项目可根据具体情况适当进行调整。（二、）监理过程资料收集、整理及目录化（台账化）管理的具体要求1、 监理资料管理工作实行总监理工程师负责制，各项目监理部应落实人员负责信息资料的管理工作，监理部各专业监理工程师都应为监理资料管理规
4、范化尽职尽责。监理人员调离时要做好资料交接工作。2、在编制监理规划时，应对项目进行单位、分部、分项工程划分；并按本项目特点进行资料体系分类、详细策划；在监理过程中，监理档案资料可按建设项目、单位工程、分部工程、分项工程组织归档。3、所有资料均应按附表（监理资料档案归档内容（范围）目录表）归入对应目录按文种时间的先后顺序建立台账；4、文档类资料（如通知、会议纪要、月报等）采用流水台账（附录）；5、工程报验类资料采用规定格式的台账（当业主有统一要求时按业主要求，业主无要求时按附录要求）；6、监理资料应随工程进展同步整理并登录相应台账；台账与对应资料一同归档；7、项目监理部应利用计算机进行资料辅助管
5、理，将信息、资料和各类管理台帐输入计算机，完工后刻入光盘存放。8、每月应汇总当月主要台账并在监理月报中反映，主要台账包括：1、）监理指令或通知一览表；2、）会议纪要一览表；3、）工程变更一览表；4、）工程计量支付一览表；5、）工程进度计划统计表；6、）进场材料报验台账；7、）工程验收台账；8、）其它报验台账。 监理资料有多种分类方法，按资料来源可分为来自于业主及设计的资料、来自承包商的资料、来自于监理公司和监理部自身的资料；按资料内容可分为监理依据资料、监理过程控制（进度、投资、质量控制等）资料、其它资料；为了便于统一管理，监理资料整编统一采用附表（监理资料档案归档内容（范围）目录表）所示目录
6、体系,各项目可根据具体情况适当进行调整。五、 监理竣工文件编制、验收移交1、公路工程按公路工程竣工文件编制办法要求执行。业主档案馆有具体要求时，如业主提供了 工程竣工文件编制办法，应按业主要求执行。2、 房建及市政工程监理资料质量应符合建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）第4.2条（归档文件的质量要求）规定，真实可靠、分类有序、字迹清楚、签字齐全、不得弄虚作假、擅自涂改。3、 照片档案的整理可按下述要求进行：1、）照片应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工典礼和工程实体及其施工过程中反映重大事件、工程质量、隐蔽工程使用新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。2、）凡归档的
7、照片应有文字说明，其中包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。说明应文字简洁，语言通顺，一般不宜超过200字。时间用阿拉伯数字表示，采用“. . ”形式表示如：2003.4.33、）照片、底片要分类、分组存档，每组要有总说明。总说明要注明本组照片的起止编号，总说明要打印后贴在本组第一张照片的前面。分说明可以手写，但字迹要工整，不许涂改，也可打印后贴上。4、）说明采用横写格式。格式如下：照片号/底片号 : 拍摄时间:参见号: 摄影者:文字说明: 5、）底片及照片均应编号。底片用铁笔在胶片乳剂面边处以横排阿拉伯数字编号，照片在背面左上角用阿拉伯数字编号。6、）照片与对应的底片宜置一处。照片
8、档案的底片应放入底片袋中保管，底片袋的右上方应标明底片号，照片及其文字说明应一同整理，并与对应的底片一起固定在照片档案芯页上，组成案卷，照片案卷芯以30页左右为宜。照片、底片应采用干燥箱保管。7、）卷盒、卷皮、目录等（1） 卷内目录以照片的自然张或组单元排列。（2） 照片题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明综合成照片名称，照片题名最多不应超过50字，且须打印。可以一组照片填写一个题史。（3） 参见号指本照片反映的内容与某卷有关联，需结合起来看，如质量事故处理照片，与施工记录、检查表等档案文件有关，此文件档案的档号即为参见号。（4） 备考表，说明本卷所存照片及底片的张数，照片的分组
