酒店管理财务制定采购部管理制度

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1、酒店管理财务 制定酒店采购部管理制度1、制定采购计划(1)由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核;(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。2、审批采购计划:(1)财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核;(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算;(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;(4)经批准的采购计划交财务总监监视实施, 对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。3、物资采购:(1)采

2、购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、 商店签订长期的供货协议, 以保证物品的质量、 数目、规格、品种和供货要求。(3)餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或 宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。(4)计划外和临时少量急需品, 经总经理或总经理授权有关部分经理批准后 可进行采购,以保证需用。4、物资验收入库:(1)不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收;(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要

3、在发 票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按划定入库。5、报销及付款(1)付款: 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款; 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内; 按酒店财务轨制,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,元以下者可支付现款。 超过 30 元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可 付款,但现金必需在一定的范围内。(2)报销: 采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批 准或在计划预算内,核准后方可给予报销。 采购员若

4、向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无 发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章, 有采购员两人以上的证实, 及验收 员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操纵轨制1、按使用部分的要乞降采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及 供方的调查表;2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;3、在主管的铺排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购;4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;5、货物验收时泛起的各种题目,应即时查清原因,并向主管汇报;6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续7、将到货的品种、

5、数目和付款情况讲演给有关部分, 同时附上采购申请单 或经销合同;8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核, 并办理报销或结算手续。仓库治理轨制1、仓库的分类:酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓, 动力部的油库、石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具 仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷 小货仓,家具设备仓等等。2、物品验收:(1)仓管员对采购员购回的物品不管多少、 大小等都要进行验收, 并做到: 发票与什物的名称、规格、型

6、号、数目等不相符时不验收; 发票上的数目与什物数目不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收; 对购进的食物原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。 对购进品已损坏的不验收(2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数 目和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购 员报销,一份交材料会计。3、入库存放:(1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;(2)进仓的物品一律按固定的位置堆放;(3)堆放要有条理、留意整洁美观,不能挤压的物品要平放在层架上。(4)凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发 出时按数减出,结出余数;卡片固

7、定在物品正前方。4、保管与抽查:(1)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗 率降到最低限度。(2)抽查: 仓管员要常常对所管物资进行抽查,检查什物与卡片或记账是否相符,若不相符要及时查对; 材料会计或有关治理职员也要常常对仓库物资进行抽查,检查是否账卡 相符、账物相符、账账相符。5、领发物资(1)领用物品计划或讲演: 凡领用物品,根据划定须提前做计划,报库存部分预备; 仓管员将报来的计划按天天发货的顺序编排好, 做好目录, 预备好物品, 以便取货人领取;(2)发货与领货 各部分各单位的领货一般要求专人负责; 领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数目、单价、用途

8、 等)并签名,仓管员凭单发货; 领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单入账;材料会计一份,凭单记明细账; 发货时仓管员要留意物品提高前辈的先发、后进的后发。( 3)货物计价: 货物一般按进价发出, 若统一种商品有不同的进价, 一般按均匀价发出。 需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或均匀价加手续费和治理 费调出。6、清点:1)仓库物资要求每月月中小清点,月底大清点,半年和年终彻底清点;(2)将盘结果列明细表报财务部审核;(3)清点期间休止发货。7、记账:(1)设立账簿和登记账,账簿要整洁、全面、一目了然;(2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账

9、户;(3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再入账,发现有差错时及时解 决,在未弄清和更正前不得入账;(4)审核验收单、领料单要手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐 手续后才能入账;(5)发出的物资用加权均匀法计价,月终泛起的发货计价差额分品种列表 一式三份,记账员、部分、财务部各一份;(6)直拨物资的收发,同其他入库物资一样入账;(7)调出本酒店的物资所用的治理费、手续费,不得用来冲减材料本钱, 应由财务部冲减用度;(8)入口物资要按发票的数目、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民 币入账,发出时按加权均匀法计价;9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的入口物资,于月底估价发放,待发票、税单

