会议管理制度

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1、议管理制度第一章 目 的根据公司现状和发展需要，为规范集团公司会议的组织召开，提高工作效 率，降低成本，及时、有效地解决问题；做到信息、知识、管理经验共享，特 制订本制度。第二章 定 义所谓会议，是管理的一种工具和手段，是指围绕一个或多个需要解决的问 题，围绕管理找出主题，会议的组织者和与会者按照既定会议程序和流程进行 思想或信息的交流，确定解决问题的工具和方法，将任务或职责落实到人和完 成的时间及质量要求，形成会议决议，最终使问题得以圆满解决。第三章 会议分类根据会议讨论内容、参会人员的覆盖面、重要程度会议分为：公司级会议、 专业专题会议、部门会议等三级会议。根据会议的计划性，三级会议又向下

2、细 分为固定会议和临时会议。3.1 公司级会议：项目管理会、月度/季度/年度计划及总结会、 职工代表大会、 年度工作总结表 彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。除项目管理会按照事前、事中、事后召开会议外，其余会议都是一事一议。 例:项目管理会程序： 事前：召开立项启动会目的：论证该项目相关的制度、流程、排程、分工、甘特图等的合理性。 事中：召开项目协调会目的：工程中遇到的问题、变更申请、隐蔽工程论证、验收申请等。 事后：召开项目总结会目的：工程中的数据分析、成果分析、预算与决算的差距分析、优缺点及 经验总结等。3.1.1 固定会议，包括：月度/季度 /年度计划及总结会、 职工代

3、表大会、 年度工作总结表彰会、 销售 生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。3.1.2 临时会议，包括： 项目管理会、政府机关或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、 调研会等），一律由助理室受理安排，有关业务对口部门协作做好会 务工作。3.2 专业专题会议：合同评审会、方案图纸交底会、生产 / 销售/技术评审会、质量体系内部审核会、 设备管理例会、周试用期总结、三单管理会等职能部门组织的专业会议等。3.2.1 固定会议，包括： 生产/销售/技术评审会、质量体系内部审核会、 设备管理例会、 周试用期总结等3.2.2 临时会议，即董事长或总裁因工作需要，临时安排的会议，包括： 合

4、同评审会、方案图纸交底会等3.3 部门会议： 部门办公例会、早会、晚会、部门安全会议、新员工入职培训会议，由部门分管领导负责组织召开。3.3.1 固定会议，包括： 部门办公例会、早会、部门安全会议等3.3.2 临时会议，包括：新员工入职培训会议、上级领导临时布置工作的传达会议等3.4 有些没有必要开的会议可用报表的形式汇报，不必单独开会讨论，或通过 OA 网在网上讨论，用其他方式解决实际问题；必须召开的会议，要短而有效， 开小会、短会，控制时长，提高参会人员的工时利用率，节约会议成本。第四章 职责分工4.1 助理室负责全公司所有会议的管理， 包括本制度的修订和完善、 会议的 时间安排。集团办负

5、责会议室内部设施的维护和完善， 如出现以下问题： 1 地面 脱了未干，桌子擦完之后有水渍 2 开会时，灯不亮或者发暗等，给予集团办考 核减分处理。1 、 4.2 助理室负责会议的安排、跟进， 流程的制定，会议纪要的上报、上报 之后的批示及会议纪要内决议完成情况的跟进等。助理室负责初步审核会议 纪要内容，如出现以下问题未及时审核出： 1 上报程序错误，本人发送至助 理室上报的且助理室上报上去的 2 会议纪要出现错别字、条理化不清晰、出 现时间错误等 3 会议纪要框架结构不完善，没有结论或总结，给于助理室相 关责任人考核减分。2 、 4.3 公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及会议纪要的上

6、 报和会议决议的执行。 公司各部门、 各分厂负责会议的申请、 组织，以及会 议纪要的上报和会议决议的执行 ,助理室根据具体情况对相关责任人给于减 分处理。3 、 4.4 信息部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用。信息 部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用，定期对会议室内 的电脑、投影仪、网络进行维护，如出现电脑、投影仪、网络无法正常使用的，给于信息部相关责任人考核减分处理。第五章 会议申请及安排5.1 各分厂、各部门需要申请开会的必须于前一天的下午 16 点之前按照会议申 请的流程上报会议申请（会议申请的流程为新建一个工作流，再填写必要的内 容,如：注明会议时间、会

7、议主题、参会人员等，然后上报本部门领导、总监批 准后转至助理室）。5.2 各部门必须按照会议流程申请会议， 无特殊情况 （如总监、部门负责人请假， 应及时通知）且不按照流程直接上报会议申请至助理室的，助理室有权将其退 回不予安排并说明退回原因，由此造成的损失由本部门负责。5.2 助理室根据各部门所申请会议的紧急程度，填写会议日程安排表，注明 会议申请部门、会议时间、会议主题及会议地点等，于每日下班前电子版形式 报董事长审批 ,董事长临时安排的会议除外。5.3会议日程安排表经董事长批准同意后，会议秘书先在助理室白版中填写 当日的会议排程，再通过 OA 和电话两种方式通知各部门的会议申请人，各部

8、门则根据会议通知按时组织相关职能部门召开会议，未在规定时间组织会议造 成会议的延时，给于相应考核。第六章 会议时间控制会议分固定会议和临时会议两种：6.1 固定会议时间按照集团公司级会议、专业专题会议、部门会议明细表明细 表的“会议时长”执行。6.2 临时会议按以下时间执行：6.2.1 10 人以内参加的会议，时间不超过 1 小时；6.2.2 20 人以内参加的会议，时间不超过 2 小时；6.2.3 20 人以上参加的会议，时间不能超过 3 小时。6.3 如不按照制度时间完成会议，超出的时间损失，由会议组织部门承担。第七章 会议流程 按照会前、会中、会后三个时间段进行管理。组织会议加分规定：组

