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1、某工程建建设项目目文件管管理办法法第一章 总 则第一条 为了了规范某某工程技技术资料料管理，畅畅通技术术信息流流程，确确保某工工程建设设有关各各方意见见及时有有效沟通通；设计计图纸及及其他技技术资料料有效及及时传递递，以便便某工程程建设各各有关各各方、各各个场所所都能及及时使用用有效文文件，防防止误用用失效、作废文文件；及及时、完完整、准准确、系系统的整整理、归归档文件件，特制制定本办办法。第二条 本办法法适用于于广东省省水利电电力职业业技术学学院某工工程建设设项目办办公室所所有有关关文件、技术资资料管理理。第三条 本办法法所称信信息，是是指有意意义的数数据。本办法所所称文件件是指信信息及其其
2、承载媒媒体，包包括如下下几类：有关关的国家家、地方方法令、法规；上级级政府、主管部部门、工工程所在在地方的的与某工工程建设设有关批批文；国家家、行业业、地方方的规范范和技术术标准；合同同文件。含图纸纸及合同同履行中中发包人人承包人人有关工工程的洽洽商、变变更等书书面协议议或文件件；与监监理、施施工单位位等往来来函件、会议纪纪要； 学学院下发发建设办办公室文文件、建建设办公公室内部部文件、管理制制度等。工地地现场检检查记录录、会审审记录、会议纪纪要、建建设办公公室阶段段工作总总结、监监理周报报、月报报等。第二章 职责责划分第四条 某工程程建设项项目办公公室所有有有关文文件、技技术资料料管理归归总
3、工程程师负责责，建设设办公室室任何部部门收到到的文件件、技术术资料均均要在指指定时间间内送达达总工程程师。总工程程师在指指定时间间内审阅阅签署处处理意见见后交办办。第五条 总工程程师办公公室（或或某工程程建设项项目办公公室）设设信息资资料管理理员岗位位，对某某工程建建设项目目办公室室所有有有关文件件、技术术资料统统一编码码、收转转、跟踪踪催办、保管归归档工作作。第六条 设计图图纸由建建设办技技术部按按工程进进度与合合同要求求向设计计院催要要，在指指定时间间内审核核并由技技术部部部长签署署意见转转建设办办资料管管理员。第七条 监理机机构和施施工单位位的往来来函件、工地建建设有关关工程质质量、进进
4、度、材材料检验验信息，设设计错误误、施工工环境变变化、以以及监理理机构和和施工单单位提出出的其他他问题由由工程部部负责收收集，在在指定时时间内审审核并签签署意见见后交建建设办资资料管理理员。第八条 某工程程建设项项目办公公室各部部门对外外沟通文文件由部部门负责责起草，部部门负责责人签字字后报建建设办公公室资料料员，经经总工程程师审核核,经建建设办公公室主管管审批后后发放。第九条 建设办办公室所所有成员员有义务务将从其其他渠道道获得的的本办法法第三条条规定的的文件，与与自己承承办的事事务文件件性成果果及时交交建设办公公室资料料员归档档。第三章 文件控控制第十条 工作程程序自编编文件程程序步骤骤文
5、件编号文件编写文件审批文件发放文件更改文件的换版与作废文件归档管理文件签收文件编号文件登记跟踪催办文件处理意见处理结果交验文件交办文件归档管理外来来文件处处置程序序第十一条条 需控控制的文文件和资资料形式式包括：以文件件、图纸纸形式构构成的文文件；以实物物、照片片、胶卷卷、软件件、拷贝贝构成的的文件和和资料。第十二条条 需归归档管理理的外来来文件包包括：a)适用用的法律律法规、国家标标准、行行业标准准、地方方标准和和国际标标准、国国外标准准以及需需执行的的上级组组织或业业务主管管部门的的有关文文件；b) 政政府、上上级主管管部门、建设行行政管理理部门等等与工程程建设有有关的文文件和中中介机构构