10、、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务 部材料会计调整三级账;( 10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会 计;(11)与仓管员校对什物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、 账账相符。8、建立档案轨制:(1)仓库档案应有验收单、领料单和什物账簿;( 2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。物品、原材料采购轨制1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以把握在一个季度销售量的一 倍库存量为宜。 材料存量应以两月使用量为限, 物料及备用品库存量不得超过三 个月的用量。2、坚持“凡海内能解决的不在国外入口, 凡本地区能解决的不

11、到外埠采购” 的划定。3、各项物品、商品、原材料的采购,必需遵守市场治理及外贸治理的划定4、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部分知会财务部并报总经理审 批同意后,方可采购。5、凡购进物料,尤其是定制品,采购部分应坚持先取样品,征得使用部分 同意后,方进行定制或采购。6、高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。7、从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律 必需取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。8、凡不按上述划定采购者,财务部以及业务部分的财会职员,应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。物品、原材料盘查轨制1、物品、原材料、物料在清点中发生的溢损,应对

12、天然溢损和人为溢损分别作出处理。2、天然溢损:(1)物品、原材料、物料采购进仓后,在清点中泛起的干耗或吸潮升溢, 如食物中的米面及其制品、 干杂货等,在升损率公道的范围内, 可填制升损讲演, 经主管审查后,视“营业外收入”或“治理费”科目内处理;(2)超出公道升损率的损耗或溢余,应先填制升损讲演书,查明原因,说 明情况,报部分经理审查,按划定在“营业外收入”或“治理费”科目内处理3、人为溢损:人为溢损应查明原因,根据单据报部分经理审查,按有关划定在“待处理 收入”或“待处理用度”科目处理。物品、原材料损耗处理轨制1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏,失去使用(食用)价值,需要作 报损、报废处理

13、。2、保管职员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废讲演表”,据实说明 坏、废原因,并经业务部分审查提出处理意见,报部分经理或财务部审批。3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸,由报废部分送交废旧 物品仓库处理。4、报损、报废由有关部分会同财务部审查, 提出意见,并呈报总经理审批。5、在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。食物采购治理轨制1、由仓管部根据餐饮部分需要、订出各类正常库存货物的月使用量,制定 月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购。2、当采购部接到总经理审批同意的采购计划后,仓管部、食物采购组、采 购部经理、 总经理室各留一份备查, 由仓管部根据食物部分

14、的需求情况, 定出各 类物资的最低库存量和最高库存量3、为进步工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采取按期补给的办 法。能源采购治理轨制1、酒店工程部油库根据各类能源的使用情况,编制各类能源的使用量,制 定出季度使用计划和年度使用计划。2、制定实际采购使用量的季度计划和年度计划 (一式四份) 交总经理审批, 同意后交采购部按计划采购。3、按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况,定出油库、气库 在不同季节的最低、 最高库存量, 并填写请购单, 交采购部经理呈报总经理审批 同意后,交能源采购组办理。4、超出季节和年度使用计划而需增加能源的请购,必需另填写请购单,提 前一个月办理。5、当

15、采购部接到工程部油库请购单后,应立刻进行报价,将请购单送总经 理审批同意后, 将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用, 一联交能源采 购组。能源提运治理轨制1、采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数目进行采购2、采购部将采购能源的手续办理好后,将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、电话等以及办妥提运证后,连同填写委托提货单 据,交油库办理签收手续,便以铺排提运。3、各类油类、气类的验收手续,按油库验收的有关细则办理。4、提货完毕,应及时通知铁路卸车专线负责人,把空车拖走。5、验收情况要及时讲演采购部。仓库物资治理轨制1、酒店仓库的仓管职员应严格检查进仓物料的规格、质量和数目,发现与 发票数目不符,以及质量、规格不符合使用部分的要求,应拒绝进仓,并立刻向 采购部递交物品验收质量讲演。2、经办理验收手续进仓的物料,必需填制“商品、物料进仓验收单”,仓 库据以记账,并送采购部一份用以办理付款手续。 物料经验收合格、 办理进仓手 续后,所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等题目,均由仓库负责处理。3、为进步各部领料工作的计划性、加强仓库物资

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