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1、第三章 凭证处理凭证处理包括凭证的录入、复核、查询、科目汇总和凭证的记账。先用鼠标左键单击主画面的凭证页签， 出现如下界面：一、 凭证录入点击凭证录入，系统进入凭证录入画面： 要录入一张凭证，先在凭证字下拉列表框中选择一种凭证类型，光标被置于制单日期后的横线上，用户在此输入准确的制单日期后再按回车键，光标被置于附单据编辑框中，用户在其中输入此张凭证所附原始单据数后再按回车键，即可进入凭证内容的录入。如果用户没有设定自动生成凭单号，还需手输一个凭单号。 凭证项目录入的具体操作方法如下：l 录摘要： 录摘要的方法有三种：直接在摘要栏内用汉字输入摘要内容；使光标停留在摘要栏处，敲入+摘要助记码，然后
2、回车，栏内将直接显示已存入摘要字典中的摘要。同一摘要栏内，能够通过摘要助记码多次输入摘要字典中的内容，方法是每两个助记符(+摘要助记码)之间加入一个空格。将光标停留在摘要栏处，按回车键，屏幕出现摘要字典协助窗口，在这个窗口中，用上下键头选择摘要，回车认可。如果要录入的摘要内容与上一笔分录的内容相同，则只需在摘要栏内敲入.回车后，上一笔摘要自动出现在栏内。 此协助窗口显示的正是我们事先定义好的摘要助记码，用户可在其中选择具体的摘要内容，选择方法是双击该项目。l 选科目：摘要输入完后按回车按钮，光标停在科目代码处，这是让用户输入借方或贷方的科目代码（这里只需要录入代码而不必录入具体的科目名称,但显
3、示的是科目名称），我们能够直接输入，也能够单击回车按钮调出科目代码协助窗口，再在协助窗口中加以选择。若输入的代码在科目中不存有，系统不予确认，要求重新输入。系统还要求输入的科目必须是最底层的明细科目码，否则系统提示：该科目非明细科目。如果输入一个非明细的科目，回车后能够调出所有属于此科目下的所有明细科目。如果所输入的是银行科目还需在凭证下方输入其它辅助信息，包括：结算方式、支票号、银行日期l 录部门或人员如果该科目需要分部门或人员核算，还需要在录完金额后继续录入部门代码或人员代码。选择部门或项目代码的方法有两种：一是直接录入部门或人员代码，二是直接敲回车按钮调出部门或人员代码的提示窗口，再从窗
4、口中选择部门或人员的代码；l 录金额：光标停在借金额或贷金额处时，直接输入凭证金额。当然，用户要确保每页凭证借合计贷合计应相等，否则系统将给出错误提示，直到凭证借贷平衡为止。当第一笔记录输入完毕后，屏幕自动跳到下行，用户能够继续录入下笔业务。本张凭证录入完毕后，能够单击确定按钮将此凭证存盘，如果单击取消按钮就是将刚刚录入的凭证作废。然后我们又能够重复以上步骤继续录入下张凭证。如果用户需要改凭证，则需自行录入凭证号，其他操作与录凭证相同。下面就屏幕下方的功能按钮加以说明。插入分录：能够在任意的位置上插入一笔新的分录。录制完成的凭证，其效果如下图所示：删除分录：能够删除任意位置上的分录。确定：对本
5、次凭证录入实行存盘确定。如果您设的是自动生成凭单号，则凭证存盘后系统将自动生成一张凭证号，并给出窗口提示用户。取消：取消本次对该张凭证的任何操作。打印：凭证的打印应放在凭证存盘的前面来完成。此按钮就是用于将机制凭证打印输出，因为一张凭证可能会有多笔业务，一页凭证纸可能打印不开，系统会自动将其分页输出。如果只选其中某一页打印，可在页号选择框中选择页号，或用鼠标左键直接单击数字按钮选择凭证页号。否则，可用鼠标左键单击打印实行顺序打印。向导：此功能可协助您录入凭证，用户可借助它完成凭证的摘要、科目等内容的输入。在此选择所需的分录在此选择会计事项分类二、凭证管理此功能主要用于对指定月份的凭证的复核、查
