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1、一 、总经理办公室业务职能概述总经理办公室是公司负责行政指令贯彻落实、部门协调及承担文稿、行政印章管理、档案管理、通讯管理、会议室管理、各种会议组织、前台接待及公司领导日常事务支持等行政工作的职能部门；负责根据集团公司下达的计划指标编制公司年度或季度生产经营计划，对公司各部门当月计划报表的审核和完成情况进行考核，完成公司各种专项计划的计划编制及考核以及公司各项经济运营指标的综合统计上报集团及政府部门的工作；负责公司内部审计工作，负责对企业内部各种经济活动进行监察，公司各项采购物资的招标及外购外协件的价格及合同审核工作和公司法律及工商事务管理工作；同时还负责公司日常接待、对外归口接待及与集团公司
2、和政府各级部门的事务对接工作。二 、行政管理室1.行政管理室职能行政管理室主要负责公司行政指令贯彻落实、部门协调及承担文稿复印、行政印章管理、综合档案管理、办公设备维修管理、会议室管理及各种会议组织等行政工作；负责公司各种办公用品、耗材、临时办公家具的采购；负责本部门工资核算、经费预算及各种报销费用的审核工作及公司来宾接待和客饭管理工作。2.行政管理室业务流程2.1文件管理：(1)外来文件编号登记总经办主任批阅行政管理室转相关领导批阅转批阅部门实施督办收回外来文件归档备查。(2)内部各部门报告采用总经办统一格式编号登记总经办主任批阅行政管理室转相关领导批阅督办返还各部门。(3)涉及到全公司重要
3、管理制度，管理规定、重大变更、调整、通知等，需要制成企业红头文件下发的流程：需申请制作红头文件部门填写报告本部门领导签字总经理审批行政管理室登记编号文件印制发放。(4)各部门以各自单位名义下发通知、业务联系单等，由部门领导同意签属意见分管副总经理审批同意下发。2.2印鉴、资料（营业执照、组织机构代码证、领导身份证等）管理（1）各类报表、对外报送材料用印各部门指定专人负责本部门领导审核行政管理室室主任审核用印。(2)印章的借用申请借用部门填写申请报告本部门领导签字总经办主任审批借用督促按期归还。(3)资料复印件的取用申请取用部门填写申请报告本部门领导签字行政管理室提供。(4)资料原件的借用申请借
4、用部门填写申请报告本部门领导签字总经办主任审批借用督促按期归还。2.3业务招待费用管理(1)各单位业务招待费用按关于2012年公司各分管领导及各部门业务招待费用的相关规定执行。(2)公司专务以上领导招待费用行政管理室整理、核算、登记总经办主任审核总经理审批。(3)外来人员在新厂餐厅用餐管理各部门指定专人负责本部门领导审核行政管理室整理、核算、登记总经办主任审核总经理审批。2.4办公用品、办公耗材、临时办公家具、印刷品管理(1)1000元以下办公用品及耗材各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核行政管理室统一在中标单位采购。(2)1000元以上办公用品及耗材各部门填报申请单本部门领导签字行政
5、管理室审核总经办主任审批行政管理室统一在中标单位采购。(3)临时办公家具各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核总经办主任审批行政管理室统一在中标单位采购。(4)印刷品各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核总经办主任审批行政管理室统一在中标单位采购。2.5 资料复印各车间、部门需要复印的资料：每套复印30份以下复印登记。每套复印30份以上行政管理室室主任审核复印登记。2.6会议室管理(1)各部门申请使用行政管理室根据会议规模大小及其重要情况安排。(2)行政管理室根据会议申请单位要求，或接待任务规格准备好会议室：席位卡、显示屏、投影仪、鲜花、咖啡、水果、纸巾、茶水、矿泉水等。2.7月生
