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1、工程物资采购管理制度1. 概述1.1为适应公司地产发展的需要，规范物资采购行为，加强物资采购的计划管理，有效地控制工程造价，特制定工程物资采购管理。1.2本章所指的物资采购包括建设工程中所有甲供物资的采购和乙供物资的管理。其中机电工程和单位工程设备材料总价大于20万元的甲供物资，采用招标方式进行采购，具体操作按照工程招标投标管理执行。1.3物资采购的行为应当遵循公平、公开、公正和诚实信用的原则进行。2.物资采购的分类和计划编制2.1甲供物资：包括钢材、水泥、防火门、防盗门（进户门）、单体外立面、室内外装饰材料（如：地砖、面砖、乳胶漆、涂料等）、室外绿化工程中的大型乔木、灌木、室外硬质景观中的饰
2、面材料（如：花岗岩、泳池马赛克等）、卫生洁具、电线、电缆、配电箱、桥架、主要管材、水泵、风机等。2.2乙供物资：包括室内装修材料、木材、小批量的钢构件、电气预埋盒、各种水电预埋管及水电辅材、零星材料等。2.3甲供和乙供物资清单确定：预算部在工程招标时，结合设计文件和图纸，提交工程中所使用的大宗材料设备清单（包括材料设备的品种、规格和数量），由总经理组织召开会议讨论确定甲供和乙供物资的范围。由预算部编写完成材料设备采购范围后提交总经理批准执行。审批流程：预算部主管预算部经理造价审核部经理财务部经理总经理助理主管副总总经理。2.4物资采购计划编制：根据工程的开发进度计划，物资部组织编制相应的甲供物
3、资采购计划，设计部、工程管理部和预算部协助其编制，计划报总经理批准后执行。审批流程：物资部主管物资部经理主管副总或总经理助理总经理。2.5设备材料的变更：如应设计等原因造成材料设备变更的（包括材料设备的品种、规格和数量），预算部应及时调整，经主管副总或总经理助理审核，总经理批准后提交物资部执行。2.6物资采购计划的变更：如应工程建设的原因造成工程进度计划调整的，物资部根据工程管理部提交的进度计划及时调整物资采购计划，经主管副总或总经理助理审核，总经理批准后由物资部执行。2.7材料设备品牌的确定：由设计部和工程管理部提交材料设备的技术指标、外形规格和色彩等要求，物资部组织选定材料设备品牌，并提供
4、材料样品，报设计部或工程管理部确定。3.甲供物资供货商的选择和评价3.1为了有效地控制材料设备的质量和价格，甲供物资的供应商应优先选择生产厂商或一级代理商。3.2物资部负责组织设计部、工程管理部等相关人员对供应商进行考察，考察内容包括供应商的生产/供货能力、质量体系、价格、市场应用、交通、服务、信用等情况。考察完成后由物资主管提交供应商考核及评估表，经总经理批准后，将合格的供应商列入合格供应商一览表。供应商的评级应当分为不合格、合格和良好三个等级。主要甲供物资的合格供应商应保持在三家以上。审批流程：物资主管专业工程师会签物资部经理主管副总或总经理助理总经理。3.3为了保障市场公平和保持有效的市
