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1、NQG0404-05企 业 档 案 管 理 代替YJG2606-991 主题内容与适用范围1.1 本标准规定了 集团有限公司（以下简称集团公司）档案工作的管理体系、职责分工、管理内容和要求。1.2 本标准适用于集团公司所属各单位、子公司。2 制订依据2.1 中华人民共和国档案法。2.2 2002年10月22日国家档案局、国家经贸委、国家计委联合印发企业档案管理规定。2.3南京市档案管理办法。2.4 宁档199324号印发关于贯彻实施的说明的通知。2.5电子文件归档与管理规范GB/T18894-20023 术语企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的
2、文件材料。4 职责与分工4.1 集团公司档案工作接受国家档案局、南京市档案局和行业管理部门的督促和指导。4.2 档案馆是集团公司档案贮存、管理和利用中心，是集团公司档案工作的综合职能机构，在集团公司分管档案工作的副总经理领导下，负责集团公司档案工作的统 筹规划、组织协调、制订制度，对集团公司所属各单位、子公司的档案工作进行监督和指导。4.3 集团公司直属单位、分公司的档案部门，接受本单位及集团公司档案馆的双重领导，负责管理本单位的档案以及集团公司档案馆委托保管的档案，对于应由集团公司档案馆管理的档案，做好收集、整理、归档和移交工作。4.4 子公司可自行设置档案部门，参加集团公司档案网络的活动。
3、4.5 集团公司所属各单位、子公司应明确有一名主要领导分管本单位的企业档案工作，并根据档案管理规范化要求设立与本单位档案管理相适应的档案机构，配备专（兼）职档案员，在此基础上形成集团公司档案管理网络；档案员负责收集、保管、移交本单位形成的档案。4.5 档案馆是集团公司档案贮存、管理和利用中心，是集团公司档案工作的综合职能机构，在集团公司分管档案工作的副总经理领导下，负责集团公司档案工作的统筹规划、组织协调、制订制度，对集团公司所属各单位、子公司的档案工作进行监督和指导4.6 集团公司档案馆主要职责是：4.6.1 负责集团公司档案工作的统筹、协调、组织和归口管理。4.6.2 根据国家和集团公司对
4、档案工作的有关规定和要求，组织制订档案管理标准、规章、工作程序和岗位职责，并严格执行。4.6.3 对集团公司所属各单位、子公司的档案工作予以业务指导和监督。4.6.4 规范和指导集团公司各种载体档案的收集、整理、建档、分类、编目、装帧、安全与保密工作。4.6.5 组织编制档案保管期限表和档案的鉴定工作，并及时处置过期档案。4.6.6 做好引进产品技术资料的原件、翻译稿的保管，并提供查询、利用。4.6.7 负责集团公司级工装、设备、基建、科研、技措和技改技术档案、文书、电子文件、财务档案等的归档、保管及查阅、利用等工作。4.6.8 做好跃进系列老产品档案的保管及利用。NQG0404-054.6.
