文书档案案卷格式

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1、文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、 适用范围 本标准适用于我国各级档案馆 ( 室 ) 和文书处理部门。2 、 案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm 220mm或280mm 210mm ( 长宽 ) 。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边 ( 上、下、翻口处 ) 要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设 10 、 15 、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮

2、。2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称： 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。2.1.3 .2 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。2.1.3 .3 案卷题名： 案

3、卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8 档号的编制： 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号. 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案

4、卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。2.2 软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。2.2.1软卷皮外形尺寸： 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm 210mm ( 供 A4 型纸用 ) 或260mm 185mm ( 供 16 开型纸用 ) 的规格。2.2.2软卷皮封面项目： 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。2.2.3软卷皮封二项目： 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。 软卷皮封二项目的填写方法同 3.4

5、 卷内文件目录填写方法。2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。2.3 卷盒格式 2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm 220mm ( 长宽 ) ，其高度可根据需要分别设置 30 、 40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。2.3.2卷盒封面和卷脊格式 卷盒封面为空白面。 卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。2.4 填写要求2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3 、卷内文件目录格式 3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16

6、开型 ( 即长宽为260mm 185mm ) 或国际标准 A4 型 ( 即长宽为297mm 210mm ) 。3.2 页边与文字区尺寸 卷内目录用纸上白边 ( 天头 ) 宽 20 0.5mm 卷内目录用纸下白边 ( 地脚 ) 宽 15 0.5mm 卷内目录用纸左白边 ( 订口 ) 宽 25 0.5mm 卷内目录用纸右白边 ( 翻口) 宽 15 0.5mm3.3 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。 各项目 具体位置、尺寸。3.4 卷内文件目录填写方法3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。3.4.3责

7、任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件， 可自拟标题，外加“”号。3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“”号。 3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是： 全宗号目录号案卷号件号 4 15 mm3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。 4 、 卷内备考表格式 4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。4.2 卷内

8、备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3 .1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。5 、 案卷各部分的排列格式5.1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是： 案卷封面卷内文件目录文件备考表封底。5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列： 软卷封面(含卷内文件目录)文件封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。6 、 文书档案案卷格式监制 6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。 6.2 在卷皮封底的下部应印上“由档案局监制”的字样。