5、场竞争，主管副总或总经理助理应定期（每年不少于二次）组织物资部、设计部和工程管理部的相关人员，对合格供应商一览表的供应商进行综合评价，去除不合格的供应商，增补合格的供应商，并报总经理批准后执行。对所有的供应商实行科学的动态管理。4.甲供物资采购的程序4.1根据工程建设的需要，按照物资采购的计划安排，物资部经理负责组织材料设备的采购。物资主管根据物资采购计划和范围填写材料设备采购通知单，报物资部经理批准后执行。4.2甲供物资采购的操作程序：4.2.1材料设备总金额小于1万元的（含1万元），物资部从合格供应商一览表选择一家供应商报价或从市场直接采购。价格以甲供物资价格审批表形式报成本审核部履行审批
6、程序。4.2.2采购金额1万元以上，20万元以下（含20万元）的材料设备，物资部应从合格供应商一览表中选至二到三家供应商报价，物资主管负责编制比价表，参照专业副总工程师及现场工程师的意见，确定选择供应商的依据，提交审核部审核，物资主管负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续，金额在三万元之内的可以不签订合同，但价格必须以甲供物资价格审批表的形式报批。4.2.3采购金额20万元以上但不超过50万元（含50万元）的材料设备，物资部应从合格供应商一览表中至少选三家供应商进行招投标工作，由物资主管编制比价表，并参照相关主管副总工程师及现场工程师的意见，报招标小组副组长、组长审批后，按公司规定程序办理合
7、同审批手续。4.2.4采购金额50万元以上的材料设备和机电工程，全部采用招标投标方式处理，结果必须由招标小组会议评标后确定。4.2.5如属设计部或工程管理部指定产品或品牌，以及政府部门推荐产品，物资部应做出情况说明及价格分析，附上市场同类产品的价格作为参考，提出处理意见，报成本审核部审核。4.2.6水泥及钢材的采购管理操作方法见第五节。4.2.7苗木的采购管理办法详见第六节。4.3甲供物资采购价格审批的程序：物资主管将供应商报价填写于比价表中，视采购金额不同按如下方法处理：4.3.1金额小于1万元（含1万元）的，由物资主管确认价格，并履行相关价格审批手续。金额大于1万元小于3万元（含3万元）的
8、，经比价后，由物资部经理确认，并履行相关价格审批手续。4.3.2甲供物资价格审批流程：物资主管物资部经理造价审核部经理财务部经理总经理助理主管副总财务总监总经理。4.4甲供物资采购合同谈判和审批的程序：4.4.1物资主管负责金额小于1万元（含1万元）的材料设备价格及合同条款谈判。4.4.2物资部经理负责金额大于1万元，小于20万元（含20万元）的材料设备价格及合同条款的谈判。4.4.3主管副总经理负责组织金额大于20万元，小于50万元（含50万元）的材料设备价格及合同条款的谈判。4.4.4总经理负责组织大型设备及大于50万元的合同谈判。4.4.5物资采购合同审批程序：物资主管专业工程师物资部经
9、理造价审核部经理财务部经理总经理助理主管副总财务总监总经理副董事长。4.5物资合同签订盖合同章后，由物资部资料员负责将合同原件送公司资料室存档。5.水泥及钢材的采购管理方法5.1水泥供应及结算流程：物资部根据经工程部确认的由施工单位申报的水泥计划表上的规格、数量、时间，安排供应商供货，施工方核对所供规格、数量及相关质保资料后，在XXX公司验收单上按实签字确认，并经监理方和工程部进行二次审核；物资部在支付该批次水泥款项前，须进行价格审批，公司批准后，在报批付款时附验收单与价格审批单进行付款审批，批准后支付。5.1.1价格确定原则：基价（供货期水泥平均价格）+运杂费等（P.O42.5为40元；P.
