公司商务接待标准及流程

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1、*有限公司编制:人事行政中心审核:批准:日期:2019年5月13日日期:2019年5月13日日期:2019年5月13日制度建立部门：人事行政中心发布日期:20 年 月曰生效日期:20年 月 日目录1、目 的 32、范 围 33、接待类别与归口部门 34、计划与准备 35、接待标准 46、接待礼仪 67、保密事项 68、商务接待中的座次安排 79、食堂与接待管理 910、附件 101、目的为树立公司品牌形象 ,扩大对外联系与交流 ,本着 “热情礼貌、服务周到、规范 接待,标准管理 ,成本控制 ”的原则。2、范围本标准适用于公司各种接待工作。3、接待类别与归口部门3、1 重要接待或公司商务接待 :

2、人事行政部为公司重要接待或商务接待工作的归 口管理部门 ,负责接待工作的安排与管理 ,拟定重要贵宾或客户的接待计划 ,协调 相关部门落实接待任务 ,提供后勤保障 ;公司各部门在接到重要贵宾或客户来访 预约后,应至少提前 1 天填写接待联系单及用车申请单及时把信息传递 到人事行政部 ,并协助其拟定接待计划 ,需公司领导出面或由人事行政部协调的 重要接待 ,应至少提前 1-2 天告知。3、2 一般性接待或部门接待 :由相关部门负责接待工作的安排与执行 ,人事行政部 为协助部门。公司各部门在接到重要贵宾或客户来访预约后,应至少提前 1 天填写接待联系单及用车申请单及时把信息传递到人事行政部,并拟定接

3、待计划。4、计划与准备人事行政部负责事项4、1 在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时 ,应充分与申请部门沟通 ,详细 了解贵宾或客户的基本情况 :贵宾或客户职务、 来访具体时间、 人数、逗留日期、 目的与接待要求等。 在此基础上拟定相关接待计划 ,编制日程安排表 ,酌情安排接 待标准。4、2根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所 4、3 根据贵宾或客户情况提前按接待标准酌情安排酒水、香烟、用餐标准、需 住宿的应提前按接待标准预定好贵宾或客户下榻酒店。4、4 根据需要计划安排贵宾或客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。4、5 如需召开会议 ,需准备会场花卉、水果、

4、茶点烟茶、音响设备、投影设备、 领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员、并安排现场摄影摄像 等会务安排。4、6 根据情况安排接待所需车辆 ,保证车辆清洁 ,安全性能良好 ,接送人员负责协 作人事行政部接待人员协调安排 ,统一调度。4、7如有需要 ,应根据实际情况提前为贵宾或客户购买车票及机票。5、接待标准5、1 A+级（贵宾接待）5、1 、 1 陪同人员 :董事长或总裁、 （副 ）总经理及相关部门总监等5、1、 2 迎接:董事长或总裁、 （副）总经理在机场、车站、公司门口迎接 （或派行 政司机接送 ）,注意把握迎候时间 ,提前等候于迎接地点。5、1、 3 公司参观:董事长或总裁陪同

5、,由（副）总经理沿途介绍城市基本情况以及 到达公司后详细介绍公司信息。5、1、 4 会议:确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度 ,将公司简介或相关 资料、纸笔、茶水 （矿泉水 ）、水果、茶点、香烟提前摆放于会议室。可根据需要 制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌、调试好音响设备、投影设备、摄影摄 像设备。会议由总裁或 （副）总经理主持。5、1、5用餐标准:人事行政部根据公司标准选定菜单（A+级）。5、1、 6 下榻宾馆标准 :人事行政部根据公司标准预定酒店。5、 1 、 7 参观游览 :根据贵宾或客户意愿与兴趣提前计划参观游览路线。5、 1 、 8 礼品 :礼节性礼品的准备与赠送。5、2 A

