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1、产品归档档文件整整理规程程（案卷级级）1 范范围 本规程程规定了了产品归归档文件件整理的的基本要要求、程程序和方方法。 本规程程适用于于一般产产品归档档文件的的整理。2 引引用标准准GBTT118822一一20000 科技档档案案卷卷构成的的一般要要求DB377T 225119998 工工业企业业文件材材料整理理规程 DB337T1881一93 工业企企业档案案案卷格格式3 定定义3.1 产品品归档文文件 是指产产品在计计划决策策、设计计、试制制、鉴定定、生产产等全过过程中形形成的具有保保存价值值的文件件。3.2 文件分分类 是在在文件收收集齐全全的基础础上，将将文件按按一定属属性逐项项分开的
2、的过程。3.3 案卷卷 由由互有联联系的若若干文件件组合而而成的一一种档案案保管单单位。3.4 组卷卷 是是将经过过分类的的文件，按按一定特特征组成成案卷的的过程。3.5 案卷卷编目 是指指固定保保管单位位内文件件排列的的顺序和和位置，揭揭示保管管单位内内文件的的内容和和成分的的工作。3.6 档号号 档案案的编号号。包括括分类号号、案卷卷顺序号号。4 归归档要求求4.1 归档档文件应应完整、准准确，签签署完备备。4.2 归档文文件应做做到纸质质优良，字字迹清晰晰耐久。5 文文件鉴别别5.1 文件件完整性性的鉴别别。产品品决策、设设计、计计划、鉴鉴定、生生产等阶阶段形成成的文件件应完整整成套。归
3、归档文件件的主要要内容见见附录AA。5.2 文件件准确性性的鉴别别。产品品文件记记载和反反映的内内容，应应当同产产品开发发的实际际过程相相一致；蓝图与与底图一一致；底底图与变变更单一一致；蓝底图图的更改改符合有有关标准准要求。5.3 根据据归档文文件的利利用价值值确定其其保管期期限。保保管期限限分为永永久、长长期、短短期三种种。6 文文件分类类排列6.1 将归档档文件按按产品种种类分开开。6.2 将同一产品品的文件件，按决决策、设设计、试试制、鉴鉴定、生生产等阶阶段分开开。6.3 参照照附录AA内容及及顺序，对对各阶段段归档文文件进行行系统分分析，将将不同性性质、不不同结构构、不同同专业、不不
4、同问题题的归档档文件，按按程序、时时间等顺顺序排列列。6.3.1 文字文文件一般般按其所所反映问问题结合合时间排排列。6.3.2 图样文文件按图图样目录录或图号号排列，没没有图样样目录或或图号的的，按其其所反映映对象的的隶属关关系和有有机联系系排列。7 文文件的组组卷7.1 将归归档文件件按阶段段或结构构、性质质、问题题、专业业等组卷卷。 7.2 产品品开发过过程中形形成的管管理性文文件，归归入该产产品文件件组卷。7.3 产品品文件的的保管期期限应当当服从文文件内容容的完整整，即价价值服从从成套性性。7.4 产品换换代、改改型后，应应保存一一套完整整的基型型产品文文件，换换代、改改型产品品可只
5、保保存更改改部分的的文件。7.5 开发发新产品品采用的的标准图图、通用用图，可可不划归归新产品品文件保保存，但但应当在在相应的的目录中中标注所所采用图图样的名名称及编编号。7.6 以技技术转让让、出卖卖成果为为目的，以以及研制制单位不不进行正正常生产产的新产产品，其其文件归归科研文文件进行行整理。8 卷卷内文件件的整理理8.1 卷内内文件一一般文字字在前，图图样在后后；批文文在前，请请示在后后；正件件在前，附附件在后后；印件件在前，定定稿在后后；译文文在前，外外文在后后。8.2 规格格较小的的文件，应应按内容容平行式式或阶梯梯式地托托裱在660克以以上标准准幅面的的白纸上上，并按按自左至至右、
6、自自上而下下的顺序序在被托托裱文件件的右下下角用阿阿拉伯数数字自11起编写写固定号号。托裱裱纸的底底部应加加注“此页共共张”标记。8.3 图纸纸折叠为为2977mm2100mm统统一幅面面，折叠叠方法采采用“手风琴琴”式，图图面朝里里，标题题栏外露露。8.4 案卷卷需装订订的文件件，其左左侧装订订部位应应有足够够的装订订边。凡凡可能出出现装订订压字现现象的文文件，应应在装订订部位托托裱装订订边条。8.5 案卷卷采用不不装订形形式的文文件，应应先以每每份文件件或反映映同一问问题的文文件为单单位，按按本规程程10的要要求装订订成件，然然后在每每件文件件的右上上角逐件件加盖档档号章，并并按要求求填写
7、有有关内容容。档号号章式样样见归档档文件整整理规程程(文件件级)。 9 编编目9.1 编写写页号9.1.1 案卷内内以有书书写内容容的页面面编写页页号。页页号编写写位置，正正面在右右下角，反反面在左左下角。案案卷内页页号顺序序均从“1” 开始，用用阿拉伯伯数字依依次标注注，不装装订的案案卷，以以件为单单位，各各件页号号均从“1” 起编写写。9.1.2 成套图图纸或印印刷成册册的文件件自成一一卷的，原原目录可可替代卷卷内目录录，不必必重新编编写页号号。9.1.3 两张以以上小幅幅面文件件托裱在在同一页页纸上的的，按一一页编写写页号。9.1.4 案卷封封面、卷卷内目录录、备考考表不编编写页号号。9
