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1、浅谈环境下会计业务流程重组 【摘要】笔者通过对我国企业会计业务流程现状及特点的分析，根据ERP系统财务模块的特点，借鉴业务流程重组的经营哲理，重组了ERP环境下的会计业务流程，并提出了实施原则。 近年来，ERP在企业中的应用得到高度重视和迅速发展，ERP系统对企业的传统会计业务流程提出了挑战，要想使ERP真正发挥优势，必须进行会计业务流程重组。 一、现有的会计业务流程及其缺陷 现有的会计业务流程是建立在劳动分工理论下的一种顺序化业务流程，会计人员利用会计科目和复式记账法这两个强大的会计工具把会计主体的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总，使用标准格式和项目内容规范的会计报表将汇总的数据
2、定期提交给信息使用者。 在手工会计核算方式下，会计业务流程顺序为：识别所需纪录的经济业务登记日记账过入分类账编制会计报表期末进行实物清查。 （一）现有的会计业务流程具有如下特点 .会计信息系统是一个循环系统，会计信息的产生是会计原始数据在会计信息系统中单向运动的结果。 .会计信息使用者得到的会计信息是经过加工处理后的高度综合的信息。 .会计业务流程中任何一个环节的错误将对整个会计信息的加工结果产生影响。 当前，在大部分会计电算化方式下，虽然会计人员的压力有所减轻，但现有的会计电算化信息系统并未突破手工会计核算方式的框架，仅仅是手工会计业务流程的高度仿真。这种业务流程除具有手工会计业务流程的特点
3、外，只是将会计业务流程的许多无效的中间工作交由计算机程序完成。会计人员在计算机软件功能的帮助下仍然是按老模式办事。 （二）通过对传统流程的分析不难发现，其缺陷主要有 .信息来源上的局限性：传统的会计系统与其他子系统没有集成，不能提供实时的会计信息。传统的会计系统以货币为计量单位，许多重要资源无法用货币计量。传统的财务软件功能单一，难以将整个企业的资源进行整合。 .信息处理的局限性：传统的会计信息是通过对原始凭证、记账凭证、明细账及总账进行“筛选”得出的，从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程。 .信息输出的局限性：传统的会计系统将全部会计信息存放于资产负债表、损益表、现金流量表及其附表
4、中，而在现今的经济环境下，这种信息披露模式已经不能满足信息使用者的需要。 二、ERP环境下的会计业务流程 ERP系统最大特点是财务信息和业务信息的集成，实现财务和业务的一体化管理。ERP系统中的财务模块是企业经营管理系统的一个子系统，其工作流程与企业其他管理工作始终融为一体，不可分割，得到的是较为全面、完整的信息，即实现了ERP财务模块与其他模块之间的信息无缝集成。 ERP环境下的会计业务流程运用了信息化技术，通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。它对进行中的经济活动和企业其他业务流程进行集成管理，是
5、整个企业管理的有机组成部分。与传统会计流程相比，ERP环境下的会计业务流程表现出集成性和实时性的特点。 ERP环境下的会计业务流程要求实现以下功能： （一）支持业务协同的工作方式 业务协同包括报告企业内部的协同和报告企业与供应链的协同。报告企业内部的协同是指对于报告企业内部信息可以通过企业内联网的信息传递实现内部协同，如采购订单在MRP（Material Resource Planning，物料需求计划）中由系统自动生成；与供应链的协同是指通过国际互联网实现供应商、客户和报告企业之间的协同和电子商务。 （二）支持远程处理 远程处理主要包括在线录入、远程查询和远程数据维护。远程处理是实现会计数据
6、在线录入、加工处理、查询并保证信息流畅的基本功能，会计业务流程支持远程处理对ERP系统具有重要的意义。 （三）迅速反应 要求会计业务流程在上述两项功能的基础上迅速将实物流、资金流转化为信息流，财务部门、生产部门及其他部门能够迅速获得信息并采取相应行动，指导经营和控制生产活动。 三、ERP环境下会计业务流程重组的实施原则 （一）整体性原则 是指ERP环境下的会计业务流程重组要统观全局，有大局观念，着眼于企业整体流程最优，同时争取整体会计业务流程最优，而不应仅仅关注某一具体的环节或者流程的最优。 （二）共享的原则 ERP环境下会计业务流程重组以后，数据的采集要从信息来源地一次性获取相应的信息，将采
7、集到的数据通过企业的网络传递到ERP系统后台数据库中保存，与所有需要的人实现数据资源的共享，利用系统提供的管理权限机制对企业资源进行统一管理。不能像传统的会计业务流程那样，由不同的部门重复采集数据。 （三）持续优化的原则 应该强调不断地对企业的管理水平和业务流程进行持续优化。持续优化强调的是一个持续改进的过程，管理的优化应该是渐进的，而不应该是突变的。在实施ERP软件时，用户应该在咨询公司的指导下，根据自身对变革的承受力来对会计业务流程和组织机构进行必要的优化，在软件应用之后的企业发展过程中，用户还应该不断地根据企业特点进行持续优化，不能“冻结”。 四、ERP环境下会计业务流程重组方案 在ER
