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1、佳木斯希波集团制度汇编 版本/修改状态：A/0第二部分 办公管理制度第一章 企业文档管理公司文书管理办法 一、文文书管理理包含外外来文件件及自制制文件两两种。二、外来文文件包含含公文、传传真资料料、法律律条款、地地方性法法规、国国家标准准、行业业标准、企企业标准准等项目目。内部部自制文文件包含含本集团团系统内内部文件件和对外外业务文文件。三、文书归归口管理理部门为为集团总总经办；分公司司由人行行部；自自制文书书的会签签必须经经总经办办。四、收文 外来文文件收文文由公司司总经办办/人行行部文员员登记，请请示部门门经理文文件是否否转发，转转发时按按自制文文件会签签程序会会签后转转发。五、自制文文件
2、1、拟制：由文件起草草部门拟拟稿，文文稿要求求语言通通顺、逻逻辑清晰晰、简洁洁易懂、文文字严肃，避避免使用用晦涩及及地方口口语等词词汇叙述述。 文件件尽量不不制定补补充规定定，如需需要增加加补充、修修改条款款，可将将原文作作废重新新制定，以以保证制制度的连连贯性。部门经理审审核后方方可打印印，打印印时须按按照集团团关于于公司统统一公文文处理规定（见见汇编“办公管管理制度度”中“企业文文档管理理”类）中中规定的的格式进进行编号号排版，打打印后认认真校稿稿，与原原稿核对对无误后后方可进进入会签签程序。2、会签：(1)、由由文件起起草部门门确定并并填写文文件签发发审批单单：注注明文件件名称、编编号、
3、文文件类别别、主要要内容、密密级、发发文日期期、主送送单位、抄抄送单位位、会签签范围（写写明需要要参与会会签的部部门名称称、副总总职务名名称）(2)、以以文件内内容相关关的部门门、相关关集团副副总、总总经办/人事行行政部、总总经理的的顺序会会签，将将文件正正文与文文件会签签单一同同在会签签范围内内传阅。(3)、各各部门收收到需要要会签的的文件时时，须本本着认真真的态度度，必要要时征集集本部门门员工意意见，尽尽量提供供相关资资料供起起草部门门参考。(4)、自自收到需需会签文文件起各各会签单单位及个个人须在在处理时时限内回回复，提提高效率率，文件件拟制部部门负责责文件会会签跟踪踪工作。(5)、各各
4、会签单单位必须须在会签签单上签签名且标标注日期期，以明明确责任任。(6)、文文件会签签至各副副总后，由由文件起起草部门门依据会会签意见见结果，汇汇总整理理，再次次修订后后；方可可交总经经办，由由总经办办按各部部门会签签意见再再审后交交总经理理审批。3、批示总经理或其其他被授授权批示示者作最最终的批批示，并并签字。4、出稿复复印、下下发(1)、文文件起草草部门将将修订后后的文稿稿拷盘，由由总经办办/人事事行政部部文员出出稿。(2)、总总经办/人事行行政部文文员对外外来人员员自带的的软盘先先做病毒毒检查（有有病毒的的软盘应应拒绝接接收，并并礼貌解解释表示示歉意）。(3)、总总经办/人事行行政部文文
5、员接稿稿后，应应认真检检查文件件签批手手续是否否齐全，打印稿排版版是否按按公司司行文规规范，美美观合理理，对文文字进行行最终校校对，发发现有误误可与文文件拟稿稿人联系系确认后后修改。 (44)、总总经办/人事行行政部文文员按文文件签发发审批单单中注注明的份份数复印印下发。(5)、需需要对外外发文时时，由总总经办/人事行行政部文文员打印印、盖章章、封装装、寄发发。(6)、收收到文件件的单位位及个人人须在文文件发放放记录中中签字确确认，文文件发送送到各部部门后，部部门经理理应组织织本部门门人员学学习，并并妥善保保管，装装订成册册，便于于查阅、执执行。(7)、总总经办/人行部部每月定定期检查查各部门
6、门的文件件传达及及保存情情况，如如有文件件丢失或或传达不不到位，则则报人力力资源部部作为绩绩效考核核项目。5、归档(1)、所所有签成成正本文文件均需需由总经经办及人人行部（人人行部只只负责对对接收文文件和本本分公司司自制文文件）归归档存查查。(2)、若若执行部部门必须须使用正正本时，可可暂时借借出使用用后归还还，若正正本必须须寄出或或无法取取回时，可可存档复复印件。(3)、存存档文件件保存期期限100年，届届时列表表报批后后监督销销毁。六、公文机机密等级级1、秘密文文件是指以集团团或集团团各部门门、各分分公司名名义下发发的，可可以在公公开场合合学习讨论、并并要求贯贯彻执行行的文件件，以及及有关
7、的的规章制制度等。2、机密文文件是指以集团团或集团团各部门门、各分分公司名名义印发发的，只只供个别别部门或或相关人员学学习、贯贯彻执行行的文件件，如：有关人人事任免免事项；质量问问题通报报；产值值、产量量、利税税、库存存产品、用用肉量等等统计数数据；供供货厂家家、销售售客户资资料等。此此类文件件的阅办办人只可可在规定定时间内内传阅不不能留存存或复印印，事后后，当需需要再次次查阅时时，需向向总经办办办理文文件借阅阅手续，当当场借阅阅当时还还。3、绝密文文件是指以集团团或集团团各部门门、各分分公司名名义印发发的，只只供高层层领导或或极小范围内内人员了了解、知知悉的文文件，如如：希波波员工的的工资体
