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1、关于研究生工作秘书和学位评定分委员会秘书考核与评优的通知研院字2009第122号各学院：研究生工作秘书和学位评定分委员会秘书（以下简称分会秘书）是研究生教育管理的基层管理者，为加强研究生工作秘书和分会秘书队伍的建设，提高研究生工作秘书和分会秘书的业务水平，现定于2009年11月开展2007年9月2009年7月研究生工作秘书、分会秘书考核和评优工作。优秀研究生工作秘书评选条件为：1任本职工作两年或两年以上。2坚持四项基本原则，热爱研究生教育工作，认真履行研究生工作秘书职责，按时完成学校、研究生院、学院布置的各项工作任务。3协助主管院长做好研究生教育管理工作。4研究生和各类进修人员学籍表、培养计划
2、等档案材料齐全、完整。定期检查本学院研究生培养计划的完成情况。5认真、准确、规范管理研究生和各类进修人员的成绩。6按照研究生院要求安排好本学院研究生专业课程，认真检查研究生专业课的教学、考核。7负责专业学位研究生的研究生工作秘书在专业学位招生中，认真贯彻执行上级政策及文件精神，切实做好招生宣传、入学考试、第二阶段复试、保密等相关工作。优秀分会秘书评选条件为：1任本职工作两年或两年以上。2认真履行学位评定分委员会秘书职责，按时完成学校、学位办公室、学院布置的各项工作任务，对有关的文件、规定等及时做好传达、沟通任务。3协助学位评定分委员会主席、副主席做好研究生学位授予和研究生导师遴选的有关管理工作
3、。4认真审核并按时报送研究生学位申请材料以及研究生导师遴选申报材料，并做到报送的材料规范、准确、翔实、完整、齐全。请各单位2007年9月2009年7月在岗的研究生工作秘书按华南理工大学研究生工作秘书守则（试行）、分会秘书按华南理工大学学位评定分委员会秘书工作职责（试行）进行认真总结，填写华南理工大学研究生工作秘书、分会秘书考核表，于2009年11月20日前交研究生院（电子版发到邮箱：）。北校区请交至：2号楼北座103房（鲁老师）南校区请交至：B2-317（张妍老师）研究生院联系人及联系方式：综合管理办公室：叶玉嘉 联系电话：020-87110589培养办公室：葛瑞明 联系电话：020-2223
4、6586专业学位办公室：曹蔚 联系电话：020-87111481学位办公室：李若英 联系电话：020-87110725南校区研究生教学管理中心：张妍 联系电话：020-39380095华南理工大学研究生院二九年十一月十一日附件1：华南理工大学研究生工作秘书守则（试行）附件2：华南理工大学学位评定分委员会秘书工作职责（试行）附件3：华南理工大学研究生工作秘书、分会秘书考核表附件1华南理工大学研究生工作秘书守则（试行）研究生工作秘书是研究生教育管理的基层管理者，受分管研究生工作的院长领导。为了规范研究生工作秘书的管理工作，充分调动研究生工作秘书的积极性，提高我校研究生培养质量，特制定本工作守则。第
5、一条 研究生工作秘书的任职条件1 忠诚党的教育事业，贯彻党的教育方针，遵守学校规章制度。2 遵纪守法，为人师表。3 有强烈的事业心和责任心，努力学习，熟悉业务，不断提高管理水平，关心学校研究生教育的改革和发展。第二条 研究生工作秘书职责1. 负责本学院研究生的注册。2. 负责本学院每学期开设的研究生课程安排，并将课程表于开学前报研究生院。 3. 负责建立并管理本学院研究生和各类进修人员的学籍、培养计划等档案材料。4. 负责本学院研究生和各类进修人员的成绩登记及管理，实现规范管理和计算机辅助管理。5. 检查本学院研究生培养计划完成情况，审查研究生开题报告和各类进修人员学习计划的进展和完成情况。6
6、. 定期检查本学院开设的研究生课程教学情况，并将检查结果报送研究生院。7. 提供研究生答辩时申请答辩的资料，审核研究生是否符合答辩要求。8. 配合学校做好本学院研究生的中期考核、筛选分流和评优等工作。9. 研究生学籍管理的其他有关事项。10. 负责专业学位研究生的研究生工作秘书，还需要认真贯彻执行上级专业学位招生政策及文件精神，切实做好本职工作；包括招生宣传、入学考试、第二阶段复试、保密工作等。第三条 优秀研究生工作秘书评选办法1.每两年评选一次。2.研究生工作秘书填写华南理工大学研究生工作秘书、分会秘书考核表，学院推荐、研究生院审核，公示后报学校批准。3.在全校范围内对优秀研究生工作秘书进行
7、表彰（研究生工作秘书与分会秘书为同一人的，不重复表彰）。附件2华南理工大学学位评定分委员会秘书工作职责（试行）学位评定分委员会秘书的工作，是连接学校学位评定委员会与学位评定分委员会的纽带，是学位评定分委员会和学位办公室正常发挥职能的基础。为了规范学位评定分委员会秘书的工作，根据华南理工大学学位条例暂行实施细则，特制定本工作职责。第一条 担任分委员会秘书应具备的条件1. 为学位评定分委员会所属学院正式在岗在编教师或干部；因工作具有一定的日常性和时间性，应把学位评定分委员会秘书的工作视为一个常设性的固定工作岗位，一般由学院办公室工作人员担任；2. 年龄不超过45岁；3. 具有本科或以上学历；4.