8、P环境下，要成功地进行会计业务流程重组，需从会计观念、会计流程和会计组织方面入手。会计业务流程重建的顺利实施离不开会计观念重建和会计组织重建。会计观念重建为会计业务流程重建提供准备和保障，会计业务流程重建为会计组织重建打下基础并创造条件。只有三者协调运作，方可促成会计业务流程重建的最后成功。 （一）重建会计观念 会计观念是指会计人员在会计实践活动中形成的对客观事物的系统看法，会计观念重建的对象是传统会计的习惯、信念、精神等社会人文意识。在ERP环境下，原有的会计模式已经改变，相应的，会计观念也需要进行重建。会计观念重建的主要方式包括：培训、宣传和交流，其目的在于重建会计的理性基础，用新的思想、
9、新的观念来为会计业务流程的重组做准备以及为重组后的会计业务流程顺利进行提供保障。因此，新的会计观念主要包括：树立为信息使用者服务的观念；树立面向未来的观念；树立团队合作的观念等。 （二）重建会计流程 在进行会计流程重组之前，先要对ERP系统中的流程进行分析、研究，充分理解ERP系统中的各种标准业务流程，然后对企业原有会计业务流程进行描述、分析和诊断，系统化地改造和设计新的会计业务流程，尽可能地减少会计业务流程中的非增值环节以及调整会计业务流程的核心增值活动。ERP环境下的会计业务流程分为会计数据的收集、会计数据的处理以及会计信息的输出三大块。 .会计数据的收集方式自动收集。在ERP环境下，当某
10、项业务发生时，其业务数据便由各业务部门的管理子系统加以收集，并按一定编码将业务数据传递到ERP系统后台数据库中保存，这些数据既有财务信息也有非财务信息。会计部门需要对数据进行加工时，直接从数据库中调用数据进行加工，大大减轻了会计人员的劳动强度，而且使会计数据收集在范围、数量和效率上都有很大提高。 .会计数据的处理方式事件驱动。ERP系统是由事件驱动的，即当某一特定事件的要求代码进入工作时，程序指令开始执行。当经济业务发生时，根据数据处理规则，各业务部门将业务数据存入数据库，数据库中的数据只是经过初步加工的源数据，当信息使用者想从系统中获取信息时，由信息使用者输入信息处理代码，系统启动相应的信息
11、处理程序，对数据库中的信息进行加工处理并将处理结果实时反馈给信息使用者。 .会计信息的输出方式网络实时报告。在ERP系统中，当信息使用者发出指令，ERP系统的报告生成器就会根据用户的选择，启动相应的信息处理程序，调用模型库中适合的会计处理程序对数据库中的信息进行加工处理，生成需求的信息，并将处理结果实时反馈给信息使用者。 （三）重建会计组织 会计组织是会计业务流程的组织基础，会计业务流程只有附着在会计组织及其结构之上，并通过一定的手段和方式才能有效运作。在ERP环境下，会计业务流程重组后，会计组织是围绕业务流程运行的，是一种二维的组织结构，即流程维与职能维。一方面会计组织以业务流程为主干，建立
12、与业务流程相应的会计业务流程小组，满足与业务流程横向经济关系处理全面控制的要求；另一方面各个会计业务流程小组都归属于会计服务中心。具体而言，由于新的会计业务流程已经不再对诸如工资、固定资产等项目分开进行核算，所以也不再需要按此划分专门的岗位，并且由于原始数据的录入工作迁移到业务部门进行，会计人员不会再被困于繁重的数据录入工作，所以会计业务流程重组后，会计部门需相应的设置系统部门和财务小组等职位。各职位的主要工作如下：系统部门主要负责电算化会计信息系统的开发与维护；财务小组会计人员的工作重心从会计实务工作转向管理会计的深入应用。会计人员的大部分工作是对会计信息监督与分析，包括事前、事中、事后的监
13、督分析。 观念、流程、组织这三个层次相互作用、相互关联。可用图来表示他们之间的关系：最底层观念的重建，它是第二、三层次的基础，只有在观念上提高认识、做好准备，才能为会计业务流程重建和会计组织重建奠定成功的基础。 第二层次会计业务流程重建，它是会计流程重建的主要方面，只有这个层次的有效实施才能为管理提供相关、及时的会计信息。它还为会计组织重建打下基础并创造条件。 第三层次会计组织重建，它要求会计组织与重建后的会计业务流程相适应，与会计业务流程紧密结合，共同保证会计目标的实现。 （四）ERP环境下，采用系统收集和事件驱动的会计业务流程（图） 重组后的会计业务流程可以描述为： .业务事件发生时，各管理信息子系统录入业务事件数据，并将其存储到全局数据库中。 .为落实经营管理责任，对业务事件数据中的货币计量信息进行审核并编制记账凭证，将其存入数据库中。 .根据规则对业务事件数据进行编码并存储到业务事件数据库中。 .当信息使用者需要某项信息时，可以随时由信息使用者通过浏览器向事件驱动会计信息系统输入信息处理代码。 .系统从事件数据库中提取需要的业务时间数据，并根据加工模型库中的会计模型对数据进行处理。 .定期生成各种账簿供财产清查所用，并定期产生各种通用的常规报表，提供给会计信息使用者。 / 文档可自由编辑打印
