《【行政管理】文件和资料控制程序》由会员分享，可在线阅读，更多相关《【行政管理】文件和资料控制程序（3页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、远大程序文件文件和资料控制程序文 件 号Y-05版 次 C编 制颜利宇审 核李涛批 准张跃共 2 页第 1 页日 期日 期日 期生效日期更改记录标记处数更 改 单 号更 改 人更改日期更改记录标 记处 数更 改 单 号更 改 人更改日期天马行空官方博客： :/t.qq /tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：1755696321 目的和适用范围远大宣言指出：“我们信守万事求源的工作态度，实行以过程为中心的管理原则和以制度为行动指南的管理方针。”制度的具体表现形式就是文件，每一个远大员工的一切工作必须围绕文件的编制、执行、修改进行。这样才能使我们：部门之间衔接可靠，员工之间
2、沟通顺畅；工作质量及产品质量稳定；老员工及能力强的员工的经验和智慧得以保存和传播；新员工能迅速熟悉工作；低能力员工能迅速符合岗位要求。文件能使我们工作差错最少、效率最高。文件是远大生存的第一条件。为了对文件实行统一、有效的控制，特制定本程序。本程序适用于公司所有文件和资料的控制。2 职责2.1 总经办负责全公司文件和资料的归口管理。2.2 总经办资料室（简称资料室）负责所有文件和资料的发放和记录。3 文件和资料的分类3.1 按文件级别依次分为远大宣言、质量手册和程序文件、管理文件和技术文件、外来资料。远大宣言是公司一切工作的行动纲领；质量手册是质量体系的纲领性文件，支持远大宣言；程序 文件是描
3、述各部门为实施质量体系要素进行的活动程序， 支持质量手册；管理文件和技术文件是具体活动的操作规范（或规定）， 直接支持远大宣言或支持程序文件。其中管理文件分为生 产类、营销类、服务类、行政类等。技术文件分为设计文 件、工艺文件；外来资料是非本公司编制的资料，补充和支持公司其他文 件，包括外来引用资料和外来参考资料；3.2 按文件类别分为基础文件、通用文件、衔接文件、部门文件、暂行文件。基础文件是规定文件写作、编号和控制等的文件；通用文件是使用人数多，适合多个部门或公司所有部门的 文件；衔接文件是两个或几个部门共同遵守的文件；部门文件是部门内部使用的文件； 暂行文件是指明确知道执行期很短（一般指
4、1个月或几 个月）的文件。4 文件编制4.1 任何人均可提出或参与编制文件。4.2 各部门必须完成职责范围内文件的编制。4.3 编制时务必参考旧文件及其他相关文件。5 文件审核5.1 总经办负责组织远大宣言、质量手册、程序文件的审核。5.2 技术课负责机械部分设计文件的审核。开发课负责电气部分设计文件和工艺文件的审核。品管课负责检验规程/标准的审核。工艺室负责其他工艺文件的审核。5.3 其他文件不限审核部门，但以相应职责部门为主。5.4 文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。6 文件的批准6.1 远大宣言、质量手册由总经理批准；程序文件由管理者代表 批准。6.2 机械部分设计、工艺文件分别由总经
5、办和直燃机厂厂长批准，电气部分设计、工艺文件由用户中心主任批准。6.3 销售公司经理、直燃机厂厂长、行政部部长、用户中心主任可批准本部门内部使用的管理文件。机密/绝密文件、跨部门的文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件，一律由总经办批准。6.4 文件批准时应呈报旧文件及其他相关文件。重要文件或牵涉面大的文件，应附有参与会审的人员签名。7 文件的标识7.1 文件编号(图纸除外）按文件编号规定执行。7.2 机械类图纸的编号按图纸编号规则及目录执行。电气类图纸的编号按电气工艺手册执行。7.3 发放的文件应有红色“受控”印章和分发号,但图纸（不含借用的图纸）、对外文件和临时性文件除外。7.4 培训
6、或修改用的文件，经人事课/总经办批准或其授权人批准后可复印，复印件上用红笔注明“学习用”或“修改用”等 字样。7.5 试制图必须加盖“试制”印章。7.6 机密和绝密文件分别在右上方注明“+”和“+”。8 文件的发放8.1 资料室负责编制和更新全公司文件/资料一览表，文件使用部门负责编制和更新本部门的文件/资料一览表。8.2 资料室编制质量手册发放清单和程序文件发放清单，报管理者代表审批后，按清单发放质量手册和程序文件。其他文件按文件审批人/授权人审批的范围发放（图纸除外）。8.3 资料室根据生产任务按工作中心发放图纸，作好发放登记。8.4 资料室负责编制公司文件目录，报总经办批准后，编辑公司文
7、件总册；负责编制营销系统、服务系统、生产系统和行政系统常用文件目录，报总经办批准后，编辑营销系统、服务系统、生产系统及行政系统的常用文件分册。8.5 资料室编制文件总册（分册）发放清单，报总经办批准后，按清单发放文件总册（分册）。8.6 文件总册（或分册）持有人根据文件的更改情况及时修订或提出修订总册文件目录或分册文件目录。8.7 文件年审后，资料室修订并发放总册和分册新的文件目录。8.8 文件发放的同时收回所有作废或失效文件，确保所发放文件正确、完整、统一、有效且不重复。9 文件的更改9.1 文件的更改包括修改（划改、增删内容）和换页。9.2 文件的非受控版本不进行跟踪更改和换版。9.3 任