6、产经营综合计划编制及考核流程月生产经营综合计划编制流程：各相关部门按总经办2012年2月13日关于“2012年各部门报送总经理办公室报表”的通知要求，报当月各单位计划报表审核各部门报表计划编制上报公司总经理审批通过下发执行。月生产经营综合计划完成情况考核流程：根据上月生产经营综合计划对计划内容完成情况的逐项落实各相关部门按总经办2012年2月13日关于“2012年各部门报送总经理办公室报表”的通知要求，报计划完成情况报表结合落实情况对各部门报表进行审核月综合计划完成情况编制下发每月15日根据综合计划完成情况，按云南CY集团经济责任考核办法（试行）进行考核（A值系数核算等）上报公司总经理审批对考
7、核结果下发执行。2.8档案借阅管理(1)各单位人员借阅档案按云南CY集团有限公司档案管理制度执行。(2)各部门借阅档案填写借阅申请表行政管理室办理借阅程序。2.9前台接待工作流程(1)来宾（办公楼各部门办事来宾）接待及时通知相关部门与相关部门共同安排好具体接待事宜完成接待任务。(2)来宾（公司专务以上领导客户）接待总经办主任根据领导安排陪同来宾至相关办公室完成接待任务。(3)行政管理室安排会议室（公司内部会议）接待根据要求提前做好会议前准备（准备会议室、投影仪、音响、咖啡、茶水等）会议中续水完成接待任务。(4)行政管理室安排会议室（公司外来客户或外宾）接待根据要求提前做好会议前准备（准备会议室
8、、迎宾、投影仪、音响、国旗、咖啡、水果、茶点、茶水等）会议中续水陪同参观完成接待任务。3.行政事务应急措施（1）树立应变意识，制定缜密方案。 在会议的组织服务中，我们按照“周密、严谨、细致”的办会要求，一是完善会务方案，防止出现“万一”。成功应对会议突发情况靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。召开会议前，严格按照流程就会议组织服务工作进行认真研究讨论。根据会议内容、议题、议程、会期长短以及人员多少，明确会议的要求，制定详细的会务工作方案。对规格高、规模大、人员多的大型会议，我们还从交通安全、车辆停放、供水供电、卫生安全等各个方面制定出具体方案。如有观摩考察活动，我们则提前对参观观摩路线反复踩点
9、，准确掌握观摩具体线路行程及观摩点情况。在观摩活动中，由会务人员打好前站，一旦出现突发情况能及时处置。二是细化应对预案，积极应对突发事件，及时解决相关问题。会务服务中，我们坚持多想几个“万一”，多设计几个“万一”，把会议各个环节可能出现的情况逐一分析，制定每个可能出现情况的应对预案。特别是大型会议和活动，针对交通、天气、卫生等方面可能发生的情况拟定不同情况的工作预案，保证出现突发情况及时应对。（2）做好防范准备，提高应变能力。大型会议和活动会期长、规模大、人员多，会议期间活动较多，不可预期的因素也多，往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备，保证临变不惊、处变不乱。在会议组
10、织服务中，我们积累了以下四点经验：一是名牌多备。出席会议的领导在会前发生变化是会务服务中经常遇到的问题。在会议服务中我们都在会前核对落实出席领导是否有变。会前10分钟还没到的，及时和领导秘书、司机联系，予以提醒，落实情况。同时，制作多套领导名牌，每套专箱保存，每次会议都带齐所有原拟定参加会议领导的名牌，对会前变更出席领导的，能及时更换。二是材料备份。每次会议前，在领导讲话或会议材料定稿之后，我们在提前送交有关领导及秘书的同时，会务人员另外各好一份讲话稿和会议材料。一旦发生出席领导因特殊情况忘带材料的情况，能及时送交领导。三是会前查验。会议准备工作就绪后，我们都在会前对会场布置、会标挂制、材料分
