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1、2023年管理档案管理制度篇 书目 z公司档案管理制度 档案管理制度 一、为规范公司档案管理,增加公司档案的好用性和有效性,特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度安排、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营状况、人事档案、会议记录、确定、托付书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、平安保密和运用便利。 五、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应主动协作与支持。 3.凡应当刚好归档的资料,由档案管理员负责刚好归档。 4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5.档案管理员依据公司的文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档 1.公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。 2.公司档案资料的归档每年一次,属于平常立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案的借阅 1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可干脆通过档案管理员办理借阅手续。 2.因工
3、作须要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3.公司档案密级分为绝密、机密、隐私三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;隐私级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。隐私级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批,详细按托付书的内容执行。 4.档案借阅者必需做到: 爱惜档案,保持整齐,严禁涂改。 留意平安保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写
4、公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3.凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须仔细核对,将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5.在销毁公司档案资料时,必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。 某某公司平安文件档案管理制度 1目的 为进一步规范公司的平安档案管理工作,充分保障公司平安管理工作的有效性和长期性,依据中华人民共和国国平安生产法、安徽省平安生产条例、中华人民共和国国档案法及有关规定,结合我公
5、司职业健康平安的实际状况,特制订本制度。 2范围 本制度适用本公司范围内平安文件档案的建立、更新、运用、保存管理。 3术语 3.1平安档案是指公司在平安管理活动中形成的,对企业、国家及社会平安生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 4主要职责 4.1凡是各单位在日常职业健康平安管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中,形成的有保存价值的与职业健康平安有关的文件材料、各类检测证书、报告、平安制度、教化试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全,整理归档。 4.2生产安环部负责公司平安档案管理检查督促工作,负责对公司的平安档案分级管理做出规定。 4.3各部门
6、应加强平安档案管理工作的领导,明确一位负责人主管平安管理档案工作,保证平安管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的平安档案管理工作。 4.4各部门应设置特地平安管理档案柜,落实平安管理档案管理人员,集中统一管理本单位平安管理档案。 4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关平安管理方面的各类材料;负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。 4.6平安管理档案工作是公司平安管理的基础性工作,是维护公司平安生产、经济利益、合法权益的重要依据,是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位平安管理档案具有依法管理、爱护、运用的职责。任何个人不得将平安管理档案据为己有或拒绝归档。 4
7、.7各级平安生产管理人员应忠于职守,仔细执行有关法律法规、制度和标准,帮助公司、各单位对收集的平安管理档案材料的完整程度、精确性以及保存价值进行审核。 5工作内容 5.1平安管理档案范围一般包括但不限于以下内容: 5.1.1企业基本状况的内容:企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、平安管理机构与平安员等。 5.1.2企业生产经营场所平面布置图,并标注清晰以下内容。 部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等; 重大危急源的位置、数量等; 主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。 5.1.3公司平
8、安生产重点监控部位一览表(重大危急源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危急危害因素分析)。 5.1.4公司应急救援体系建设状况。内容包括:事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练状况等。 5.1.5公司平安组织方面的内容 1. 主要负责人的平安资格证书。 2. 平安管理人员的平安资格证书。 3. 总厂职业健康平安管理网络。 4. 其他与平安组织方面有关的内容。 5.1.6企业平安管理制度及相关文件、安排、总结方面的内容 平安目标管理 平安生产责任制 法律法规标准规范管理 平安投入管理 平安文件和档案管理 风险评估和限
9、制管理 平安教化培训管理 特种作业人员管理 设备设施平安管理 建设项目平安“三同时”管理 生产设备设施验收管理 生产设备设施报废管理 施工和检修理平安管理 危化品及重大危急源管理 作业平安管理(动火、高空、受限空间、动力介质等) 相关方及外用工(单位)管理。 职业健康管理 劳动防护用品(具)管理 平安检查及隐患排查治理 应急管理 事故管理 平安绩效评定管理 平安会议制度 平安机构设置与人员配置管理 平安操作规程 平安通则 平安生产管理考核制度 参观人员平安告知书 特种设备平安管理(机电类、承压类) 上报的各种平安生产方面的安排、总结、报告等材料。 平安活动日管理制度 上级部门有关平安生产方面的
10、文件、通知及执行状况汇报、记录。 其他与平安相关的管理制度 5.1.7平安监督执法检查方面的内容 各级政府及行业主管部门监督检查所发的平安监察指令书等各类执法文书。 落实执行各类文件所实行的措施及落实状况及其上报上级主管部门的报告及记录。 平安监督执法方面的其他文件、文书和记录。 5.1.8平安检查方面的内容 日常检查记录及处理状况记录。 月、季度及年度检查记录及处理状况记录。 平安检查存在问题整改通知书及整改状况记录。 各方面平安检查的安排支配、检查记录及处理状况。 各项检查的总结汇报材料。 其他与平安检查相关的材料。 5.1.9平安教化培训方面的内容 平安培训安排。 公司主要负责人、中层管
11、理人员、平安管理人员及班组长平安培训的记录。 员工三级平安教化记录。 特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教化培训记录。 换岗教化培训记录。 日常平安、宣扬、教化培训记录及总结。 应急救援培训、演练记录及总结。 5.1.10平安投入方面的内容 全年平安投入的安排及专项平安投入安排。 平安、宣扬、教化培训投入的状况记录。 隐患整改方面的投入记录。 防护用品方面的投入记录。 平安防护设备、设施方面的投入记录。 平安评价、平安管理体系建设、平安代理方面的投入。 其他与平安有关的投入。 5.1.11工伤保险方面的内容 参与工伤保险员工的名单。 为员工缴纳保险费的凭证或单据。 发生工伤的员工获得工伤
12、保险理赔的凭证或单据。 其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。 5.1.12职业卫生健康管理方面的内容 具有职业病危害的岗位状况及可能产生的职业病种类。 具有职业病危害的岗位的预防措施状况。 具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。 接触职业病危害岗位的员工及其身体检查状况。 确诊为职业病的员工状况及其身体检查、治疗记录。 与职业病防治相关的文件、材料。 劳动防护用品管理制度及其落实执行状况的记录。 各类劳动防护用品发放记录。 员工运用和佩戴劳动防护用品的记录。 其他与劳动防护用品有关的文件、材料。 5.1.13“三同时”管理方面的内容 有关平安设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。 “
13、三同时”项目的设计图纸及相关资料。 “三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。 其他与“三同时”项目相关的文件、资料。 5.1.14平安防护设备(含职业健康卫生设备,下同)方面的内容 各类平安防护设备的种类及型号等基本状况资料。 各类平安防护设备管理部门及设备运行状况记录。 各类平安防护设备运行维护保养状况记录。 应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。 其他与平安防护设备相关的文件、资料和记录。 5.1.15用电管理方面的内容 企业用电管理制度及落实状况记录。 配电室运行状况记录。 临时用电申请及拆除记录。 配电箱等用电设施运行状况记录。 5.1.16特种设备方面的内容 特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、运用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。 特种设备的定期检验和定期自行检查的记录,特种设备运用证。 特种设备的日常运用状况记录。 特种设备及其平安附件、平安爱护装置、测量调控装