8、体系和标标准、品品控部的的工艺流流程、工工艺标准准、品质质检验报报告、生生产配方方、制造造成本、研研发部的的新品开开发计划划、正在在研制中中的新产产品的实实验数据据、产品品的配方方、销售售公司的的产销量量、营销销机制、促促销方案案、营销销价格等等，此类类文件应应严格控控制印发发数量和和印发范范围。4、各级人人员必须须严守秘秘密，有有泄密事事件发生生，按保保密制度度处理理。七、公文处处理时限限1、特急件件：各会会签单位位需在半半小时内内回复，随随到随办办。2、急件：各会签签单位需需在1小小时内回回复，一一天内处处理完毕毕。3、普通件件：各会会签单位位需在44小时内内回复，三三天内处处理完毕毕。4
9、、超过处处理时限限的文件件，由文文件起草草部门催催办。附件： 文件件签发审审批单文件名称编号密级主要内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及及会签意意见部门经理副总总经理注：1、文文件经总总经理签签批后，发发放用印印时不必必使用用用印审批批单。2、各部门门、副总总、总经经理会签签意见可可另附纸纸。公司统一公公文处理理的规定定一、公文的的性质公文是处理理公务的的具有特特定效力力和规范范格式的的文书，是是指示、汇汇报和商商洽工作作，请示示和答复复问题，报报告和交交流情况况的工具具，各部部门必须须认真贯贯彻本规规定，切切实做好好公文处处理。二、根据本本公司实实际情况况，现对对公文做做
10、如下分分类：（一）决议议 用用于经会会议讨论论通过的的重要决决策事项项。（二）决定定 用用于对重重要事项项做出决决策和安安排。（三）意见见 用用于对重重要问题题提出见见解和处处理办法法。（四）通知知 用用于发布布公司内内部规章章制度、人人事任免免、传达达公司领领导指示示给相关关部门具具体执行行或遵守守的事项项。（五）通报报 用用于表彰彰先进、批批评错误误、传达达重要精精神、交交流重要要情况。（六）报告告 用用于向公公司领导导汇报工工作、反反映情况况、提出出建议，答答复领导导的询问问。（七）规定定 用用于对特特定范围围内的工工作和事事务制定定具有约约束力的的行为规规范。（八）会议议纪要 用于于记
11、载会会议主要要精神和和议定事事项。三、公文格格式公司下发公公文由版版头、发发文字号号、横隔隔线、标标题、主主送机关关、正文文、附件件、发文文部门署署名、成成文日期期、印章章、主题题词、主主送部门门、抄送送部门、印印制版记记组成。（一）版头头由公司全称称加“文件”二字，用用套红大大字居中中印在公公文首页页上部。版头字体采采用姚体体60号号字。（二）发文文编号1、由发文文部门代代字、发发文年度度和发文文顺序号号组成，标标注于版版头、横横隔线之之间，横横向居中中，字体体采用仿仿宋小四四号字。2、发文机机关应使使用规范范化简称称：下发文件单单位统一字号下发文件单单位统一字号集团希团字第号销售公司希销字
12、第号总经办希行字第号企划部希策字第号人力资源部部希人字第号财审部希审字第号企管部希企字第号财务部希财字第号综合计划部部希综字第号佳木斯分公公司希佳字第号研发中心希研字第号天津分公司司希津字第号举例希团字220033第33号3、发文年年度用公公元年全全称。用用阿拉伯伯数字写写，用中中括号括括起。4、顺序号号用阿拉拉伯数字字书写，自自每年第第一件起起按发出出时间顺顺序编排排。（三）横隔隔线 隔开公文的的版头部部分与行行文部分分的横线线。由红红色横线线组成，位位于发文字号下下方。（四）标题题 由公公文的主主题和文文种组成成，字体体采用华华文中宋宋二号字字（加黑黑）。（五）主送送部门 主送送部门是是指
13、公文文的主要要受理部部门，规规定、通通报可以以不写主主送部门（或在版版记中体体现），字字体采用用黑体三三号字。（六）正文文 公文文的主体体，用来来表述公公文的内内容，字字体采用用宋体四四号字。层层次结构正文分分条标识识方法为为：全文共一级级的用“一、二二、三、”。全文共二级级的第一一级用“一、二二、三、” 第二级“1、2、3、”。全文共三级级的第一一级用“一、二二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”。全文共四级级的第一一级用“一、二二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、”。全文共五级级的第一一级
14、用“一、二二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、”。全文共六级级的第一一级用“一、二二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、” 第六级用“a、b、c、”。公文首页应应根据标标题行数数合理排排列正文文行数。（七）附件件公文附件，应应置于主主件之后后，与主主件装订订在一起起，并在在正文之之后、发发文部门门署名之之前应注注明附件件的名称称。如附附件较多多，应用用阿拉伯伯数字注注明顺序序，逐件件写明附附件的名名称。（八）部门门署名 应当用全称称或者规规范化简简称，发发文部门门署名应应采用黑黑体三号号字标注于正文的的右下方方。（九）成文文日期 一般署会议议通过或或者领导导签发日日期；特特殊情况况署印发发日期。领领导签发发后，因因故不能能及时发发文时，成成文日期期可请示示签发人人重新确确定。成成文日期期应当写写明年、月月、日，采采用黑体体三号标标注于发发文部门门署名右右下方。成成文日期期年、月月、