6、信息。c) 政政府、行行业主管管部门、建设行行政管理理部门、工程所所在地方方的与某某工程建建设有关关批文。d) 勘勘察设计计资料，含含图纸、设计修修改通知知单，设设计变更更通知单单及签证证、图纸纸会审记记录；e)监理理单位（施施工单位位）交来来的函件件、会议议纪要、各种计计划报表表、监理理周报、月报、签证等等；f)工程程专题报报告，包包括开工工报告、停工、复工报报告；工工程预验验收申请请报告、工程验验收申请请报告、工程竣竣工报告告g)经确确认的质质量检查查验收记记录、供供货单位位提交的的产品合合格证书书、使用用维护说说明书和和图样资资料;h)作为为工作依依据的其其它外来来文件和和资料;第十三条
7、条 须管管理的对对外发文文和内部部文件包包括：a）向政政府、上上级主管管部门、建设行行政管理理部门等等与工程程建设有有关的其其他单位位发出的的申请、请示、报告、联系函函件；b）对重重要问题题提出见见解和处处理办法法。c) 招招标投标标有关资资料及合合同文件件，包括括可行性性研究、勘察、设计、监理、施工等等发包合合同和补补充合同同、及合合同履行行中发包包人与承承包人对对有关工工程的洽洽商、变变更等书书面协议议或文件件。d)设计计任务联联系单、监理工工作联系系单及对对外联系系函件；e)专家家组活动动记录；f)学院院下发建建设办公公室文件件、建设设办公室室内部文文件、管管理制度度等。g)工地地现场检
8、检查记录录、施工工日志和和大事记记、建设设办公室室阶段工工作总结结。第十四条条 文件件实行统统一编号号。设计计图纸用用原设计计院编号号，其他他文件编编号办法法及含义义可按档档案统一一编码，也也可以自自编。自编号码码应包括括：工程程项目代代号、单单项工程程代号、单位工工程代号号、文件件类型、编写部部门单位位代号、编制日日期。第十五条条 文件件的编写写与审批批。建设办公公室对外外行文除除特殊情情况经主主任批准准外，须须以建设设办公室室的名义义。向政府、上级主主管部门门、建设设行政管管理部门门等与工工程建设设有关的的其他单单位发出出的申请请、请示示、报告告、联系系函件,由建设设办主任任（或分分管副主
9、主任）安安排编制制，由建建设办主主任（或或分管副副主任）负负责审批批；建设办公公室向承承担建设设任务设设计院、监理单单位、施施工单位位发出的的非技术术问题联联系函，由由建设办办主任（或或分管副副主任）安安排编制制，由建建设办主主任（或或分管副副主任）负负责审批批；技术问题题联系函函，由总总工程师师安排人人员编制制，总工工程师审审批，必必要时由由总工程程师审核核，建设设办主任任（或分分管副主主任）负负责审批批；建设办公公室向承承担设计计任务设设计院设设计项目目组、现现场监理理机构、施工项项目部发发出的联联系函件件，由总总工程师师安排人人员编制制，总工工程师审审批；由由建设办办公室某某部门提提出的
10、须须协调问问题，由由部门领领导安排排编制文文件，部部门领导导审核，总总工程师师审批。建设办公公室内部部文件、管理制制度等，只只涉及部部门内部部的按职职责分工工由部门门编写，部部门领导导审核，建建设办主主任（或或分管副副主任）负负责审批批；涉及及建设办办公室全全局的，由由建设办办主任（或或分管副副主任）安安排编写写，建设设办主任任（或分分管副主主任）负负责审批批。文件审批批表格式式见附表表1。第十六条条 须发发放的文文件包括括以下内内容：a) 须须转发、传阅的的政府、上级主主管部门门、建设设行政管管理部门门和学院院下发的的文件;b) 需需审阅的的设计文文件（图图纸）;c) 需需传阅审审批的设设计