9、织会议者如能在规定时间将会以组织起来且内容准备充 分，对于会议时间能合理的把控的、或提前结束会议的，给予组织会议者额外 加分处理7.1 会前准备工作7.1.1 组织部门负责会议内容纲要的整理， 并于会议召开前 1 天通知相关参会人 员会议议程。7.1.2 会议通知一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料等作特别 说明的会议，应通过 OA 形式进行通知。7.1.3 会议组织部门必须在会议召开前 10 分钟，到会议室将所准备的资料拷贝 到电脑上，测试电脑、投影仪、网络是否能正常使用，如不能正常使用的，及 时告知信息部进行维修以保证会议的正常进行。7.2 会中工作7.2.1 会议主持人宣布本

10、次会议应到多少人，实到多少人，请假多少人，请假由 谁替会，缺勤多少人，缺勤原因，没请假的结算等。7.2.2 会议主持人宣布本次会议主题： 存在什么问题，进行汇报，即人的问题、设备的问题、原材料的问题、制度流程的问题、工具问题、相关部门配合问题等。 组织部门要有解决的问题的措施、方案等，最少要出2-3个方案，要有数据、依据等。7.2.3 参会人员提出问题及建议，同意哪个方案，方案中尚存在哪些问题，原因 和依据。7.2.4 主持人说明参会人员所提的问题是否采纳，未采纳的原因。7.2.5 董事长对会议过程中的事项进行点评。7.2.6 会议主持人宣布本次会议的决议。7.2.7 会议组织部门负责会议时间

11、控制，按时开始会议、按时结束会议。7.2.8 会议组织部门控制会议事先制定的议程，避免跑题。7.3 会后工作7.3.1 会议组织部门的记录人负责编制并上报 会议纪要 ，上报时间要求如下： 当日上午召开的会议，下午下班之前必须上报； 当日下午召开的会议， 次日上午 11 点半之前必须上报助理室， 如必须在当日下午上报的且在下班之后上报的必须电话通知助理室，如未通知的，且未及时上报董事长审批的，给与相关责任人考核 -20 分； 星期六、星期日召开的会议，会议纪要必须当日上报 ，上报后需电话通知助 理室，未电话通知导致会议纪要延误上报的，给予上报人考核每迟报一日 -20 分；7.3.2 会议纪要应详

12、细填写以下内容： 会议召开的时间和地点 会议的名称及主题 与会人员名单及出席情况 会中形成的会议决议 与会人员的发言记录及评价（会议纪要必须如实完整记录董事长及与会人员的发言情况及发言情况的评价级别，不得编造、省略会议内容、发言情况） 考核：会议纪要编写完成之后必须上报至部门负责人、总监处进行审核后上报 至助理室，其他人上报得会议纪要，助理室不予上报并退回至上报者手中，并 说明原因，如果上报会议纪要内容存在胡编乱造、省略内容、评价不实的，总 监未审核出问题，给予总监、部门负责人考核 -50 分。7.3.3 会议纪要审核上报 会议纪要编写完成后发给部门负责人审核，后用公司 0A系统发给各参 会人

13、员审核，征求意见，若 1 小时内未提出异议的，视为同意本纪要，由 部门负责人将纪要发给助理上报。 会议纪要中董事长发言条数如果出现缺漏，给于起草人考核减分处理，并责令其当日完善整改上报第二稿7.3.4 会议纪要的落实、跟进 会议纪要一经董事长批准，会议组织部门必须根据会议纪要中确定 的工作落实、执行、跟进、反馈，涉及到第三方的工作由组织部门将会议纪 要发给对方并跟进其实施进度。 助理室负责跟进会议纪要的上报及各部门对“会议决议”的执行情况。会议纪要未完成工作的结算对于未在规定时间内完成工作的，由会议组织部门对责任人进行考核；若会 议组织部门不考核不跟进，助理室将对会议组织者进行考核；第八章 会

14、议评价8.1 对参会人员评价8.1.1 会议组织部门有权对迟到、早退或旷会的参会人员进行结算。会议组织部门根据参会人员的发言及采纳情况进行评价评级评价标准如下表:发言情况评 价 级 别姓名是否发言发言内容是 否 采 纳评价依据备注A是A .发言内容B.发言内容 C .发言内容D、是发言10条以上，最终被米纳10条形成决议A+B是A .发言内容B.发言内容 C .发言内容D、是发言10条以 上，最终被米纳 8条以上形成决 议A0C是A .发言内容B.发言内容 C .发言内容D、是发言10条以 上，最终被米纳 6条以上形成决 议A-D是A .发言内容B.发言内容 C .发言内容D、是发言7条以上， 最终被采纳5 条以上形成决 议B+E是A .发言内容B.发言内容 C .发言内容D、是发言7条以上，最终被采纳5条形成决议B0F是A、发言内容B、发言内容C、是发言5-6条，最 终被米纳4条 形成决议B-G是A、发言内容B、发言内容C、是发言5条，最终被米纳3条形成决议C+H是A、发言内容B、发言内容C、是发言3-4条，最终被米纳2条形成决议COI是A、发言内容B、发言内容C、是发言3条，最终被米纳1条形成决议C-J是A、发言内容B、发言内容C、否发言2条以上，但未被会议纪要采纳DOK是A、发言内容B、发言内容C、否发言2