10、O32.5为35元）价格审批程序：物资部经办人物资部经理造价审核部经理财务经理主管副总财务总监总经理5.1.2付款审批程序：物资部经办人（附验收单、价格审批单和入库单）物资部经理造价审核部经理财务经理主管副总财务总监总经理（付款50万以下）副董事长（付款50万及50万以上）财务部审核5.2钢材供应及结算流程：物资部根据经工程部确认的由施工单位申报的钢材计划表上的规格、数量、时间，安排供应商合理备货，在送货前须确认价格，并进行价格审批程序（办理钢材价格审批表时须附钢材计划表、相关网上价格和供应商确认的价格表），在价格审批流程中造价审核部经理签字确认后，在继续审批程序的同时，物资部经办人即可通知供
11、应商送货；施工方核对所供规格、数量及相关质保资料后，在XXX公司验收单上按实签字确认，并经监理方和工程部进行二次审核；物资部在支付该批次水泥款项前，须进行价格审批，公司批准后，在报批付款时附验收单与价格审批单进行付款审批，批准后支付。5.2.1价格确定原则：基价（供货日网上价格）+运杂费、上力费等（75元）价格审批程序：物资部经办人物资部经理造价审核部经理财务经理主管副总财务总监总经理5.2.2付款审批程序：物资部经办人（附验收单、调拨单、价格审批单和入库单）物资部经理造价审核部经理财务经理主管副总财务总监总经理（付款50万以下）副董事长（付款50万及50万以上）财务部审核。6.苗木采购管理苗
12、木金额不超过1万元（含1万元的）的，价格由物资主管确认，并按价格审批表形式报批。苗木金额超过1万元的，价格由园林主管、预算主管协同物资主管确认，并按价格审批表形式报批。7.乙供物资的管理乙供物资的价格由物资部负责审核。工程管理部负责乙供物资的品质管理，除价格因素外，不得以其它任何理由将乙供物资变更为甲供物资。价格审批流程：施工单位申报工程管理部物资主管物资部经理金额超过1万元的（含1万元的）乙购物资价格经成本审核部经理审核后，报物资主管副总批准。8.材料设备的供应8.1物资主管根据订货合同及施工单位申报计划，安排材料设备的进货。设备采购提前二个月申报供应计划。 水电主材提前十四个工作日申报供应
13、计划。钢材、水泥、模板木材提前三个工作日申报供应量。制作加工件提前一个月申报计划并附准确图纸。装修材料按品种、用量及要求具体安排。8.2物资主管应提前半天到三天通知工程管理部做好材料设备的进场准备工作。物资部向供应商签发甲供物资验收单，由供应商负责送货到施工现场并承担相应的责任。工程管理部组织监理、施工单位进行验收，验收内容包括材料设备的型号、规格、外观、质量、数量等，验收合格后，施工单位应在两小时内安排卸货并承担相应的责任。甲供物资验收合格后2个工作日内，工程管理部应组织监理、施工单位办理相关交接手续，并详细记录验收结果。甲供物资验收不合格的，原则上施工单位可以不予卸货，由物资部主管负责协调
14、。8.3甲供物资的供应商应随货提供产品合格证、质保书等，特殊情况不得超过两天。如需检验或试验，则按材料设备检验及试验的有关规定执行。订货前需要检验报告的，由物资部负责协调；货到现场需检验或送检的，按规定可由施工单位办理的，由工程管理部负责协调。需检验才能进入现场的材料，设备，应存放在指定的验收场地内。不得使用有效证件不齐全或检验试验不合格的产品。8.4验收不合格的材料设备，应由物资主管协调供应商在指定的时间内搬出存放地点。因退货发生的一切费用由供货商承担。可以降级使用的材料设备，需经设计部或工程管理部同意，报分管工程的副总经理批准。如涉及价格调整，报分管物资的副总经理批准。8.5同类品种材料设
15、备的补货按如下程序办理：因设计变更原因而补货的，由工程管理部填写补货申请单，经预算部审核，经总经理批准后，交由物资部安排采购。8.6材料数量减少分以下三种情况：8.6.1合同签订前，将报价表中总额减少后，再按规定办理。8.6.2合同签订后，材料设备未生产出来前，物资主管与供应商协调变更合同。8.6.3合同签订后，材料设备已生产出来或材料设备已运到工地，物资主管与供应商联系退货，如退不了，则视责任情况经物资部经理签署意见后，报主管副总经理处理。8.7材料的品种更改分以下三种情况处理：8.7.1合同签订前，按规定重新办理。8.7.2合同签订后，材料设备未生产出来前或生产出来未发货前，物资主 管与供应商协商取消合同，若取消不了合同，则视责任情况经物资 部经理签署意见后，报主管副总经理处理。8.7.3合同签订后，材料设备已生产出来或材料设备已运到工地，物资主管与供应商联系退货，如退不了，则视责任情况经物资部经理签署意见后，报主管副总经理处理。 8.8材料设备剩余的处理及甲供物资的调拨： 材料设备剩余时，物资主管负责
