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1、制度2021年品牌顾问公司文件管理办法单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年品牌顾问公司文件管理办法品牌顾问公司文件管理办法第一节 公文、合同、客户档案管理第五条 公司的档案管理工作遵循规范化、制度化、科学化;第六条 合同、客户付款凭证等重要文件需及时交于公司负责人处统一保管，员工不得擅自留存、更不得擅自复印、扫描和其他任何形式的备份;第七条 每个项目收尾时，必须将项目文件、客户资料等所有资料交于专人处统一保管，要安全保密，不得随意堆放，严防毁损、散失，如出现问题视情况追究有关人员责任。第二节 公司外发资料管理办法第一条 公司外发资料指印刷版本的公司资料
2、和电子版本的公司介绍、项目建议书、报价等;第二条 公司资料的使用规定1)公司会对所有能够外发的文件进行不定期的更新，项目人员需按公司统一要求对外发送最新文件，不得外发任何其他版本和格式的资料;2)外发资料须经过公司审批，任何人不得随意发送任何公司资料。第三条 我方在对外提供资料时，须遵循以下流程：第一步：初步接洽的客户，首先由前台登记对方单位、人名、职务及联系方式;第二步：前台核实确认身份后，将客户信息登记表.pdf或医院导向系统应用导入前实施环境调查表.pdf以传真或邮件形式发给对方，请对方自行打印、填写，并发回传真;*我方接洽人员在发送传真时需登记发送客户信息登记表纪录;第四步：前台收到对
3、方发回的传真后，根据项目类别和所属区域转交相应项目人员;第五步：项目人员通过企业医院数据库检索是否有交集并跟进联系，根据需要发送相关公司资料。第四条 报价方案的使用规定1)目前公司对外公开报价有医院VI设计套餐报价单-北京企业)、医院标识系统规划设计报价单-北京企业)、医院VI成品印刷报价单-北京企业)等三个文件;其中医院VI成品印刷报价单-北京企业仅发给老客户;2)若客户在收到套餐报价后，需定制个性化报价方案，项目负责人需填写医院VI定制价格与内容明细-北京企业.ex.，在公司统一报价完毕后，再外发给客户;3)未经公司允许，任何人不得擅自报价。第五条 资料的发送1)公司资料或者报价必须由指定
4、的项目负责人通过公司指定邮箱发送，同时抄送至XXX.PMCEO.COM，且保存在邮件服务器上，具体规定见第五节 电子邮件管理制度;禁用或msn发送报价及任何项目方案;2)公司资料、报价方案、项目方案、合同等文件的外发格式一律为.pdf格式，任何人不得外发任何其他格式的文件;3)邮件(传真)发送成功后，项目负责人须于当日内以电话或短信形式告知对方。第三节 电脑中文件的管理制度第一条 所有公司的重要文档保存在本地硬盘的D、E分区上;第二条 保持机器内部文件的整齐有序，员工个人必须建立清晰明确的文件管理系统，按照大项类别、客户名称、项目名称、文件类型等进行清晰的分类;第三条 每月必须整理文件夹，及时
5、清理不需要的过期文件和垃圾文件，保持文件的时效性;第四条 每次项目最终完成，设计师需按项目名称将设计文件进行光盘刻录予以备份，并交由设计总监统一保管;保管时须按照序号整理光盘，时间、内容、命名准确清晰;第五条 公司将派专人不定期对员工电脑中文件管理情况进行检查，经提醒两次以上不合格者酌情每次处于50元罚款。第四节 文件的格式说明第一条 文件页面设置。统一规定为：“页边距”上下左右各为2厘米;行间距为单倍行距;页脚采用公司统一规定(如下示意)，不可自行添加或修改。第二条 字体、大小。中文：宋体10号;英文：Arial10号。第三条 规范页脚。对外：第四条 文件名称的定义。1.文件名由5部分组成：
6、客户名称+项目名称+文件内容+创建时间+创建人姓名;2.所有名称、姓名也可以用统一规定的缩略名代替;3.公司内部文件需加“创建人姓名”，外发文件则不加;对内文件命名示意：北大医院VI项目总结2021.6.1-Lisa，对外文件命名示意：北大医院VI设计方案初稿2021.6.1;第五条 公司外发的每类项目方案均有统一的文件模版，每次编写文档在模版中进行。格式不得任意变更。第五节 电子邮件管理制度第一条 公司内部管理制度、文件传送、日常联系采用电子邮件方式，提倡无纸办公;第二条 定期删除垃圾邮件，保存邮件到您的电脑上;(网管需要定期清理服务器数据，所以建议您使用OUTLOOK等软件把邮件接收到本地
