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1、加强服务功能提升高校档案管理水平学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。学校档案工作主要有两个方面:一是党政机关行政工作档案,二是教学科研档案。囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面。档案工作的根本目的在于利用,通过认真收集保存好第一手资料,为学校做好详实的历史记录,并通过积极地开发和利用档案资源,为学校各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能:一、强化服务功能,创新服务机制1、为领导
2、决策服务现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着广大教职工工作和活动的方方面面,反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。2、为教学科研服务档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。档案管理的根本目的在于档案利用,特别是在信息革命的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对教学科研档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来
3、,转换成新的载体形式,将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。3、为各类咨询查证服务凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询、毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。就学校档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求学校档案工作要积极适
4、应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕学校中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。二、提高管理素质,拓宽服务渠道1、要深化管理观念的创新首先必须解放思想,更新观念,彻底改变旧观念,牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务,各自为政,封闭自导,势必造成档案文献资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管
5、理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。2、要立足服务改革档案管理方式一是要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术,提升管理水平,依托学校信息化建设有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的
6、落后状况。三要及时收集资料信息,适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,教学部门量大面宽,学术交流和专家教授讲课的偶然性等,都要求档案部门必须加强平时收集工作。3、要提高档案管理人员的现代化管理素质树立人才资源是第一资源的思想,克服“见物不见人”和“重使用,轻培养”的倾向,要针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新,信息理解的良好环境,努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身教育体系,不断提高档案培训质量,提升现职档案人员的文化和专业程度,切实增强档案干部和
7、馆员运用专业理论解决实际问题的能力,特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。4、要加强信息汇总编研工作改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展学校档案编研工作,如编制学校沿革、大事记汇编、教学科研成果汇编、专业技术职称汇编和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。5、要强化档案工作的条件保障对照高等学校档案管理办
8、法,要把档案工作纳入到学校建设的整体规划当中,认真开展调查研究,查找不足,规划好学校档案工作的未来,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,为学校档案工作的发展提供充分的条件保障。在此基础上,建立完善档案工作管理体制及组织机构,建立健全切实际的学校档案工作条例、查阅利用制度等,从体制上畅通服务渠道,以便能全方位、多途径、多角度地利用好学校档案资源,强化档案服务功能为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。三、结语档案资料是社会交流的重要渠道,在信息时代的今天,档案管理工作变得更加复杂和艰巨,没有先进的管理技术和科学的管理方法是行不通的。作为一名档案管理工作人员,应本着对过去、现在和将来负责任的态度,强化服务意识,努力学习,掌握新方法、新技术,积极探索,做好档案管理工作。