5、9 根据集团公司生产经营与建设的需要，按规定及时提供档案查询与借阅等服务。4.6.10 组织对档案系统工作人员的业务培训，配合人事部门进行档案工作人员的业务考核及技术职称资格的评审（推荐）工作。4.7 集团公司所属各单位及子公司要做好本单位形成的文件材料收集、整理、归档和向档案部门的移交工作，其主要职责分工是：4.7.1 集团公司办公室负责在行政公文处理完毕后，根据文书档案整理要求，把公文原稿和有关文件分类整理、鉴定，于次年3月底前移交档案馆;计算机网络上的电子文件处理完毕后,及时将电子文件的管理权限移交档案馆。4.7.2 集团公司财务部和各单位财务会计部门负责会计凭证、会计帐簿、会计报表等会
6、计核算专业材料、按归档要求整理立卷，并装订成册。当年会计档案在会计年度终了后，由财务部门保管，一年后移交或定期移交给文书档案部门保管。4.7.3 技术中心、计划发展部、生产设备部/安全环保部、技术中心等部门负责配合档案馆，做好产品、科研、设备、工装、基建、技措技改项目及技术标准等技术文件材料和其他重要技术文件材料的收集、整理和归档工作，凡形成的文件材料应齐全完整，并及时移交档案馆。4.7.4党委宣传部/企业文化部负责跃进新闻、跃进宣传定期整理，装订成册，对反映集团公司主要职能活动和重要工作成果、领导人和著名人物来集团公司视察、参加活动的照片及录像带档案，按要求整理，每半年移交或于次年3月底前移
7、交档案馆。4.7.4 5 人力资源部负责集团公司高级管理人员及机关员工档案的收集、整理、归档和补充工作。NQG0404-054.7.56 党委办公室、党委宣传部、纪委/监察室、工会、团委等党群各部门负责做好党委宣传、纪检、监察、工会、共青团材料的整理和归档工作。其中，公文在处理完毕后，分别由形成文件材料的部门将公文原件和有关文件分类鉴定、整理，及时移交或于次年3月底前移交各单位文书档案部门。4.7.6 7 集团公司所属各单位、子公司应做好各类设计、研究、科研成果材料、各种荣誉材料和实物档案材料、年度计划、总结、统计资料等反映本单位各项基础管理和生产建设情况的文件材料的收集、整理和归档工作。其中
8、，重点做好市级以上荣誉材料、实物档案材料及市级以上领导人来公司视察、指导工作的录音带、录像带、照片（连同底片）材料、年度统计资料的收集、整理工作，并及时移交集团公司档案馆。5 档案工作人员的职责5.1 专职档案工作人员的职责5.1.1 认真贯彻执行国家档案法及各项方针、政策，热爱本职工作，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力。5.1.2 熟悉集团公司生产和建设状况，科学地管理好档案，做到完整准确，有条不紊，对归档文件材料及时整理、分类、编目、装订，保证案卷质量，并建立各种档案台帐、总目录和分类目录。5.1.3 根据集团公司生产和建设需要，及时提出健全和完善集团公司档案管理制度和工作制度的建
9、议。5.1.4 编制检索工具，做好档案资料的二次加工，满足利用者的需求，并做到提供利用及时、准确，服务态度热情、周到。5.1.5 严格遵守保密制度，保护档案安全。NQG0404-055.2 兼职档案工作人员的职责5.2.1 在集团公司档案馆的统一管理和指导下，负责本单位形成的文件材料的积累和管理工作。5.2.2 协助本单位工程技术人员和管理人员将应归档的文件材料按档案管理要求进行整理，按规定时间向档案部门移交。5.2.3 保管好本单位需要经常使用的档案，按规范化要求建立相应台帐、总目录和分类目录。5.2.4 及时反映本单位工程技术人员和管理人员对档案工作的意见和要求，并做好档案利用效果统计。5
10、.2.5 检查本单位档案制度的执行情况，做好档案保密工作。6 企业档案的归档6.1 企业档案归档范围和保管期限6.1.1 按集团公司档案馆颁布的档案管理标准YJDA2602-1999、YJDA2604-1999、YJDA2605-1999、YJDA2606-1999、YJDA2607-1999、YJDA2608-1999、YJDA2609-1999建档细则执行。6.1.2 企业声像、照片、荣誉档案反映党和国家（部、委）领导人、省市主要领导同志来集团公司视察、检查工作情况，以及集团公司在生产经营、基本建设、科学技术研究等各项活动中直接形成的录音带、照片（含底片）、文字说明，由集团公司各业务部门负