9、情况等。卷内备考表应放在案卷的最后一页。4、房建及市政工程监理资料验收移交时对需向业主和城建档案馆移交的资料应按建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）第5条（工程文件的立卷）的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）附录B、C、D、E式样。5、资料装订统一要求采用棉线，订结在背后，资料编号统一要求标在资料右下角，号码距右纸边2.0,下线边1.5,采用碳素笔正楷字书写或打号机打号。6、监理档案资料应在项目竣工验收前整理完毕，由项目监理部根据本项目特点打印出归档详细目录（按附录监理档案归档移交签证表
10、统一格式），由总监理工程师审核验收，报公司总工室审查批准。经公司审查批准的监理档案资料才能办理移交归档手续。7、经公司审查批准的监理档案资料应及时办理移交归档手续。移交工作必须办理签证手续，签证表按公司统一格式（见附录 监理档案归档移交签证表）进行。8、原则上所有监理文件资料均需移交公司资料室归档；需移交业主方（包括城市建设档案馆）的资料一般只是监理部文件夹包含的资料；业主、设计方资料、施工报审类资料一般只在公司档案室归档。 9、所有资料在移交公司档案室归档之前不得销毁。资料的销毁由档案室按档案管理办法（GDJL.QW.COP01.03）执行。资料保管期限分为永久、长期、短期、临时四种。永久指
11、永久保存；长期指资料保管期限与工程使用寿命相同；短期指20年以下；临时指项目完成工程验收和竣工结算解除缺陷责任时，但一般最小不少于2年。监理资料归档内容（范围）目录表第 1 页 共 3 页序号归 档 文 件档案接收单位备注公司业主档案馆一业主及设计方资料一般以建设项目组卷（一）工程报建类资料1建设工程规划许可证及附件临时永久2建设工程施工许可证临时永久3工程质量监督手续临时长期（二）招投标文件及合同1工程施工招投标文件临时长期2工程施工合同临时长期3工程监理招投标文件临时长期4（三）业主函件短期（四）质量监督站文件短期长期（五）设计文件1工程地质勘察报告临时永久2设计图纸及说明临时长期3施工图
12、审查意见临时长期4设计变更文件临时长期（六）其它注：业主及设计方资料在监理过程中收集整理，项目结束时一般只在公司档案室归档。业主及城建档案馆的资料由业主自行办理。 监理资料归档内容（范围）目录表第 2 页 共 3 页序号归 档 文 件档案接收单位备注公司业主档案馆二监理部资料（一）监理前期资料一般以建设项目组卷1工程监理委托合同长期长期2项目监理机构组成任命文件及人员名单长期长期3监理规划短期长期4监理实施细则短期长期（二）监理过程资料1项目监理日志长期一般以建设项目组卷2个人监理日记短期一般以建设项目组卷3旁站记录长期长期以单位工程组卷4涉及工程结构安全及使用功能的平行检验抽检资料（包括见证
13、取样）；长期长期以单位工程组卷5监理指令（通知）及回复长期长期一般以建设项目组卷6监理会议纪要及各类交底记录长期长期一般以建设项目组卷7监理联系单及备忘录长期长期一般以建设项目组卷8监理月报、季报、年度、专题总结报告短期长期一般以建设项目组卷9分部工程、单位工程质量评估报告；长期长期一般以建设项目组卷10监理工作总结报告长期长期一般以建设项目组卷11照片影像资料短期一般以建设项目组卷12ISO体系运行记录文件临时一般以建设项目组卷13其它注：这部分监理资料验收移交时对需向业主和城建档案馆移交的资料：1、房建及市政工程应按建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）第5条（工程文件的立卷）的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用建设工程文件归档整理规范附录B、C、D、E式样。2、公路工程按业主提供的 公路工程竣工文件编制办法的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案
