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1、接待方案近日，我学院的合作校-英国B大学将派出以校长为首的15人代表团对我学院 的办学条件、办学水平进行全面考察并洽谈相关合作事宜。为了确保接待工作的 顺利进行，现制订接待方案如下：一、接待目的：本次 B 大学来访对我学院建设多科性、教学研究型的大学有重要 的意义。因此，各相关人员应充分展示我院办学条件及学科建设、教学和科研水 平，并以务实、精炼、咼效、有序的工作作风展现我院优良校风，给英国B大学 的代表团留下良好印象。二、接待宗旨：秉承“以人为本”的原则，热情，主动，周到，细致，谨慎，高 效，安全，确保各项接待任务圆满完成。三、接待规格：建议采用对等规格。注：由于B大学代表团以校长为首，建议
2、主陪人员为我学院的张院长和党委 书记金书记。四、考察时间：2013年12月20日-2013年12月22日五、相关接待部门和具体接待事项如下：（一）、组织结构：总负责人：高叶（院办公室主任）成员：贺华（教导处主任）金坤（人事部主任）苏秦（财务处主任）宁静（宣传部主任）常姗（医务室主任）（二）、安排食宿1、负责人：金坤主要职责：负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待工作；负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。2、预定餐饮（表 1）时间地点用餐类型数量12月20号午餐金宝莱商务酒店工作餐2桌12月20号晚餐金宝莱商务酒店商务餐2桌12月21号早餐金宝莱商务酒店自助餐12月21号
3、午餐A学院接待中心工作餐2桌12月21号晚餐金宝莱商务酒店商务餐2桌12月22号早餐金宝莱商务酒店自助餐12月22号午餐A学院接待中心工作餐2桌注：食品供应，既要照顾外宾的饮食习惯，又要体现中国特色，品种齐全，营 养丰富；食品要安全、卫生，同时要在食品旁标明过敏源。3、预定住宿（表2）房间标准下榻酒店入住天数 （天）价格标准 （元/天）房间数量（间）商务套房金宝莱商务酒 店24402高级商务房230013注：住宿房间已安排好，考察团成员可根据自身需求内部调整 接待人员要做好成员信息登记工作。4、考察团成员信息登记表（表3）序号姓名性别年龄宗教信仰职务爱好到达时间1Will Smith男60基督
4、校长高尔夫、网球2Elizabeth William女55基督副校长慢跑、自行车 15（三）、接机及送机工作组1、负责人：宁静 主要职责：负责联系考察团的接机、送机及其他事务； 工作人员：记者 1 人（宣传部指派），负责摄像、照相事宜；接待人员 5名（可指派学生），负责生活等相关事务工作； 翻译员 5 名（可指派学生），负责随行翻译。2 、准备工作（1）准备：2013年12月19日前往机场实地考察。 办理好相关手续，开放贵宾通道等相关事宜； 设置临时接待点，备好接机标语及横幅等。3、主要工作内容（1）具体负责接机、送机等相关工作。（2）物品配备：照相机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞
5、， 纸巾等若干。（3）接机： 就位。12月20日上午工作组成员到达机场。 接人。考察团由接待人员确认后，接机负责人宁静先自我介绍，接过行 李交工作人员。（4）照相。由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。（5）送往酒店。送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。（6）照片传回。照相结束后，第一时间内把照片传回宣传部。（7）报告。在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。4、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。（四）医务组1 、负责人：常姗 医生：牛宇、韩静 主要职责：负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，专家外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和
6、蔼。2、药品准备：速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴，消毒水等。五）、考察团会务工作安排（表 4）时间事项工作内容负责人20日下午2 : 00参观校 园由接待人员引领考察团入院参观，主陪同 人员为金书记和张院长。高叶下午 3 : 30-5 : 00欢迎会在学院社科楼 号报告厅召开欢迎会，会 上张院长将代表全体教职工、学生，欢迎 贵宾的到来。参加人员为所有院领导、外 语系老师、优秀学生代表。高叶下午7 : 30送客将考察团送至酒店休息，并在酒店安排晚餐， 主陪人员为金书记和张院长。宁静21日上午9 : 0011： 00交流会早餐过后，上午9点钟接待组安排酒店车辆 将考察团接至
7、学校，在科研楼一号会议室展 开交流会。我院教导处主任贺华向考察团成 员介绍我学院的教学情况，师资力量和教研 成果等。参会人员为院领导、教导处主任和 相关老师。宣传组负责记录会议内容，拍照 等。金坤 宁静下午 2 : 00-5 : 30参观 教室教导处主任、老师等在会议室与B大学考察 团深入交流、共同探讨未来的合作事宜，并 引领考察团参观学校教室、阅览室和图书馆， 期间与学生亲切互动。贺华 宁静晚上 6 : 00-8 : 00送客接待组将考察团送回酒店休息，安排晚餐， 主陪人员为教导主任贺华贺华22日上午8 :00-11 : 30参观当 地风景 区由接待人员带领考察团，游览当地有名风景 区，名胜
8、古迹。随行人员：医务室医生牛宇， 另翻译人员5名，导游一名。宁静 常姗下午 1 ： 00-3 : 00欢送会午餐后，由教导主任贺华在欢送会上发言，B 大学代表上台发表讲话，双方互赠礼物。金坤 宁静下午5 : 00送客接待组办理酒店退房手续，用酒店空调大巴 将考察团成员送至机场。高叶 金坤六）、考察后续工作1、宣传组对此次 B 大学的考察之行的跟踪报道进行总结、整理，并写成报告2、财务组将此次接待的预算做成表格，送往财务处审核；（七）、应急预案1、车辆：为防止轿车或大巴在半路上抛锚或者出故障，人事部应提前安排校 车及司机，以备不时之需；2、会场：为防止会场音响、投影仪等电子设备出现故障，应在报告
9、厅、会议中心多预留一间设备齐全、能容纳上百人的会议室；为防止工作人员人手不够，可以安排学生帮助完成接待工作；3、紧急情况：为防止有考察团成员突发病变，医务人员应原地待命，备好急 救箱及应急药物；保持会议厅及报告厅的绿色通道的畅通，以便突发情况疏散人 群。八）、接待预算（附）费用预算表（表 5）项目单价数量费用小计备注车辆酒店大巴1辆240240校领导接送轿车的燃 油费算入应急设备支 出中金宝莱商务 酒店商务套房2间4401760入住天数为2天高级商务房13间3007800工作餐500元/桌2桌100020002天商务餐1000元/桌2桌200040002天自助餐200040002天景点门票20
10、0元/张1530003000接机送机用 品支出2000机票1575000礼物支出50005000应急设备支 出2000总计106800九）、工作要求1、接待人员必须高度树立责任意识，以主人翁的姿态投身到接待活动中， 以自己的言行维护学校的声誉和形象。2、接待期间，各部门负责人每天值班。正常情况下工作人员应保证通讯 24 小时畅通。3、各组工作人员要坚决服从接待工作领导小组的安排，一切从大局出发 克服困难，无条件服从人员及设备的调拨。4、接待期间全体接待人员应着装合理，工作热情大方，对于考察团的困 难要热心帮忙解决，条件允许的应使用英文与考察团对话。5、除上述接待专项工作外，学校的各项常规工作要一如既往，不耽误老 师的授课和学生学习。以上方案妥否，请批示！A学院办公室二O三年十二月十八日