11、责收集、整理，原则上应在两个月内向集团公司档案馆归档。保管期限按照大类根据集团公司档案馆颁布的有关档案建档细则执行。6.2 文件材料归档的控制措施6.2.1 档案工作要“三纳入”：纳入单位工作计划；纳入领导工作议程；纳入有关部门及有关人员职责范围、岗位工作标准考核。6.2.2 档案部门工作要“四参加”：参加单位重大活动，参加项目验收，参加设备开箱，参加有关会议。6.2.3 新产品试制鉴定、科研项目鉴定、基建工程竣工验收、设备仪器开箱和技术引进资料的验收，以及各项成果的评审，应有档案部门参加以保证文件材料完整性、NQG0404-05准确性、系统性。7 企业档案的管理7.1 集团公司档案文件材料的
12、收集、整理、归档、分类及编号等方法与要求，按档案管理标准NQG040405、YJG26071999、NQG040104、YJDA26021999、YJDA26031999、YJDA26041999、YJDA26051999、YJDA26061999、YJDA26071999、YJDA26081999、YJDA26091999执行。7.2 档案统计7.2.1 集团公司档案馆及集团公司所属各单位、子公司必须做好室藏档案的统计工作。7.2.2 统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。7.2.3 统计内容包括：平时做好利用效果统计，年底做好档案数量变更统计，定期做好档案鉴定、销毁统计、馆藏档案数量统
13、计等，力求全面反映档案工作指标体系、质量体系、利用体系。7.3 档案查阅利用7.3.1 查阅档案必须认真办理查阅手续，填写借阅档案登记簿（见附件1），并根据要求填写档案利用效果登记表（见附件2），以便档案部门做好档案利用统计。7.3.2 集团公司职工因工作需要查阅本职工作范围内的档案，可持本单位介绍信或本单位领导人的签署意见，说明查阅范围，办理查阅登记后进行查阅。7.3.3 集团公司职工因工作需要查阅本单位职责以外的档案，须经主管部门同意并签署意见，经档案部门负责人批准后方能办理查阅。7.3.4 外单位人员查阅集团公司档案，须持本单位介绍信，经对口业务部门负责人同意并签署意见，经档案部门负责人
14、批准，方可办理查阅。NQG0404-057.3.5 个人需要查阅档案,须经档案部门负责人批准,对涉密档案查阅不予接待。7.3.6 查阅涉密档案，如集团公司党委会记录、纪检和人事等涉密档案，须经集团公司有关领导批准，并经档案部门负责人批准后方可查阅，限在档案室由档案人员监护查阅指定范围。确因工作需要需摘录、复制涉密档案，须经公司分管领导批准。摘抄和复制的涉密档案要落实保管部门或限期回收销毁。7.3.7 查阅档案，要求在档案室阅读档案，摘抄、复印档案须经档案工作人员同意；如需要借出档案，须经档案部门负责人批准，借出一般不超过二个星期，到期不能归还应说明原因，档案人员根据工作需要及利用者对档案的保管
15、情况，决定收回或续借。7.3.8 查阅档案人员在阅读档案时，不准吸烟、不准在档案上圈点划线、折叠、涂改、伪造、损毁、丢失档案，要保守档案机密。7.3.9 归还档案时，档案人员要检查、清点，发现损坏、丢失、泄密等现象，应立即向有关领导汇报，并按有关规定妥善处理。 7.4 档案安全保密7.4.1 档案是党和国家、企业的宝贵财富，档案室是机密文件资料的汇集地，档案人员要有高度的事业心和责任感，确保档案的安全保密。7.4.2 档案人员要严格遵守中华人民共和国保密法和有关保密制度，做到不该说的不说，不该记录的不记，不在公开场合或亲友中谈论机密，不把机密材料带到有碍保密的场所。7.4.3 严格执行档案借阅制度，履行涉密档案查阅手续。7.4.4 个人使用的密级文件资料，笔记本、笔记本电脑、报表等文件，离开办公室应收藏在办公桌或橱柜内，并加锁，以防丢失或泄密。NQG0404-057.4.5 凡有密级的文件档案，未经批准不得随意抄录、复印、拍照、翻版。7.5 档案鉴定、销毁7.5.1 集团公司成立以集团公司分管领导为组长，由档案馆馆长和分馆负责人、相关业务部门负责人及有关人员组成的企业档案鉴定小组，负责集团
