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1、江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：公关接待管理制度第一章 总则第一条 为为了树立立公司良良好的外外部形象象，促进进公共关关系，扩扩大宣传传效果，兼兼顾公司司机密，特特制订本本制度。第二条 本制度适用用于集团团公司及及所属各各分（子子）公司司。第二章 具具体内容容第三条 来访种种类：（一）按是是否约定定时间分分为：1预约来来访：先先以公文文、传真真或电话话预先约约定了来来访的时时间、来来访人员员、来访访的目的的等。2临时来来访：因因业务需需要临时时决定来来公司参参观。（二）按来来访的层层次级别别分为：1特级来来访：指指国家、省省、部级级领导的的来访；2一
2、级来来访：指指厅级、市市级领导导、与公公司有重重要业务务关系的的客户的的来访；3二级来来访：指指处级、区区级领导导的来访访；4三级来来访：指指科级及及以下的的领导的的来访。5四级来来访：一一般客户户、业务务人员等等来公司司参观者者。（三）按境境内外客客人分为为：1外宾2内宾第四条 接待原原则：（一）凡是是到公司司来访者者都是客客人，我我们必须须热情接接待，给给客人以以宾至如如归的感感觉；（二）所有有的客人人都必须须及时提提供茶水水，并每每隔十分分钟添加加一次；（三）不得得以任何何理由拒拒绝善意意的来访访者，若若因人数数太多不不便一次次接待的的，在条条件允许许的情况况下，应应通过分分批形式式接待
3、；（四）对于于临时来来访的客客人，经经认真核核对身份份无误后后，给予予热情安安排；（五）坚决决拒绝恶恶意竞争争的同行行或间谍谍以来访访为名窃窃取公司司的机密密；（六）因工工作需要要安排客客人用餐餐、住宿宿、订票票的，必必须提前前一天通通知办公公室；（七）因工工作需要要安排客客人在酒酒店用餐餐的，到到经办公公室洽谈谈可自备备酒水的的酒店用用餐的，由由负责接接待人员员在办公公室领取取酒水；否则由由责任人人承担超超出部分分费用；（八）凡是是用餐时时领用香香烟的，公公司一律律不给报报销，若若确有必必要，须须提前在在办公室室（企管管办）领领用。（九）入住住酒店的的客人，公公司只负负责其住住房费用用、早餐
4、餐费；其其间发生生的洗衣衣费、小小酒巴费费用、有有价电视视费等其其他费用用，原则则上公司司不予支支付；负负责接待待的人员员需事先先与客人人交待清清楚。第五条 接待环环境要求求：（一） 所有厂区环环境必须须干净整整洁；（二） 附近社区的的环境必必须整齐齐有序；（三） 必须确保社社区内的的安全；（四） 必须确保厂厂区内部部的安全全；（五） 公司领导、员员工行为为符合规规范，无无不良行行为；（六） 张贴欢迎标标语牌；（七） 提前检查外外部绿化化、鲜花花摆放是是否按标标准。第六条 会议室室内部布布置：（一） 按人数要求求安排桌桌椅、茶茶水、水水果、企企业介绍绍资料；（二） 提前控制好好室内温温度；（三
5、） 提前准备好好企业录录像片，并并试放，确确保无误误；（四） 提前准备好好产品展展示；（五） 提前准备好好需展示示的材料料幻灯片片；（六） 提前在会议议室准备备好幻灯灯片欢迎迎标语；（七） 会议室内部部的绿化化、鲜花花摆放。第七条 责任划划分：（一）办公公室（企企管办）：负责掌掌握所有有的来访访信息：包括来来访人名名单、人人员级别别，人数数的统计计，来访访目的，水水果采购购安排来来访需做做的准备备工作；负责拟拟定接待待日程通通知相关关部门提提前做好好接待准准备并对对接待安安排进行行考核；礼品准准备，用用餐安排排、住宿宿安排、机机票预订订等；（三）总务务部（科科）：负负责厂区区内环境境和安全全，
