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1、档案管理业务简介档案管理模块主要提供以下功能：l 各分支机构实物档案的分类管理、调阅等，实物档案可以是与客户业务无关的，对于客户业务相关的实物档案（客户档案）能自动从交易系统获取有关档案信息；l 实物档案电子化及其电子扫描件管理、调阅； l 客户协议模板的版本管理；业务流程(一)档案参数设置流程：1、 由总部档案管理人员通过“客户档案管理档案参数设置设置系统档案参数”菜单，设置系统档案参数；通过此菜单定义系统所管理的档案种类及相关参数；2、 由分支机构的档案管理人员通过“客户档案管理档案参数设置设置营业部档案参数”菜单，对每类档案的存放方式等允许由分支机构设置的参数进行营业部级档案参数设置；(
2、二)档案维护流程1、 由分支机构档案管理人员通过“客户档案管理档案维护非业务档案登记”菜单，在档案管理系统中登记分支机构其他人员提交的非业务档案，如房租协议等；2、 由分支机构档案管理人员通过“客户档案管理档案维护业务档案登记”菜单，将业务柜员提交的业务档案，结合交易系统中的业务流水信息，对实物业务档案进行登记；3、 由分支机构档案管理人员通过“客户档案管理档案维护档案归档”菜单，定期将前期登记的各类实物档案装订归档；4、 由分支机构档案管理人员通过“客户档案管理档案使用客户归档查询”菜单与“未归档档案查询”，检查档案归档情况；5、 当分支机构管理的档案存放地变更或存放位置变更时，由分支机构档
3、案管理人员通过“客户档案管理档案维护档案迁出”菜单， 办理档案迁出手续；6、 档案迁入机构的档案管理人员通过“客户档案管理档案维护档案迁出”菜单，为迁入的档案办理档案迁入手续；7、 根据档案管理的相关规程，档案管理人员可以通过“客户档案管理档案维护档案销毁”菜单，对所管理的过期档案办理档案销毁手续；(三)档案使用流程1、 通过“客户档案管理档案使用客户档案查询”菜单，可以查询指定客户的实物档案的存储位置、基本信息、电子扫描件;2、 档案管理员通过“客户档案管理档案使用档案借调”菜单，为外借的档案办理借调手续；3、 档案管理员通过“客户档案管理档案使用档案归还”菜单，为借调的档案办理归还手续；4
4、、 档案管理员通过“客户档案管理档案使用借调流水查询”菜单，查询档案使用情况；(四)电子档案管理流程：1、 业务操作员通过“客户档案管理档案扫描”菜单，将各类业务的实物档案按规定扫描成电子件；是否需要扫描电子件及电子件的存放参数由系统档案参数决定。2、 总部的档案管理员通过“客户档案管理扫描件上传”，将分布在各分支机构的电子档案统一上传到总部档案服务器，以便统一管理与备份；3、 电子档案的调阅，由各业务功能根据需要来调阅；(五)客户协议启用流程：1、 需要在系统中登记并启用一种客户协议时，首先要由总部操作员在“客户档案管理档案参数设置设置系统档案参数”菜单，增加一种档案，并设置档案参数；2、
5、总部操作员，通过“客户档案管理档案参数设置标准客户协议模版设置”菜单，登记公司最新的标准协议，并上传协议模板的扫描件或电子文档；3、 营业部操作员通过“客户档案管理档案参数设置客户协议模版批准”菜单，向本分支机构相关领导申请批准启用标准客户协议模版，相关领导在复核任务中确认客户协议模版的使用后，营业部的业务操作员开始使用相应的协议模板；对于各分支机构自行定义的非公司标准的协议模版，由营业部操作员，通过“客户档案管理档案参数设置非标准客户协议模版设置”菜单，登记非公司统一的客户协议，并上传协议模板的扫描件或电子文档，经相关领导复核后即批准使用；在登记前，同样需要由总部操作员在“客户档案管理档案参
6、数设置设置系统档案参数”菜单，增加一种档案，并设置档案参数；(六)客户协议使用管理流程：1、 通过“客户档案管理档案使用特定协议查询”菜单，查询特定客户所使用的客户协议；2、 通过“客户档案管理档案使用到期协议查询”菜单，查询已到期的客户协议；具体功能 1. 档案参数设置1设置系统档案参数图3-1功能简介定义机构的各类档案，并设置相关参数；系统管理的各类档案，必须首先进行档案参数的设置。详细说明 档案名称：即某一种档案的名称，比如身份证复印件、资金开户协议等。 档案类别：由系统数据词典确定，对各种档案分成几大类。 存放方式：当前档案的缺省存放式，各分支机构也可以通过“设置营业部档案参数”进行修
7、改。 留存业务：需要留存当前档案的业务列表。 调档业务：需要调阅当前档案的业务列表。 扫描件目录：若当前档案要求扫描电子件，则需要设置电子扫描件在档案服务器上的缺省存放目录。1设置营业部档案参数功能简介各分支机构的档案管理员通过本菜单可以查询系统中各种档案的参数设置，同时可以为不同档案在不同的分支机构存放方式进行独立设置。详细说明 营业部号：要查询档案参数的营业部号。 档案类别：要查询档案参数的档案类别。1标准客户协议模版设置功能简介登记各类由公司统一标准的客户协议模版；详细说明1非标准客户协议模版申请功能简介登记各类由分支机构制定的非公司标准的客户协议的模版； 图3-4详细说明如图3-4所示