7、电脑上);第三条 发送电子邮件，发件人在主题和附言中应简单明了写清内容，留下发件人的姓名、单位，使用附件时应加以提醒;使用群发时注意称谓和内容的恰当得体;第四条 邮件主题规范：1.外发邮件主题由4部分组成，客户名称+项目名称+邮件目的+“来自北京企业”;如：“吉林省中医院画册设计项目中文文字请确认-来自北京企业”;2.内发邮件主题由2部分组成，邮件目的+发件人姓名;如：“赴吉林省中医院差旅报销申请Lisa”;第五条 发送合同、报价等保密邮件时，发件人必须带签名模板，务必在个人签名模板之下增加保密条 款;第六条 邮件签名规范模板示意如下第七条 员工收到电子邮件后要在一个工作日内处理并回复，如遇到
8、特殊问题不能给发件人准确地答复，也必须告知对方已收到邮件，并尽快答复;第八条 如员工姓名在“收件人”一栏，必须回复发件人;如员工姓名在“抄送人”一栏，不必一定回复，可依据实际情况和信件内容酌情而定。物业经理人：. 篇2：医疗科技公司质量体系文件管理程序医疗科技公司质量体系文件管理程序一、目的：通过对质量管理运行过程中质量原始记录及凭证的设计、编制、使用、保存及管理的控制，以证明和检查公司质量体系的有效性，规范文件管理，保证质量记录的可追溯性，依据医疗器械监督管理条 例650号令、医疗器械经营监督管理办法局令8号、国家食品药品监督管理总局关于施行医疗器械经营质量管理规范的公告(2021年第58号
9、)等法规，特制订本程序。二、范围：本程序适用于公司质量管理体系运行的所有部门。三、职责：各有关部门按照质量记录的职责、分工，对各自管辖范围内质量记录的设计、编制、使用、保存及管理负责;质量记录的设计由各使用部门提出，报质量管理部审批后执行。质量管理部负责设计确定企业所需的通用质量记录(服务质量管理，工作质量记录、医疗器械质量管理记录、表格，凭证等);质量记录由各岗位人员负责填写，各部门应有专人负责管理，并按规定期限归档;质量管理部负责对全公司质量记录的日常检查，并对其中的不合格项提出纠正措施。四、内容：质量记录应符合以下要求：质量记录字迹清楚、正确完整。不得用铅笔填写，不得撕毁或任意涂改，需要
10、更改时应在更改处加盖本人名章 ，保证其具有真实性、规范性和可追溯性;质量记录可采用书面、也可用计算机方式保存，记录应易于检索。文字与计算机格式内容应保持一致：质量管理控制过程中，需明确相关质量责任的关键环节 质量记录应采用书面形式，由相关人员签字留存;质量记录应妥善保管，防止损坏、变质、丢失;应在有关程序文件中规定质量记录的保存时间;台帐记录和签名、盖章 一律用蓝或黑色;签名、盖章 须用全名。(6)记录编码：质量记录由质量管理部统一编码。质量记录的统一编码是XXXX-XX-XXX，即公司代码文件类别文件序列号;(7)记录的收集、编目、归档、保管、查阅和处理：各种质量记录应及时收集，年终汇总、编
11、目、归档，以便使用查阅;各种质量记录在规定保存期限内不得遗失或擅自处理;到期的质量记录需处理时，应报质量管理机构监督实施并记录;质量记录处理(销毁)记录保存10年以上;质量记录处理(销毁)记录见质量记录发放回收登记表;(8)应对以下质量记录进行重点控制管理;a)年度内部审核与实施考核记录b)质量文件发放回收与更改记录c)购进记录d)供方评定记录e)合格供货方名单f)首营企业与首营品种审批记录g)质量验收记录h)保管、养护与计量设备使用维护检查记录i)在库检查记录j)库存医疗器械养护记录k)库房温湿度监测记录l)销售记录(销售清单)m)医疗器械出库复核记录n)不合格医疗器械处理记录o)质量复检记
12、录及通知p)纠正和预防措施记录q)人员培训及考核记录r)员工培训档案s)顾客投诉处理记录t)质量记录处理(销毁)记录(9)支持性质量文件：质量管理体系文件管理制度。篇3：工程管理部资料与文件管理规定工程管理部资料与文件管理规定1、工程管理部工程资料与文件的收集整理与归档严格按照ISO9001规定的管理程序进行。2、工程管理部工程资料和文件必须体现工作责任的可追溯性，如出现追溯性不强或资料上分不清责任的情况，资料管理人员与相应工作环节的负责人员对资料工作和资料反映的相关工作环节负全责。3、工程管理部的工程资料与文件必须具有真实性、准确性和及时性，如出现资料失真或不准确、不及时的情况，资料管理人员与资料反映的工作环节负责人和相关环节的负责人对该工作负全责。4、工程管理部按月、季度、年度和以工程项目为单位对工程资料进行检查，并将检查结果纳入绩效考核。优质文档2
