举办一个展会的流程

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1、外贸展会注意事项要把展会搞好，分三步骤，第一步、展会前的准备第二步：展会上的执行第三步：展会后的跟踪，如果这三步每个环节都做好了的话，没有客人是不可能 的，下面就和大家分享一下我的这三步是如何进行的第一步：展会前的准备1、邀请函：A、告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老 客户都约到你的展位上，只要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。 对于那些在你们这里订单量不是很大的客户，最好的方法就是多介绍品种给他 做，这样订单量也就自然上去了。B、给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还 是能附上你们的装修图给客这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的

2、话， 客人一下就转晕了，有些展位没有写展位好是比较难找的，如果有装修图的 话，就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地方，这样 对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因 为大多数自己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。C、注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的客户，而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。D、约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞争对手的，千万不要约的时间很近，这样职能对自己没有好处。大 客人通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会要求公司进行产品的市场

3、保 护。所以要小心，千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客户。E、以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者 是酒店号码，这样的话即使他没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒 他，F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约 在最前面，因为万一他没来的话，你可以打电话给他，不至于束手无策2、展台装修：A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。B、但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对, 反而降低产品质感，所以要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产 品，灯光一定要够亮，但是又不能太热，如果太热的话，一个可

4、能会破坏产 品，另外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判C、有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾 一个。D、展台上的公司品牌的LOGO 定要注意，你打出去的品牌一定要经过专 业的公司查询，要确定没有被其他国家公司注册，否则你如果在国际性的展会 上这样做的话，就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很 严。不过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警 告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。这里插个花絮：去年的时候，有一个朋友的公司，很不走运，自己的牌子是没有注册的， 但是也没有去查就用了，而且装修展台的时候牌子打得还挺大的，谁知道离他 们展

5、台不到 10 个位置的地方，也有这个牌子，但是人家已经是在国际上注册了 的。当时大会的工作人员就到他们展台来警告过，让他们马上把牌子摘下来， 就没说什么了。但是他们这帮人，没在意，没放在心上，还以为交了钱参展就 是上帝了，可能他平时也这样黑着干惯了，第二天，大会的工作人员再次来的 时候，发现牌子还在，就马上叫保安来撤台了，把所有的文件包括接的客人的 名片资料，和所有的产品都没收了。在此也提醒大家，有客人信息的文件一定 要妥善保管，一般在展台上用了，晚上就带回宾馆，展会上人多手杂，难免会 出以外。还好这个朋友是在最后一天的上午被撤走的，否则真是白来了。但是他们 公司从此不能申请去参加这个展会了。

6、还好，他们还有一个工厂，可以以工厂 的名誉去申请。这件事情的发生，影响的不光是他们自己，其实对其他的中国 展商都有一定的影响。展会会对中国展商特别的严格，还会设置一些贸易壁垒 之类的。所以在某个圈子了，还是要遵守一点游戏规则，否则会吃亏。E、地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐 脏的。F、所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则 坐里面会熏得很，受不了，客人比较注意这些。3 申请展位，其实写漏了，第一步应该是申请展位的，见谅。国内展的话， 因为好沟通就不用说太多，这里还是说国外展的一些程序吧A、

7、首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要参加的展会，仔细看需 要哪些文件申请等B、报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一 个平方，两面开口多少钱一个平方。我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的，报的都是光地，至于 你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行 的。一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定日期前下定单的话，会有一 定的折扣可以节省点钱。C、选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般 是他们给你什么位置你就是什么位置，这个时候你可以在这个国家的客人帮你 订，这样的话拿到的位置肯定比你的好。D、展位位置确认，

8、一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位 置E、展台发票，一般要尽快让展览公司传给你，并告知你发票号，有发票号 才能去申请邀请函F、邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展览公司的中国 办事处申请，则同时需要提供中文）、性别、护照号码或者身份证号码，出生 年_月_日，颁发护照的地区，护照签发日期，护照截止日期，签证日 期，职位等，现在大多的申请都是在网上进行，所以很方便如果是中国办事处 处理发邀请函的话，一般两天就可以到手上，国外也大概是一周在网上申请 后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查询进度。如果申请人超过了认输限定，一般 18平方限定是 4个

9、人免费申请，如果再 增加的话，就要交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份。观众的身份和 观众的身份，不同的是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时 进展馆而观众不能。额外的人申请的费用要尽快支付，支付款以后他们才给办理，一般是收到款两天内就给你办理完。邀请涵早点到手更好，万一错了可以有时间改，而且 可以提前一点申请签证。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了今年我就差点犯了这个错误，因为邀请函到得太晚了，正好那个时候德国 使馆申请的人很多，差点就赶不上，这一点我会在下文中提到G、展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的 在开展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法