8、，列表框中显示存入后未经确认的转帐支票记录。可按条件选择，查询所需的未确认或未作废的转帐支票存流水。将光标移到相应的支票记录上，按支票确认或支票作废按钮，即可对此支票进行确认或作废。1标准客户协议模版批准功能简介对已在系统中登记的各类公司标准的客户协议模板，在分支机构启用时，均需要通过本机构主管的确认；由分支机构的操作人员通过本菜单提请批准，分支机构的相关主管通过系统提供的业务复核功能进行确认。非标准客户协议不需要通过本功能进行批准，直接在登记非标准协议时，由相关主管复核后即生效。详细说明 2. 档案维护 1非业务档案登记功能简介系统中定义的某些档案不与客户业务相关，如租房协议，分支机构可能把
9、这类档案作为非业务档案在本系统中登记，统一管理。详细说明1业务档案登记功能简介业务档案是本系统管理的主要对象。每个工作日，分支机构的档案管理员通过本菜单对业务操作员提交的当日留存的实物业务档案与业务系统中的业务流水进行核对，在档案系统中逐项进行登记，以便定期进行归档；详细说明对于业务相关类档案，柜台操作员定期将实物档案移交给所属机构的档案管理员后，各级机构档案管理员通过交易系统的流水数据以及档案表中已经维护的档案数据获得当前尚未核对的档案和已经核对的档案列表。选中未核对档案列表中具体的一个档案，就可以得到这个档案的详细信息。查看相应的电子扫描件是否已经获得，再检查实物档案是否符合，检查签署的协
10、议是否当前有效的正确协议模板(如果发现使用了老版本的协议模板，而且又无法更正，必须更改版本为实际使用的协议模板)，如果核对无误，则确认；如果核对发现不符合要求，可以不予以确认，要求柜台操作员补办。或者在备注中确认缺陷，选择核对状态的相应缺陷等级予以确认。1档案归档功能简介各级机构档案管理员首先获得当前已经登记在档案管理系统中，但是尚未归档的档案列表。选中一条档案记录，显示详细的档案信息以及与该档案对应的客户信息。根据档案子类设置的缺省存放方式，系统自动给出案卷号和案卷流水号，档案管理员可以更改案卷号和案卷流水号。将所有实物档案放入相应档案袋的对应位置，确认归档，这样，以后实物档案就可以通过本系
11、统查询。详细说明1档案迁出功能简介在实物档案从一个档案袋迁移到另一个档案袋，或由一机构迁移到另一机构时，档案迁出方机构的档案管理员需根据机构代码，客户帐号以及档案种类在档案系统中找出获得希望迁出的档案信息，登记相关档案的接收方机构，接收方档案管理员，经办人身份证等信息，经迁出机构的领导复核批准后记录档案状态为迁出，完成相关迁出手续交付实物档案。1档案迁入功能简介档案迁出后，档案迁入方机构的档案管理员在档案管理系统根据其所在机构，客户帐号和档案种类查询到相关的迁入本机构的所有档案，经核对实物档案无误后为迁入档案重新分配案卷号，流水号和填写存放地以确认迁入，经迁入方机构的领导复核批准后记录档案状态
12、为正常，完成相关实物档案的归档工作。1档案销毁功能简介当相关档案经过批准销毁后，所属机构的档案管理员通过机构代码，客户帐号和档案名称找出需要销毁的档案信息，记录批准销毁档案的批文号备查等销毁记录，经所属机构的领导复核批准后将档案状态置成已销毁状态，同时销毁相关的实物档案。至此，该档案的生命周期结束。3. 档案使用1档案借调功能简介实物档案借调时，根据借调者的需求，各级机构档案管理员获得其希望借阅的档案信息，如果该档案在档，经所属机构的领导复核批准后记录借阅者资料，标记档案状态为外借，完成相关借调手续交付实物档案。1档案归还功能简介各级机构档案管理员根据借调者的工号、姓名和机构代码查询到借调者的
13、借调信息，经选择确认归还后触发复核流程，经所属机构的领导复核批准后记录归还，标记档案状态为正常，完成档案归还手续，对实物档案归档存放1客户归档查询功能简介各级机构档案管理员可根据机构代码，客户帐号和档案名称查询到到本机构内的客户已归档的档案信息1未归档档案查询功能简介各级机构档案管理员可根据机构代码，客户帐号和始止日期查询到本机构在一段期间内的客户未归档的档案信息。1特定协议查询功能简介各级机构档案管理员可根据机构代码，协议的档案名称和协议的版本号查询到本机构所有客户使用相关版本协议的所有客户的档案信息。1到期协议查询功能简介各级机构档案管理员可根据机构代码，到期日期查询到本机构在到期日期前所
14、有相关到期协议的客户的档案信息。1借调流水查询功能简介各级机构档案管理员可根据机构代码，借调操作员，借调者姓名和始止日期查询到本机构在一段期间内的借调档案列表。 4. 电子档案管理1 档案扫描功能简介柜台操作员使用本功能完成档案电子扫描件的建档工作。在相关业务完成后，根据业务的要求留存客户相关实物档案后，通过本功能输入发生日期，客户帐号，业务科目，业务流水号以及档案名称以确定相关电子扫描件在档案文件服务器中的存放位置，并完成实物档案的扫描输入，系统将把客户的电子扫描件存放到确定的位置。1 扫描件上传功能简介在非交易时间，总部档案管理员可使用本功能定期查询各级机构的未上传电子扫描件，通过手工选择相关的电子扫描件信息并确认上传后，系统将从相关机构的档案文件服务器中找出相关的电子扫描件，并上传到公司总部的档案文件服务器。
