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1、XX集团关于备用金领用及费用报销制度管理细则（试用）为了加强公司财务管理，规范财务行为，提高资金利用效率，正确、及时进行成本费用核算，减少资金损失，特制定本细则。备用金制度管理细则一、备用金定义，指公司借给员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项二、备用金领用人员：因工作需要的公司内部员工三、备用金适用范围3.1米购人员发生米购行为前的备用金申领3.2公司员工因出差领用备用金时，每次须指定单独一人申领，不得重复申领；并由此人负责出差后的账务报销。3.3公司接待3.4其它与公司经济业务相关行为，包括礼品采购、等四、备用金领用及核销程序4.1第一步，需领用备用金的员工凭借本部门经
2、理签字后的凭证（如出差申请单、材料采购审批单等）到财务部相关人员处领取暂支单，按照财务部门规定内容如实并规范填写，填写内容包括：暂支人、暂支日期、暂支用途、暂支金额（大小写一致）、预计还款时间等。第二步，暂支单内容填写规范无误后到本部门经理处签字第三步，携带部门经理签字后的暂支单到财务部相关人员处领取暂支款4.2暂支人员应在完成业务后五个工作日内按照公司报销制度的相关规定到财务部报销相关费用并核销备用金4.3员工因差旅申请备用金时，部门经理必须对申领金额严格审核，不允许发生申领金额大于实际支出金额60%以上的行为，员工在差旅申请单上必须明确各项用途的使用金额，申领金额不得超出各项用途金额的20
3、%例如差旅费包括车票或过路费、住宿费、餐费等，其中车票或过路费计150元、住宿费600元、餐费2500元，总费用共1000元，则申领备用金金额不得超过1200元4.4因业务原因长期借用备用金的人员或部门可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务部说明原因，征得公司总经理及以上级别的领导签字审批后可延期，最长延期不得超过一
4、个会计年度。原则上此条内容仅适用于公司各基地及总经理级别员工。五、备用金领用金额的细则规定5.1发生采购行为时，采购金额在100元以下的零星采购，可由采购人员预先垫付，然后按照公司财务报销制度核报；采购金额在100元5000元时，采购员按照备用金申请程序事先申领备用金；超过5000元，公司不支持现金支付，由采购人员按照公司制度的相关规定携带相关凭证至财务部，财务部以转账支票或者银行汇款的形式支付对方。5.2按照备用金申请程序事先申领备用金；超过5000元则由采购人员抄送销售方信息至财务部，财务部以转账支票或者银行汇款的形式支付对方。5.3一次性申请备用金金额超过3000元（不含3000元）者，
5、各项相关审批表除部门经理签字外还必须经主管副总及以上级别领导签字确认六、关于备用金账务核报日期的规定细则6.1备用金领用人员必须在15天内到财务部门核销账务，各部门和基地负责人有义务督促部门内相关人员按时核销备用金账务；超出日期未核销账务，财务部在账务处理中计入其它应收款，同时从相关人员的应发奖金和提成中扣除同等金额的款项6.2所有各种备用金不允许跨年度使用。每年12月1日-5日，财务部将通告各备用金领用人员必须到财务部核销所有备用金账务，在12月25日前未核销账务的，财务部将从相关人员的奖金中扣除同等金额款项并处以待核销账务总金额5%的罚款，待账务核销后将扣除款项的剩余部分发还相关人员。备用
6、金领用人在一个会计年度内未核销账务的，部门负责人承担连带责任处罚。6.4对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。6.5备用金申请工作时间为每周一至周五工作时间6.6备用金必须专款专用，不允许一款多用或者多笔备用金交叉使用等费用报销制度实施细则此细则适用于我公司内部正式员工，外来人员一律不得在我公司报销任何发票、凭证。一、对原始凭证的要求1.1所有票据必须是符合法律规定的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性全套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销1.2原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴
7、范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右向左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时可分行粘贴，不得竖向粘贴1.3原始票据必须分门别类粘贴，按照交通票据、住宿票、招待票、通信等不同类别和不同金额粘贴，不能混合粘贴1.4若报销费用冲抵备用金请向财务人员说明，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。1.5费用报销单不允许出现涂改现象，费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。1.6差旅费报销
8、单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，因出差发生的费用填在差旅费报销单中“其它“费用项上，注明出差事由，随行人员及借款情况。1.7填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。1.8不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求经报人重新整理粘贴二、日常账务报销范围2.1差旅费：住宿费、餐费、过路费、油费等2.2采购费：办公用品采购、生产过程中的小额及临时性生产物品采购2.3招待费2.4其它费用：经总经理批准的公司各部门活动费用、公司参展费用及其它大额支出费用等三、报销流程和签字责任3.1报销流程步骤一，经报人按照费用报销制度实施细则第一章的要求
9、填制报销凭证;步骤二，经报人到部门经理处审核确认费用发生的真实性并请部门经理签字确认；步骤三，经报人到财务部相关人员处审核签字；步骤四，由财务部予以报销步骤五，财务部上报总经理最终签字确认3.3财务部责任：审查报销凭证填制的合规性，审查原始票据的真实性；对所报金额真实性给出合理性建议3.4部门经理责任：审查费用支出行为的真实性；审查费用金额的真实性；3.5主管副总经理及以上级别责任：对单次报销金额高于3000元的报销账务进行审批；白条签字持审慎态度，不得无故审批白条四、报销范围细则4.1公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。4.2办公用品的
10、购置：由各部门根据需要，编制计划报总裁办审核汇总，按审批权限批准后，由集团总裁办按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。领用时，须填制出库单，经分管领导批准。总裁办每月末应将办公领用清单交财务室进行核定监控。4.3物品采购报销须按公司采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完备审批手续后办理报销。4.4要求财务出纳人员严格执行财务制度，并于每月月初汇总上月的报销清单，上报上级主管。4.5违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费不予报销。4.6其它不符合国家开支标准的单据、无理由跨年度的单据，不予报销五、关于一次性报销金额的规定5.1经报人一次性报销金额小于3000元，按照流程3.1的规定进行报销5.2经报人一次性报销金额在30005000元，前三个步骤则按照流程3.1规定，步骤4为总经理审核，步骤五为财务部予以报销5.3经报人一次性报销金额大于5000元，按照本章程4.2报账的同时，须提供关于资金使用的详细情况说明一份，并交由总经理审批通过后，携带报销单和情况说明到财务部处予以报销六、关于财务部费用报销时间规定6.1每周二为财务部费用报销审核时间6.2每周三为财务部费用报销金额发放时间此细则自颁布之日起实施2012年11月1日