6、级（重要业务接待）5、 2、 1 陪同人员 :总裁或 （副）总经理、相关部门总监或人事行政总监、经理。5、 2、 2迎接:由总裁或（副）总经理、相关部门总监或人事行政总监到公司驻地门 口迎接 （或派行政司机接送 ）,引导贵宾或客户。5、2、3公司参观:由总裁或（副）总经理陪同 ,由人事行政总监介绍公司信息。5、2、4 会议: 确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适 ,将公司 简介或相关资料。纸笔、茶水 （矿泉水 ）、水果、茶点、香烟摆放于会议室。会议 由相关部门总监或人事行政总监主持。5、2、5用餐标准:人事行政部根据公司标准选定菜单（A级）。5、 2、 6 下榻宾馆标准 :人事行

7、政部根据公司标准预定酒店。5、 2、 7 参观游览 :根据客户意愿与兴趣提前计划参观游览路线。5、 2、 8 礼品 :礼节性礼品的准备与赠送。5、 3 B 级（亲友接待或常规业务接待 ）5、 3、 1陪同人员 :公司相关领导或相关部门总监、经理、主管5、 3、 2 迎接:由相关领导或相关部门人员到公司驻地门口迎接 ,引导贵宾或客户。5、 3、 3公司参观 :相关对口的部门经理、主管或陪同人员介绍公司信息。5、 3、 4 会议:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁 ,将公司简介或相关资 料、纸笔、茶水 （矿泉水 ）摆放于会议室。5、 3、 5 用餐标准 :人事行政部根据公司标准选定菜单 （B

8、级）。5、 3、 6 下榻宾馆标准 :人事行政部根据公司标准预定酒店。5、 3、 7 礼品 :根据实际情况赠送礼节性礼品。5、4 C级:（工作餐）5、 4、 1迎接与陪同人员 :相关部门人员。5、 4、 2 会议:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁 ,将公司简介或相关资 料、纸笔、茶水 （矿泉水 ）摆放于会议室。5、4、3用餐标准:人事行政部根据公司标准安排工作餐（C级）。6、接待礼仪6、1 仪表 : 面容整洁 , 衣着得体。6、2举止:稳重端庄 ,从容大方。6、3 言语:语气温与、礼貌文雅。6、4态度:诚恳热情 ,不卑不亢。6、5迎接贵宾或客户时 :要注意把握迎候时间 ,提前等候与公司门

9、口或车站机场6、6 接待人员引见介绍主宾时 ,要注意顺序。 （遵守介绍时的先后次序 :先介绍主 人 ,后介绍贵宾或贵宾或客户 ;先介绍职务低者 ,后介绍职务高者 ;先介绍男士 ,后介 绍女士;先介绍晚辈,后介绍长辈;先介绍个人 ,后介绍集体。在接待外国来访者时 , 若宾主双方皆不止一个 ,则为其双方介绍时 ,要先介绍主人一方 ,后介绍贵宾或客 户一方。在介绍各方人士时 ,通常应当由尊而卑 ,按照其职务的高低 ,依次而行。来 访时主人先伸手表示欢迎。告辞时 ,待贵宾或贵宾或客户先伸手后 ,主人再相握。 握手的力度以不握疼对方的手为限度 ,初次见面时 ,时间一般控制在 3 秒内。介绍 时就把身份、

10、地位低的一方介绍给相对身份、地位较为尊贵的一方。6、7接受名片时 :要以恭敬的态度双手接受。6、8 过走廊时 :通常走在贵宾或贵宾或客户的右前方 ,不时左侧回身 ,配合贵宾或 贵宾或客户脚步 ,转弯处伸右手示意 ,并说“这边请”。6、9 进电梯时 :要告诉贵宾或贵宾或客户上几楼 ,让贵宾或贵宾或客户先进、 先出。6、10 座谈时 :贵宾或贵宾或客户落座后 ,要以双手奉茶 , 先贵宾或贵宾或客户 ,后主 人,先领导 ,后同事。6、11 送客时 :根据身份确定规格 ,若送至公司门口、汽车旁 ,招手待贵宾或贵宾或 客户远去 ,方可离开。7、保密事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议 ,要特别注意