11、、监监理、施施工等单单位交来来的报告告、函件件;d) 需需下发的的建设办办公室内内部文件件、管理理制度等等e) 需需发出的的建设办办公室自自编文件件；第十七条条 文件件的收发发。所有有收文、发文均均造册登登记，归归信息资资料管理理员统一一管理。收、发发文登记记表格式式见附表表2、附附表3。信息资料料管理员员在收到到文件并并登记后后，附收收文表头头（见附附件4），技技术文件件交总工工程师、其他文文件交建建设办分分管副主主任签署署处理意意见。按按处理意意见信息息资料管管理员负负责复制制、分发发、传阅阅、跟踪踪催办、并将处处理结果果汇报原原签署领领导，文文件回收收归档；建设办内内部文件件发放应应按批
12、准准范围进进行，并并做好签签收记录录。下发发文件、图纸由由领用人人签字，并并在文件件上注明明密级（或或在领用用时由信信息资料料管理员员明确）、受控状状态、保保存方式式、允许许扩散范范围、失失效文件件回收及及销毁方方式。需发出文文件由信信息资料料管理员员登记后后发出，用用邮寄方方式者须须保留邮邮局挂号号存根；托人带带出者需需由受托托人签字字确认并并在事后后补充对对方收文文记录（有有收文单单位文件件接受人人签字）；由信息息资料管管理员本本人发出出的文件件要求收收文人在在发文登登记表（附附表3）相相应栏目目中签字字。第十八条条 由监监理机构构（施工工项目部部）交来来的设计计修改申申请书、现场签签证、
13、造造价及支支付文件件，由工工程管理理部附处处理意见见表（附附表5）并并按要求求签署意意见；建建设办公公室向监监理机构构（施工工项目部部）发文文采用“业主工工作联系系单”的形式式，向委委托设计计院发文文采用“设计任任务联系系单”的形式式。“业主工工作联系系单”与“设计任任务通知知单”格式见见附表66、附表表7。第十九条条 文件件的更改改。对发发出的文文件需要要更改时时，原起起草部门门或提出出修改意意见的部部门提交交“文件更更改申请请表”，报建建设办主主任批准准后进行行。文件件更改的的审核、批准应应由原审审批人进进行，当当原审批批人不在在职时，则则由接替替其岗位位的人员员审批。文件更改改批准后后，
14、归口口部门资资料员向向有关部部门和单单位发出出“文件更更改通知知单”，并做做好记录录。第二十条条 文件件的换版版及作废废。文件件经多次次更改或或文件需需进行大大幅度修修改时应应进行换换版，原原版次文文件作废废，换发发新版本本。 换换版、换换页后的的作废文文件应按按档案管管理规定定的要求求进行处处理。需需作资料料保留时时应在其其醒目位位置作“保留资资料”标识。第二十一一条 文文件的管管理。各各单位、部门的的文件按按其内容容与类别别进行分分类管理理。各部部门应建建立本部部门文件件清单或或文件目目录（见见附表55），掌掌握文件件分布和和更改记记录。资料员应应保管好好文件，防防止发霉霉、虫蛀蛀、残缺缺
15、少页，保保持清洁洁完整。按规定不不属文件件的持有有者，确确因工作作需要时时，可向向该文件件管理部部门借阅阅，各部部门必须须建立收收、发文文和借阅阅登记制制度。任任何人不不得擅自自复印，和和/或向向外部提提供有关关文件。第四章设设计文件件管理第二十二二条 设设计单位位应按合合同和供供图协议议规定的的份数及及时提交交施工设设计图纸纸、文件件。规划划总平面面、主体体工程、施工总总布置、以及设设计专题题报告等等8份。以上图图纸和文文件的修修改文件件应与原原件提供供相同的的份数。当设计计院提供供份数不不足时，应应复制到到要求份份数。供应图纸纸的时间间根据招招投标需需要和现现场施工工进度需需要确定定，由技技术部负负责与设设计院联联系。第二十三三条 设设计文件件审查。为保证证提供设设计文件件质量，减减少施工工过程中中设计文文件修改改，降低低工程造造价和提提高投资资效益，须须对设计计单位提提供的设设计图纸纸、文件件和设计计变更进进行审查查。施工设计计图纸和和设计文文件的审审查范围围：由委委托设计计单位为为某工程程工程建建设提供供的施工工设计图图纸和文文件，包包括工程