8、何人均可提出文件更改申请,履行审批手续后即可更改文件。9.3.1 质量手册和程序文件的更改由总经办填写文件更改单，分别经总经理、管理者代表批准后实施。设计文件的更改用设计更改单，工艺文件的更改用工艺更改单。9.3.2 除质量手册、程序文件、设计文件及工艺文件外，更改其他文件不需填更改单,直接在文件上更改,经相应职责部门审核（相应职责部门提出的更改由原审核人审核），资料室统一报原批准人(部门)批准后实施。9.4 设计/工艺更改单由审核部门填写并编号。9.4.1 设计/工艺更改单将更改原因、更改前和更改后的内容、需同改的相关文件等说明清楚。必要时，用示意图辅助表示。Y-05 版次C文件和资料控制程
9、序共2页，第2页9.4.2 设计/工艺更改单由该文件的原审批人审批。原审批人不在时，可由具有相应资格的人替代，但其必须获得审批所需的相关资料。9.4.3 设计/工艺文件的修改（划改、增删内容）由审核部门进行，换页/换版由资料室进行。9.5 文件修改多处影响使用时，由批准部门决定换版，换版一律不填更改单。9.6 文件更改的几种特殊情况9.6.1 当文件更改不便于实施(如交通原因)时，文件使用人接到更改单/新文件后，按更改单实施更改/将旧文件注明“作废”,并将作废文件寄回资料室。9.6.2 当生产需要或其他原因（如技术性试验等）来不及/不宜立即更改文件时，可用技术处理单说明有关处理内容（必须说明时
10、限,或说明针对哪几台产品等），然后和有效文件同置于生产现场,按技术处理单内容执行。技术/工艺负责人每月组织清理此种情况，及时调整相关文件（最长不超过3个月）。9.7 文件更改时，文件更改栏作相应记录：换页时在标记栏注明“换页PX”字样；划改(含增删内容)时,注明标记（一般用 a 、b ）。10 文件的保管10.1 公司内部文件均为秘密文件（密级分为秘密、机密、绝密）。机密和绝密文件限定发放和阅读范围。必须上锁保管;秘密文件允许在公司内部公开，但不得带出工作区域;一般性对外文件不属秘密文件，必要时限定发放范围。10.2 文件的保存应有适宜的环境，防止文件损坏。若损坏影响使 用时，文件使用部门可申
11、请更换文件，资料室同意后发放新 文件，收回并立即销毁污损文件。10.3 任何文件不许丢失。文件丢失时，使用人以书面形式说明丢失原因，经部门负责人核准后办理领用手续，并作好有关记录。10.4 临时借用文件（图纸见10.5），需办理借阅手续。资料室和 文件使用人应确保文件不流失。10.5 图纸借用10.5.1 外协借用图纸，填写外协图纸申请表，由物料课主管审 核,总经办批准。外协完成或终止后，外协员负责收回图纸。10.5.2 设计人员借用图纸必须登记。借用期间不得损坏和随意修改 底图，不得将图纸转交他人带走。10.5.3 电气车间人员借图填写电气图纸借用申请表，由车间调度审核，总经办批准。特殊机组
12、领用图纸，须注明用户名称和机组编号。10.5.4 用户中心外出调试借用电气图纸，由用户中心主任/调试课主管审核，总经办批准。11 文件电子化11.1 计算机课负责建立“文件电子化系统”，资料室负责系统维护管理。11.2 任何人只能按规定的权限查阅相应文件，不得直接在系统上更改文件。更改文件必须按第9条办理审批手续。11.3 新编或修改的文件批准后，编制部门负责将文件传给资料室，资料室将其和批准的文件原件核对无误后再录入系统。12 作废文件的处理12.1 作废文件的处理由资料室负责进行。12.2 文件（图纸除外）换页/换版和文件废止时，除留存1份外， 其余作废文件（含电子文件）收缴时立即销毁，作
13、好销毁记 录。特殊情况来不及销毁，允许由相关人员在文件封面/作废 页上手写“作废”字样（需签名），尽快交回资料室销毁。12.3 文件换版和文件废止时，在文件/资料一览表上作好换 版、废止等记录。12.4 留存文件加盖“留存”章保存于资料室（开发课可留存电气图），列出清单。与产品安全性能有关的设计文件和工艺文件（含实验室文件）留存期为20年，其他文件留存期为5年。留存文件销毁时，须经原批准人(部门)同意。12.5 作废/失效的图纸及其复印件加盖“留存”章保存，列出相应 清单。12.6 各部门每月最后一天清理更改单和临时性通知等，将已执行 完毕的立即上交资料室。13 外来资料的控制13.1 外来引
14、用资料为公司直接引用的国际、国家/行业标准及执行的有关法规性文件。引用资料经总经办/用户中心主任或其授权人审批后方可使用。13.2 资料室编制引用资料审批表。对引用资料加盖红色“受控”印章，其发放管理参照第8条和第10条进行。13.3 引用资料年审时，总经办要组织到有关部门核查所使用的标准/法规是否有效版本，及时补充新的引用资料，作废的引用资料除留存1份外，其余的收缴时立即销毁。13.4 除引用资料外，其他均属外来参考资料，由资料室分类存放，以便于检索，不列入受控范围。14 文件的年审14.1 总经办组织原编制部门在每年12月1日至次年1月25日(根 据需要可改变此期限)对受控文件(不含图纸)进行文件年审。 年审期间审批的文件当年不进行年审。14.2 文件年审时需列出年审文件目录，经原编制部门负责人确 认，总经办批准后，交资料室进行文件