11、保密 ,接待中既要熟 练介绍公司情况 ,又要内外有别 ,严守本公司商业机密 ,对不宜摄影摄像的场合 ,应 向参观人员说明。8、商务接待中的座次安排8、1 会议主席台座次的安排8、1、1 主席台必须排座次、放名签 ,以便与会人员对号入座 ,避免上台之后互相 谦让。8、1、2主席台座次排列 ,与会人员为单数时 ,主要领导居中,2号领导在 1号领导 左手位置 ,3 号领导在 1 号领导右手位置 ;领导为偶数时 ,1、2 号领导同时居中 ,2 号领导依然在 1 号领导左手位置 ,3号领导依然在 1 号领导右手位置。8、1、3不同企业或单位的领导同时上主席台应根据实际情况灵活调整。 针对邀 请的上级单位

12、或兄弟单位的贵宾或客户，通常掌握的原则就是：上级单位或同级 单位的贵宾或客户，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位 置就座。这样，既体现出对贵宾或贵宾或客户的尊重，又使主客都感到较为得体。 8、1、4对上主席台的与会人员能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。与 会人员到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实签到，并告之上台后所坐方位。8、2宴席座次的安排宴请贵宾或贵宾或客户，一般主陪在面对房门的位置，副主席在主陪的对面,1号贵宾或贵宾或客户在主陪的右手,2号贵宾或贵宾或客户在主陪的左手,3号贵宾或贵宾或客户在副主陪的右手,4号贵宾或贵宾或客户在副主陪的左手，其 她可以随意。以

13、主陪的位置就是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而1 主陪 2、4 副陪 38、3仪式的座次安排签字双方主人在左边，贵宾或贵宾或客户在主人的右边。双方其她人数一般 对等，按主客左右排列。8、4乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的后正后边,3号座位在司 机的旁边,4号5号则坐最后一排。9、食堂与接待管理9、1厨房设备、酒水、菜品与水果米买9、1、1厨房用品采买：厨房大型设备，需由厨房人员按需求填写物资申购单， 签字流程可参照物资申购单，签字后交由采购部采买；厨房小用品由厨房人员 自行购买，购买后进行报销。9、1、2酒水采买：由采购部采购，行政部入库，如接待有特殊需

14、要，行政部可按 需求填写物资申购单，签字后交由采购部采买。9、1、3菜品采买:厨师可根据接待需求,选定2-3家菜品供应商签订协议，作为 长期固定的菜品供应，由厨师负责采买。9、1、4 接待水果采买 : 行政部可选定 2-3 家水果供应商签订协议 , 作为长期固定的水果供应 , 由行政部进行采买。9、2 接待菜单设计9、2、1根据公司客户不同等级的接待需求 ,特把菜单分为 4个等级,分别为 A+、 A B与Co （具体菜单详见附件）9、 2、 2接待时厨师选菜需先了解客户口味偏好、 忌口等信息 ,对菜肴进行搭配。 一桌饭菜主要就是由凉菜、 汤、热菜三大块组成 ;而原料无非就是肉类 （畜、禽）、

15、海产品（鱼、虾、蟹）与蔬菜三类，需要合理排列组合,避免同一类菜品的重复。9、 2、 3上菜的顺序:头菜上冷盘或烧味 ,第二道上汤,第三道上当地的特色菜或 者就是厨师招牌菜 , 第四道就是特意准备的主菜 , 然后仍将就是略清淡类的菜 品, 海鲜类菜品等 , 再之后就是红烧类或小炒类 , 最后就是青菜或蔬菜类 , 可与 主食一起上，待贵宾用餐接至尾声时，上水果拼盘。9、 3 餐桌摆台流程9、3、1摆台人员要求手部保持干净，指甲不能留长且不能涂指甲油。9、 3、 2确定用餐人数 ,准备好相应数量的餐具 ,从主位开始摆台 ,要求主位餐具 一定要正, 主位为整个餐桌的正上方 ,然后从主位两侧依次摆放 ,摆放间隔根据 用餐人数调节，做到间隔平均。9、 3、 3 摆台首先摆餐垫 , 然后在餐垫上左边摆放餐碟 （有大小）, 汤碗放在餐碟 上正中间, 注意餐碟与碗上的花色朝同一方向 ;餐垫的右上角摆放筷架 ,筷架