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1、【零星后勤物资采购管理制度】制度概况制度编号版本编号生效日期2015-01-01密级程度普通 口秘密 机密 口 绝密目的为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请 需求，特制定本制度。适用范围集团总部、各省公司、各分拨中心。版本优化原因 与内容新制订主送抄送主送抄送部门/区域冈位部门/区域冈位总部各中心/负责人总部各中心/全体人员各省公司、各分 拨中心负责人各省公司、各分拨 中心全体人员相关制度或流 程拟制部门人力行政中心一行政部拟制人邓亦云目录一、制度正文1第一章总则11.0目的12.0范围13.0定义13.1采购13.2供应商13.3零星后勤物资14.0职
2、责14.1使用部门14.2采购专员1第二章具体内容11.0采购申请12.0采购审核3.0采购办理4.0入库办理5.0物品领用6.0盘点第三章授权事项1.0零星后勤物资采购事项授权2.0采购费用报销授权第四章附则二、例外三、解释四、引用五、附录零星后勤物资采购管理制度一、制度正文 第一章总则1.0目的为指导日常后勤物资采购工作，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申 请需求，特制定本制度。2.0范围适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。3.0定义3.1采购：指通过市场或其他渠道，以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源，以 满足自身需求的活动。广义的采购活动包括寻价、比价、订单确
3、认、供货、款项支付、 安装、调试以及售后服务等多个环节。3.2供应商：指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、 个人或以其他形式存在的机构。3.3零星后勤物资：在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、 行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金 额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、 维修件等。4.0职责：41使用部门：负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用手续。4.2采购专员：负责供应商甄选、寻价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务 报销手续等。第二章具体
4、内容1.0采购申请1.1使用部门有后勤物资需求时，首先在SOA系统中提交“物料领用流程”，经批准后到物 料仓库领取。一般情况下，省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统 统一配发。1.2对于无法通过仓库直接领用的后勤物资，由使用部门填写后勤物资采购申请单（须 注明用途、数量、要求到货日期等），经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部） 申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给 采购人员作为参照。1.3对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资，应分别通过SOA系统提交“资产申请流 程”、“备品备件申购流程”办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。
5、1.4原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。2.0采购审核2.1总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后 勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行（关于人力行政费用申请与报销对分子公 司授权的通知）。2.2审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的， 应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。3.0采购办理3.1采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。3.2在实施采购时，应本着5R （适质、适量
6、、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资 质量可靠、物美价廉。3.3对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方 式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货 方式、供货周期、售后服务等多个方面。3.4合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对 其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格 供应商资格。3.5对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。对于供应商的报价，应定期进行再 评估。3.6对单个金额500元、或批量金额3000元的后勤采购事项，应以比价表的
7、形式进行会 签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。4.0入库办理4.1所有经采购的后勤物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请 单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资 采购入库/领用台帐”。4.2入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量 问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。4.3办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库 经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。5.0物品领用5.1所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库
8、、先领用”的现象。5.2在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是 否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。5.3对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新”，否则相关人员有权拒发。YUNDA6.0盘点6.1所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。6.2对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额1000 元时，必须上报中心负责人。6.3对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。第三章授权事项1.0零星后勤物资采购事项授权申请事项采购要求流程审批节点1.伙食类 （含食
9、材/ 调味品/燃 气）1各省每月10日前提交伙食费计划总额，按 11元/人/天*用餐人数*天数计算，计划由省总 审批，报总部备案；2. 超标/例外情况提交总部审批；3. 采取备用金形式（按11元/人/天*用餐人数 *3 天）。分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案 省/分拨：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负 责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总 超标准/例外情况：省总-总部分子公司综合管理部负责人 -人力行政中心负责人-副总裁2.福利及 员工奖品 类（含部门 活动经费 类物品米 购）1.制度标准内由省总批；2超标准提交总部批准（最高需副总裁或以上 领导批准）。
10、3员工奖品类别：文娱颁奖、体育竞技奖、培 训（评优）达标、其他；4.奖品单笔W2000元由省总批准，全年不超出 四次，超额或超次数向总部申请。福利及活动经费类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分 拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人 -省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力 行政中心负责人-副总裁-总裁（省总权限范围签批的申请 报总部分子公司综合管理部备案）员工奖品类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务 负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中 心负责人-副总裁-总裁3.后勤基 建维修类 （含工具
11、、 配件）1.单笔W1500元由省总批准；2.15005000）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综 合管理部备案）4消防类配置标准（器材、面积、数量）报总部分子公 司综合管理部批准备案。（消防配备标准：25 平米1组灭火器2个，4KG干粉）分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负 责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总 -（备案）总部分子公司综合管理部5.后勤物 资（含外协 维修配件/ 操作/办公 /物业/文 体/宿舍配 置等）1.单笔W1000元由省总批准；2.10005000）（省 总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）2.0釆购费用报销授权员工食
12、堂菜金1、费用报销单；2、伙食费采购明细单；3、涉及油、米等大金额需要开具发票 说明：（1）报销需在申请的月度总额内。（2）超出总额，由经办部门补申请，总部签批 后做附件。分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-（分 拨中心负责人）-省总总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责 人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人节假日福利1、费用报销单；2、标准文件；3、合同/协议； 5、普通发票；6、如涉及福利采购，还需提供相 关清单明细；7员工福利品领用签收单说明：（1）事项申请需有申请额度，报销额度需 在申请范围内。（2）超标准，由经办部门补申 请，总部签批后做附件。分拨/省：申
13、请部门经办人-提交部门负责人-财务负 责人-（分拨中心负责人）-（单次W50000）省总-（单次50000）总部对应职能部门负责人（一级部 门）-高级副总裁总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门） -提交部门负责人（二级部门）-（单次W20000）提 交部门负责人（一级部门）-（单次W2000）人力行 政中心负责人- （20000单次W50000）财务副总裁 -（单次50000）高级副总裁奖励员工的奖品1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值 税专用发票（此处应按照实际业务性质，区分发 票性质）；4、采购清单；5、需求部门签收单。 说明：（1）报销需在申请范围内，超出申请范围，需补 申请（2）超标准，由经办部门补申请，总部签批后 做附件。分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负 责人-（分拨中心负责人）-（单次W2000）省总-（2000 单次W5000）总部对应职能部门负责人（一级部 门）-财务副总裁-（单次5000）高级副总裁 总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门） -提交部门负责人（二级部门）-（单次W2000）提 交部门负责人（一级部门）-（2000单次W5000） 财务副总裁-（单次5000）咼级副总裁后勤负责办理 的维修（5000 元）1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值 税专用发票；4、维修清单；5、需求部门验收单 说明：（
