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1、采购管理制度一、标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容， 查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：采购作业程序及要点二、标准采购作业细则请购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：（一）常备材料：生产管理部门 （二）预备材料：物料管理部门（三）非常备材料：1. 订货生产用料：生产管理部门2. 其他用料：使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参
2、酌库存 情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日 期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请 购案件寄送清单”送采购部门。（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表， 一单多品方式，提出请购。（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明 原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。（四） 材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单” 上注明“试车检验”及“预定试车期限”。（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存 情况，填制“请购单”提出请购。第三条免开请购单
3、部分(一) 下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单” 委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品：饮料、香烟等。3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。(二) 零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限(一) 内购：1. 原物料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2. 财产支出：(1) 请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。(2) 请购金额预估在 2000元至2
4、万元者，由经理核决（3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决 3总务性用品：（1）请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。（2）请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。（3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核 决权限呈核。（二）外购：1. 请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。2. 请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤销（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停 止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、 二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。（二）采购
5、部门办妥撤销后，依下列规定办理：1. 采购部门于原请购单加盖 “撤销”章后，送回原请购部门2. 原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应 通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部 门。3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。采购第一节一般规定第六条 采购部门的划分（一）内购：由国内采购部门负责办理。（二）外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部 门办理。（三）总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或 代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或 指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式 除一般米购作业方式外，米购部门可依材料使用及米
6、购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办 理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计 划提出请购，采购部门定期集中办理采购。（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料， 采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材 料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更 时，应立即修正。第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的 缓急，并参考市场行情及过去
7、采购记录或厂商提供的资料， 除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办 理比价或经分析后议价。（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用 品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明， 经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购 经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经 主管签认后呈核。（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主 管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后， 按一般采购程
8、序优先办理。（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单” 注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。（二）采购核决权限： 第十一条订购（一）采购经办人员接到经核决的 “请购单”后应以“订购单” 向厂商订购，并以电话或传真确定交货 （到货）日期，同时要 求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”（二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖 “分批交货”章以资识别。（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖
9、“暂借款采购”章，以资识别。第十二条进度控制及事务联系（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采 购进度控制表”控制采购作业进度。（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进 度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”， 经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处 理。第十三条整理付款（一）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材 料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门 应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内 购）
10、”的会计联须于第一批收料后送会计部门 （二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规 定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整 理付款。（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否 则仅依订货数付款。第三节境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条询价、比价、议价（一）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整 理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录， 以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向 三家以上供应厂商询价、比价或
11、经分析后议价。（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报 材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决（一）比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。（二）核决权限1. 采购金额以CIF美元总价折合在xxx元（含）以下者由经 理核决。2. 采购金额以CIF美元总价折合超过xxx元以上者由总经 理核决。（三）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时， 请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核； 但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主 管核决。第十
12、六条订购与合同（一）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订 购并办理各项手续。（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟 妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常处理（一）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制 外购作业进度。（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异 常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通 知请购部门。（三）外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与 供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原 因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条 进口签证前（“请购单（
13、外购）”核准后）的专案申 请（一）专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并 应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制” 的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及 分期缴税。（二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入 许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向 政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证
14、，并于“输入 许可证”核准时通知外购部门。第二十条进口保险（一）FOB、FAS C& F条件的进口案件，进口单位应依“请购 单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。（二） 进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条 进口船务（一）FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以 便进口货品可机动选择船只装运。（二）进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽 商品名称，提供进口结
15、汇经办人员， 于“信用状开发申请书” 列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。（三）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免在信用状 指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条 进口结汇进口单位应依“请购单（外购）”标示的“间发信用状日期” 办理结汇，并于信用状（L / C）开出后以“开发L/C快报” 通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务（一）免货物税及“工业用证明”的申请1. 进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可 证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函 后向海关申请免货物税。2. 除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶 用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率 缴纳进口关税。（二）专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门 应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等 核准后并办