10、汇外汇的，可以让当地的客 人帮你们垫付，从货款中扣除，这样比较方便。或者你们也可以联系把样品到 时候卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好，一个是加强了你和客户之间的 合作，关系又更进了一层。二是提前处理了你的样品，也就不用在展会上头疼 卖不完展品当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不好， 好象摆地摊的感觉，有损公司的形象。我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三类，第一类是不能卖的，是 少数，我们自己带回来，第二类是可以卖给客人的，把清单给客户，最后那天 下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确认，还有写上日期。第三 类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先去那些客

11、人展台上和客人 打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数量。这个下文还会提到。H、电力申请，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的 话，收费是很贵的。I、确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门 的卡，还有布展和撤展卡。这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有 这个卡，展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐 2 等仓的卡，所以 不要坐到 1 等仓了。4样品的准备：a、样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国 的话）从出货开始，这样就不会很赶。b、关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入 会场的优先权

12、，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不 过指定的运输商一般都很贵，c、如果你在那有合作得好的客人的话，他也要参 展的话可以考虑让他帮一起送过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用 那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一 比的话，不算什么。d、所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损 坏的话可以及时替补e 、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。f、样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何 相信你的大货能做好。G、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样 在

13、展会的时候方便拆箱。5、机票、保险提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都 会要用的。要反复和卖机票点确认是否有位置，最好提前 2 个半小时到机场，如果是 国际航班，以免有一些突发情况处理不了。我们上次有 5 个人去，但是其中有 两个人的位置卖票点忘记最后的确认了，还好我们去得早，让他们赶紧联系航 空公司这边，还好只是有惊无险。如果去得不是早的话，这次有两个人要漏飞 机了。还有如果转机的话，一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的，有 个客户就是出了这个问题，不是同一家航空公司的，广州出发，在北京转机到 法国，但是从广州出发的票和在北京转机的票不是同一家航空公司的票，而且 转机的

14、时间只有 2 小时，这样的话，他要到了北京以后先去拿行李然后再转， 但是这样的话即使是飞机十分准点，还是赶不上飞机的。为了避免麻烦，要注J八 意。另外，换登机牌的时候也要注意，我有一次在德国 FRANKFURT机场的时 候，因为我们一起 8 个人，可能中国人的名字对他们来说有点难，把那办理登 机牌的小姐的头都搞晕了，结果他给的登机牌和我们飞机的航班号不是一样 的，我们是要到广州，但是她确办了上海的，而且行李已经送过去了。我们当 时并没有发现，在免税店买东西，还没过安检，因为时间很早，但是后来我还 是再看了一下登机牌差点晕倒，航班号全错，幸好时间还早，要不然就惨了， 也是有惊无险，后来我每一次都

15、很小心。人总是在不断的吃亏和教训中成长的 吧。6、展会上人员和时间的布置无论什么时候，工作都要系统且有条理，但是很惭愧我一直都是一个很没 有条理的人，很多时候下决心想改，一两天还可以，但是却没有坚持下来。 哎，人为什么学好那么难，学坏却那么容易都不用教。A、到老客人展台上去拜访的业务员这个工作，需要对业务和客户十分了解，最好让跟这个客户的人去，但是 如果人员有限的话，一定要请一个思路清晰、冷静而且很礼貌的业务员去，去 之前先把要客人谈的重点纪录下来，去的时候带上这个谈话内容，一点和客人 说。引导客人的思维。（这里要说，有时候很多客人本身不是很有条理，而且有时候展会现场一 混乱就更没有条理了，这

16、时候你要引导他跟着你的思维走，如果跟着他的思维 的话，可能谈一上午都不会谈到重要内容，这点在展会中会说到）做好每一个老客人非常重要，开发新客人实在太耗费精力和时间了，过程 过于漫长，一句老话，珍惜眼前人。B、上不认识的客人的展会上推销的业务员这一个人员很重要，他所去的目标都是大公司，所以比第一点比 A类的业 务要求要高。但是只要抓住几个重要的特点其实工作也并不是很困难，关键是要把适合的人员培植在适合的地方，最 大发挥所长。这个人首先必须是很有激情的一个人，而且自信，很善于微笑的一个人。 我觉得那种年龄稍微小点，刚毕业不久，在公司做了一段时间，也懂公司的产 品的人比较适合。因为他们通常都没什么很大的担心。在展会上可能会被客人 一次又一次的拒绝，所以你要培训他的心理承受能力。告诉他一些调整心态