8、.2 填写写卷内目目录9.2.1 卷内目目录格式式见档档案装具具与用表表格式。9.2.2 顺序号号 用阿拉拉伯数字字从1起起依次标标注卷内内文件的的顺序，一一个文件件一个号号。9.2.2 文件题题名 填写文文件标题题全称。9.2.3 文件编编号 填写文文件的文文号或图图号或产产品型号号。9.2.4 责任者者 填写写文件的的编制单单位或主主要责任任者。9.2.5 日期 填写写文件的的形成日日期。用用八位阿阿拉伯数数字填写写。如：220022年2月月2日写写作20002002022。9.2.6 页次 填写写文件在在卷内的的起始页页号。最最后一份份文件填填写起止止页号。用用“首页号号末页页号”表示。
9、不不装订的的案卷填填写每份份文件的的页数。9.2.7 卷内目目录排列列在案卷卷文件的的首页之之前。9.3 填写写备考表表9.3.1 备考表表格式见见档案案装具与与用表格格式。 9.3.2 备考表表要标明明案卷内内文件的的件数或或页数，以以及在组组卷和案案卷使用用过程中中需要说说明的问问题。9.3.3 备考表表排列在在案卷内内文件之之后。9.4 填写写案卷封封面9.4.1 案卷封封面格式式见档档案装具具与用表表格式。9.4.2 案卷题题名 应简明明准确地地揭示卷卷内文件件的内容容，一般般应包括括产品名名称或型型号、组组部件的的代字、代代号和名名称以及及卷内文文件归纳纳内容、文文种。9.4.3 立
10、档单单位 填写卷卷内文件件的组卷卷或责任任部门。9.4.4 起止日日期 填写案案卷内文文件的起起止日期期。9.4.5 保管期期限与密密级按有有关规定定填写。9.4.6 档号 填写写档案的的分类号号和案卷卷顺序号号。9.4.7 封面所所用数字字除案卷卷题名外外，一律律采用阿阿拉伯数数字。9.5 案卷卷脊背的的编制9.5.1 案卷脊脊背格式式见档档案装具具与用表表格式。9.5.2 案卷脊脊背应填填写案卷卷题名及及档号。案案卷题名名采用竖竖写形式式自左至至右书写写。10 案卷或或文件的的装订10.11 拆拆除案卷卷内文件件上易锈锈蚀的金金属物。10.22 装装订材料料应选用用线绳或或不锈钢钢等不易易
11、锈蚀的的材料。10.33 用线绳绳装订的的案卷及及不装订订案卷内内的文件件采用三三孔一线线装订法法，装订订位置在在案卷或或文件左左侧中部部，距左左端122mm，装装订长度度1600mm，结结头系在在案卷内内侧或文文件背面面。附录A产品归档档文件范范围序号基 本 范范 围保管期限1计 划 决 策策 阶 段1.1调查研究究(1)市场调查查、技术术调查、考考察、预预测报告告、调研研综合报报告短期(2)技术、经经济可行行性研究究报告长期1.2决策(1)发展建议议书、技技术建议议书、协协议书、委委托书、合合同 永久(2)专题分析析报告、专专题会议议纪要长期(3)研制计划划、方案案、方案案论证报报告长期2
12、设 计 阶 段段2.1产品研究究、设计计计划长期2.2技术经济济初步评评价长期2.3研究试验验大纲、试试验报告告长期2.4产品设计计标准永久2.5技术设计计说明书书长期2.6产品设计计图样长期2.7专题技术术请示报报告长期2.8设计评审审报告长期3试 制 阶 段段3.1试制(1)试制计划划、方案案、规程程、报告告永久(2)工艺研究究报告、工工艺总体体方案论论证永久(3)试制工艺艺流程、工工艺标准准长期(4)试制工艺艺文件和和工艺装装备文件件长期(5)工艺评审审报告长期(6)试制运行行记录、化化验记录录长期(7)试制过程程纪要长期(8)原材料与与半成品品、成品品检验方方法批准准书长期(9)理化分
13、析析报告、化化学配方方、化学学反应式式、计算算公式长期(10)技术标准准协议试试制质量量分析报报告长期(11)专题会议议记录、纪纪要、决决议及合合理化建建议长期(12)重大故障障分析和和排除措措施报告告长期(13)试制总结结报告永久3.2试验(1)试验计划划、方案案、规程程永久(2)试验所需需仪器与与设备清清单长期(3)试验分项项目记录录长期(4)试验原始始数据与与材料永久(5)试验分析析报告长期(6)试验分项项小结短期(7)试验总结结报告永久3.3鉴定(1)鉴定申请请报告及及批复永久(2)试制、试试验鉴定定大纲永久(3)成套设计计文件长期(4)标准化审审查报告告长期(5)可靠性试试验情况况报告长期(6)产品质量量和技术术经济分分析报告告短期(7)技术鉴定定材料（申申请批复复、评价价材料、会会议纪要要）永久(8)设计定型型报告、证证书永久(9)试用或试试运行报报告长期(10)鉴定验收收书永久4生 产 阶 段段4.1小批生产产(1)小批生产产方案、计计划短期(2)小批生产产工序工工程能力力分析报报告长期(3)关健件、重重要件、关关健工序序的质量量控制及及检测报报告长期(4)原料鉴定定卡片、配配用设计计表长期(5)历次更改改与补充充的设计计及工艺艺文件和和更改通通知单长期(6)小批生产产总结报报告、小小批生产产鉴定书书永久(7)产品设计计评审报报告长期(8)产品研制制完成报报告 长期