8、具备一定的行政经验、较高的文字水平和协调工作能力；5. 能坚持原则，处事公正；工作踏实勤勉，任劳任怨；群众基础较好，有较高的政策水平。第二条 学位评定分委员会秘书的工作职责1. 学位评定分委员会秘书直接对分委员会和学位办公室负责，及时上传下达有关通知精神和表格材料，处理分委员会有关学位、研究生指导教师遴选的事宜。2. 与分委员会主席(副主席)协商确定召开分委员会全体委员会议的内容、时间和地点，并负责通知全体委员。3. 做好学位评定分委员会会议审议材料的准备工作，并将材料在会议前分发给各位委员。4. 做好历次学位评定分委员会会议记录及整理归档工作，并负责将会议的决议与结果上报或通知有关部门和个人
9、。5. 做好学位评定分委员会审批授予硕士和博士学位的工作。将申请学位人员的审批表校对、核实后，提前数天复印分发各位委员；开会时做好会议记录，并负责表决票的分发和表决结果的统计；会议结束后，整理会议纪录并起草会议纪要，报学位评定分委员会主席(副主席)审阅后签名，并将分委员会的表决结果和审批意见如实填入审批表，最后将审批表连同学位申请人的其他学位档案、会议纪要及表决票等材料一起在规定期限内送交学位办公室。6. 做好博士生指导教师资格审核、推荐工作。将申请人简况表核实后，提前数天复印分发各位委员；开会时做好会议记录，并负责表决票的分发和表决结果的统计；会议结束后，整理会议纪录并起草会议纪要，报学位评
10、定分委员会主席(副主席)审阅后签名，并将分委员会的表决结果和推荐意见如实填入简况表，最后将简况表连同申请人的其他材料、会议纪要及表决票等材料一起在规定期限内送交学位办公室。7. 做好硕士生指导教师资格的审批工作。将申请人简况表核实后，提前数天复印分发各位委员；开会时做好会议记录，并负责表决票的分发和表决结果的统计；会议结束后，整理会议纪录并起草会议纪要，报学位评定分委员会主席(副主席)审阅后签名，并将分委员会的表决结果和审批意见如实填入简况表，最后将简况表、会议纪要及表决票等材料一起在规定期限内送交学位办公室。8. 检查学位评定分委员会有关决议的执行和落实情况。第三条 学位评定分委员会秘书的任
11、期学位评定分委员会秘书的任期，一般与本届学位评定分委员会任期相同，并与其同时换届。对任期未满需中途更换者，由所属分委员会推荐人选，报学位评定委员会批准。第四条 优秀学位评定分委员会秘书的评选办法1. 每两年评选一次。2. 学位评定分委员会秘书填写华南理工大学研究生工作秘书、分会秘书考核表，经所在学位评定分委员会推荐、研究生院审核，公示后报学校批准。3. 在全校范围内对优秀学位评定分委员会秘书进行表彰（研究生工作秘书与分会秘书为同一人的，不重复表彰）。附件3华南理工大学研究生工作秘书、分会秘书考核表考核日期：2007年9月2009年7月姓名年龄工作岗位所在学院任职时间 年 月至 年 月工作总结及下一步工作设想 签名（盖章） 日期： 年 月 日学院意见 签名（盖章） 日期： 年 月 日研究生院意见签名（盖章）日期： 年 月 日学校意见签名（盖章）日期： 年 月 日备注：1、工作岗位请选择填写：研究生工作秘书；分会秘书；研究生工作秘书兼分会秘书。2、任职时间请填写在工作岗位的任职时间。3、“工作总结及下一步工作设想”一栏不够可自行附页。