6、保证证所有通通道畅通通无阻；负责提提前准备备好接待待室内开开水，卫卫生，水水果购买买、摆放放，室温温，录相相的试放放及准备备；重要要接待时时总务部部第一负负责人必必须在场场，负责责整个接接待现场场的协调调安排工工作；（四）策划划科（企企管办）：集团总总部公关关接待由由策划科科负责联联系产品品展示，按按办公室室提供的的文字资资料制作作欢迎标标语牌，提提供最新新的公司司宣传片片；分（子子）公司司公关接接待中产产品展示示与欢迎迎标语由由该公司司企管办办负责。（五）生产产部（科科）：负负责所参参观通道道的安全全、卫生生、干燥燥，通道道畅通；车间内内部秩序序井然有有序（如如有需要要）；负负责接待待室内部
7、部卫生、空空气新鲜鲜，无异异味，茶茶水供应应，监控控镜头播播放；（六）人资资部（企企管办）：负责来来访事宜宜的文化化宣传；包括拍拍照、摄摄像；与与前来参参与的新新闻媒体体认识，并并索要音音像资料料保存。（七）各联联系接洽洽部门：来访预预约负责责接待部部门必须须安排专专人负责责与对方方接洽，确确定来访访人数、具具体到访访时间及及相关事事宜并及及时通知知协助接接待各相相关部门门，应提提前拟定定接待具具体日程程交办公公室存档档（含人人员名单单、职务务、联系系电话、具具体日程程、礼品品安排等等）；第八条 接待相相关事项项：（一）提前前了解天天气情况况，如有有雨必须须准备好好雨伞；（二）提前前将车辆辆安
8、排好好；（三）安排排好来访访的随同同人员，如如司机、保保卫、秘秘书等；（四）其他他突发事事项。（五）接待待人员应应注意个个人的衣衣着及整整体形象象。第九条 按不同同的分类类确定接接待级别别：（一）特级级来访：由集团团公司总总裁办公公会成员员负责接接待，并并提前在在门口迎迎接，且且全程陪陪同；（二）一级级来访：指厅级级、市级级领导、与与公司有有重要业业务关系系的客户户的来访访；由集集团公司司总裁办办公会成成员（或或分、子子公司总总经理级级成员）负负责接待待，并提提前在门门口迎接接，且全全程陪同同；（三）二级级来访：指处级级、区级级、银行行领导的的来访；由对口口部门负负责人负负责接待待，提前前在门
9、口口迎接；（四）三级级来访：指科级级以下的的领导的的来访；由对口口部门负负责人负负责接待待，提前前在门口口迎接；（五）四级级来访：一般客客户、业业务人员员等来公公司参观观者。由由对口责责任人负负责接待待。（六）临时时来访：因业务务需要临临时决定定来公司司参观。对于临时来来访的客客人，必必须做好好应对措措施，由由办公室室（企管管办）在在第一时时间安排排好接待待室、了了解来访访目的、安安排好接接待人员员、茶水水等。第十条 接待工工作流程程（一）办公公室（企企管办）首首先了解解来访的的基本情情况：人人数、姓姓名、性性别、身身份、级级别、来来访目的的、乘坐坐的交通通工具（车车次或航航班）、到到达准确确
10、时间、是是否需要要接送、是是否用餐餐等；（二）各公公司若有有需要集集团公司司接待的的客人，须须提前一一天以书书面形式式（接待待日程）通通知集团团办公室室；（三）特级级和一级级的来访访，办公公室（企企管办）根根据来访访客人的的要求，请请示相关关领导，确确定接待待领导和和整个参参观的路路线，并并及时将将相关接接待信息息（如来来访目的的、来访访人员等等）通报报接待领领导，提提前做好好接待准准备工作作，如需需要准备备材料，还还需提前前准备书书面材料料，如有有需要，由由办公室室（企管管办）或或具体负负责部门门组织召召开关于于接待的的工作会会议；（四）确定定是否需需要安排排车辆送送客、是是否需安安排住宿宿