11、发和话筒音响等各个环节逐一进行查验，“吹毛求疵”，保证不出任何差错。四是及时汇报。专题会议或小范围会议，我们在通知会议时均要求参加会议单位回复参会人员名单，确认单位主要领导能否参会，对单位主要领导不能参加会议的及时向安排会议的领导汇报，以便及时调整参会人员或调整会议时间。（3）加强沟通协调，确保信息畅通会务人员对整个会议组织服务工作的了解掌握程度以及会务人员之间信息能否及时沟通，是保证会议不出差错、不出问题的关键，也是及时应对会议突变情况的保证。我们除印发会务工作方案，明确各个会务工作组的职责任务、工作标准要求外，还印发会务人员详细分工及联络表，便于每个会务组互相沟通、了解情况。在大型会议和活
12、动组织服务中，我们注重加强各工作组之间的工作衔接。一方面根据需要，及时召开会务各工作组碰头会，通报各组工作情况，分析会务工作中存在的问题。另一方面在会议议程、时间地点、参会人员、出席领导等发生变化时，及时向各工作组和会务人员通报，保证信息及时畅通。大型会议涉及的服务单位多，特别是一些重大活动往往涉及信访、城建、交通公安、卫生、电力等多个部门，要保证突发情况的及时处理，必须加强各个部门的协调。大型会议活动组织服务中我们都设立综合协调组，由市委一名副秘书长负责，保证会议期间突发重大事项、重大事件能及时协调处理。三、 供应链管理室1.供应链管理室职能（一）招标：1、收发标书、监督标书的统计、做对比分
13、析，组织开标工作，下发中标文件（各供应商的中标通知及中标明细、品控管理部的中标明细）；对企业的基建、废旧物资处理及公司其它工程（凡每月采购量或单笔业务在2万元以上）均需招标。（二）审核：1、对所采购物资的明细、重量、单价及发票进行审核；2、供应商是否为我公司的协作单位、战略合作伙伴；3、基建合同是否按招标程序执行，新增项目上报审核；4、负责对企业内部各种经济活动的监督和审查。（三）报表1、每月负责统计公司的铸件、锻件、直接料的吨位，各供货商的采购量及资金情况；2、大宗物资的价格变动情况（同期降价或上涨比例）。（铜材、生铁、树脂、45#碳元钢，板材等）；形成各种原材料价格与上月对比、去年同期比，
14、编制数据分析图表并编写分析报告，原材料价上下浮动超过5%，提出调价建议，通知品控管理部议价，议价结果在规定时间内返供应链管理室，形成正式文件后上报总经理批示，签订新的采购合同。四、测算外委加工零件参考价格。外委零件根据加工工艺、人力资源部工时，结合市场机床台时价格，测算该零件各道工序外委加工参考价。五、不定期检查企业内部各单位是否执行招标要求（主要针对是否在采购供应链中及采购比例）六、随时调查各大宗物资的价格变动情况，即时提出调价要求，并监察各单位执行情况、合同是否到位。七、配合财务成本室做好零部件的成本核算工作。八、负责本公司的审计工作九、负责本公司的综合统计工作。十、负责公司的工商登记和法
15、律事务。2.供应链管理室业务流程：2.1外购物资招标：根据公司要求下达招标计划公司各单位拟定招标项目报告由副总提出具体方案上报总经理批示供应链管理室接受各单位按商务标和技术标要求制作的投标书通知原有供方或目标供方登陆CY网查找相关内容供方按技术标和商务标的要求制作投标书，并按时间要求将投票书投递监察整理相关议标数据组织议标招标委员会确定中标方、中标价格、供货比例议标结果发中标通知中标单位到相关采购部门签订合同合同返供应链管理室备案并监督检查各相关部门对招标决议的执行。2.2基建工程：公司相关单位拟定工程项目报告工程建设部工程建设部按工程要求制作投标书（含商务标、技术标）供应链管理室接受投标书通知工程项目单位按时间要求发、收标书组织招标委员会议标议标结果发中标通知、或进行两次议价签订合同返供应链管理室备案审核执行结果（新增项目上报审核）。2.3监察与审核：(1)不定期对企业内部各种经济活动的监督和审查。(2)发票附各制造单元、产品线手写入库单、机开验收单审核该供货商是否为采购供应链物资明细重量、单价。(3)公司各相关单位凭相关报告、入库验收单（库房验收人、领料人、采购经办人三方签字