6、询、新增、修改、删除和冲销等工作。这里所查询的凭证包括未复核凭证、已复核凭证、已记账凭证和未记账凭证。选择凭证管理按钮进入凭证管理窗口：根据你所做的选择不同，包括月份的选择、是否复核的选择、是否记账的选择，窗口下方所显示的记录将不同。窗口中将显示你所录入的所有凭证信息。在任何凭证记录上单击鼠标右键都可调入相对应的凭证操作，包括新增、修改、浏览及凭证复核等。软件提供批量复核功能，选择相对应的会计期间，点击文件下拉菜单中的批量复核，如图：批量复核方便了用户的操作，使凭证的复核工作更简单，复核完的凭证不能修改，修改复核完的凭证必须先销章，销章后即可对凭证实行修改。批量销章的工作同批量复核。凭证销章如
7、果你打算将所显示的某张凭证做某些处理的话（比如修改、删除或冲销），首先应选择该凭证，再单击右手键调出相应操作即可。其界面与凭证录入的界面相同。选中需要删除或修改的凭证，单击右键选择相应的选项即可。 如果只想查询凭证，可以直接双击此凭证中的任何一条分录即可。凭证复核 三、凭证记账记账就是将已复核过的凭证登记在账簿上，凭证记账可以随时进行。用户应当注意，要记账的凭证必须都是复核过的，一旦凭证记账将不能再修改。所以这一过程十分重要，一定要保证凭单准确无误方好。记账的同时，系统将对各科目的本月发生额进行累加，产生本科目最新的本月发生额和累计发生额。 单击凭证记账按钮进入凭证记账窗口： 选择记账日期工作
8、步骤提示第一步：2 单击此按钮，作下一步工作第二步：第三步：单击此按钮后系统进行凭证记账凭证复核记账后，在凭证管理中显示如下图：在此核对要记账凭证的情况复核记账后的凭证在凭证管理中以*号表示四、凭证打印首先在凭证之前必须设定好打印纸张，下面介绍一下针式打印机设置的操作步骤，WIN98 和WINME 系统打印纸张的设置比较简单，点击开始菜单进入打印机选项，选中打印机点鼠标右键选择打印属性进入属性界面，在纸张选项中双击自定义纸张，调整好大小确定即可。WIN2000和WINXP系统设置比较复杂，从开始菜单中选择设置打印机，进入打印设置界面，在文件菜单中选择服务器属性选项输入格式描述调整纸张大小在此处
9、挑钩设置好纸张大小后点击保存格式，选择打印机点击鼠标右键选择属性进入属性界面，点击打印首选项，然后点击纸张，在纸张大小中选择设定好的纸张格式，点击确定即可。打印机不同，它的属性界面也不同（下面是HP1000的打印属性图）选择定义好的格式 激光打印机的设置，可以把纸张设成A4大小，按凭证需要的纸的长度度后把A4纸裁好即可，设置好打印纸张，在凭证管理界面中，点击文件菜单下的打印选项如图：打印缩放比例单击格式预览选择打印格式输入需要打印的范围设定好打印选项后点击格式预览点击打印 ，五、科目汇总表凭证编制完毕后，必须将所有凭证进行汇总，系统提供按输入凭证的时间或凭单号以及按科目级别进行汇总的功能。点击
10、科目汇总，显示操作画面。设定条件选定未记账凭证或已记账凭证进行汇总。汇总日期为当前进行会计业务处理的月份。汇总级别为科目级别，要求从几级科目开始进行汇总。汇总方式分为两种，按时间段汇总时输入起始日和结束日：按凭单号汇总时则输入凭单类型、起始凭单号、结束凭单号，缺省不输入数据时系统默认为选定全部。条件设定完毕后，点击结果输出或生成，即可生成科目汇总表，如图：六、试算平衡表我们可以用此项功能对已复核完的凭证进行试记账的工作，观察一下这些凭证如果进行记账的话，各科目的余额情况会发生怎样的变化。我们可以将试算平衡后的结果加以分析比较，如果个别科目的余额还需加以调整的话，我们就可以进入凭证管理窗口，修改
11、此凭证。然后 试算平衡看看是否达到您的满意。这是调账的一种便捷方法。选择试算平衡菜单后可见到以下屏幕：2在此选择试算的科目级别在此选择试算平衡的起始、结束科目1在此选择试算平衡的日期选择试算平衡条件后点此键生成数据 用户需要先选择平衡截止级别和平衡日期，平衡级别就是指汇总到哪一级科目，我们可以设到最明细级科目，平衡日期则为汇总凭证的日期。用户还可以输入起始科目和结束科目定义一个科目区间进行试算平衡。(要是将所有科目汇总，就将起始科目和结束科目空着)平衡范围包括总账数据和凭单数据。总账数据表示计算得到合计数中的，包含本次试算平衡之前的几次记账的数据。凭单数据表示只计算本次已复核而未记账的数据。条件定义完毕后，可以单击确定按钮得到生成结果。