11、、用餐餐（外部部用餐、公公司客餐餐）等，如如有需要要，必须须提前做做好预订订工作，由由机场或或车站接接到客人人后，先先安排客客人入住住酒店；如接待待完后需需请客人人用餐，必必须提前前准备好好车辆；（五）根据据具体情情况，由由办公室室（企管管办）提提前安排排适合的的小礼品品、公司司食品等等，以备备赠送给给来访客客人；（六）办公公室（企企管办）将将客人来来访的相相关要求求，需要要相关部部门配合合做的工工作，以以邮件形形式发送送到相关关部门，各各相关部部门按要要求执行行，总经经办在客客人到达达前两小小时负责责总体检检查，查查漏补缺缺；（七）办公公室（企企管办）负负责通知知总务部部（科），由由总务部部
12、（科）负负责接待待室的布布置和相相关工作作准备；（八）迎接接客人方方式1、自行安安排车辆辆到达公公司的客客人，由由办公室室（企管管办）负负责告知知公司的的具体地地址和线线路；特特级和一一级领导导，如有有需要，办办公室（企企管办）安安排车辆辆到指定定地点迎迎接；2、来访的的客人，如如对方需需要，由由具体联联系部门门提前预预约车辆辆，在相相关负责责人的陪陪同下，到到指定地地点（如如车站、机机场、酒酒店或指指定的其其他地点点）迎接接；3、特别重重要的客客户（如如关系到到企业发发展的业业务客户户等），需需由接待待部门（科科室）预预约，到到指定地地点迎接接；4、办公室室（企管管办）或或具体负负责部门门应
13、随时时掌握来来访客人人到达公公司的时时间，并并及时通通知接待待领导，负负责接待待的领导导在客人人到达公公司之前前，提前前在公司司门口迎迎接；5、由负责责接待的的领导将将来访客客人迎接接到接待待室，安安排客人人入座；（九）总务务部门礼礼仪小姐姐负责给给客人泡泡茶，并并确保110分钟钟添加一一次开水水；（十）人资资部（企企管办）工工作人员员负责拍拍照、摄摄像，将将历史的的瞬间载载入公司司发展的的史册；（十一）由由领导针针对客人人来访的的目的，带带领客人人参观我我公司产产品展示示，介绍绍公司发发展的相相关情况况，如有有需要，放放映公司司的录像像片；（十二）如如有安排排，由接接待领导导带领客客人参观观
14、公司车车间；（十三）陪陪同客人人到预订订好的酒酒店用餐餐；（十四）客客人如果果完成此此次来访访，需要要预订返返程车票票、机票票的，由由办公室室（企管管办）与与具体负负责接待待部门沟沟通，由由办公室室（企管管办）负负责按客客人要求求安排；如需要要送至车车站、机机场的，具具体负责责接待部部门应按按公司规规定提前前预约，办办公室（企企管办）给给予认真真安排配配合；（十五）对对接待工工作进行行总结；将来访访人员名名单、来来访具体体事项、此此次来访访入住酒酒店、用用餐、准准备礼品品等具体体情况详详细统计计，作为为档案资资料保存存。第十一条 用餐餐和住宿宿标准（一）特级级客人（国国家、省省、部级级领导），
15、原原则上住住五星级级酒店套套间以上上标准的的房间，用用餐每人人标准5500元元以上；（二）一级级客人（厅厅级、市市级领导导），原原则上住住四五级酒酒店标准准房间，用用餐每人人按3000左右右标准；（三）二级级客人（处处级、区区级领导导），原原则上住住三四星级级酒店标标准房间间，用餐餐标准每每人按11002000元标准准；（四）三级级客人（科科级以下下领导），原原则上住住三星级级酒店以以下标准准房间，用用餐标准准每桌按按5000元标准准（810人人/桌）；（五）一般般客户、业业务人员员，原则则上在公公司四楼楼用餐，我我公司不不安排房房间，或或房间费费用由客客人自行行支付。第十二条 各子子（分）公公司应针针对每次次接待必必须提前前拟定接接待日程程，具体体格式见见（附件件），并并提前反反馈至集集团办公公室。第十三条 各子（分分）公司司将区级级以上接接待资料料包括（接待日程安排、接待过程的影像资料（照片）、接待过程的汇报材料）在每月20日前反馈至集团办公室邮箱（），若当月无重要接待，请发邮件注明。第三章 附则第
