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1、佛山住商肥料有限公司文 件 编 号：SFF-QEO-WL-02成品运输管理规定页 码：第30页 共31页第一版发行日：2012.06.05最新版发行日：2012.06.05 1 目的 为规范公司成品运输的管理，确保成品运输的“及时性、经济性、安全性”，制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于通过各种方式对成品进行的运输，运输方式包括公路运输、铁路运输、海洋运输三种。 3 管理职责3.1 物流部职责：3.1.1 对运输形势进行分析和预测，并对销售合同中有关运输的条款进行评审； 3.1.2 考察、确定物流代理公司，并签订代理合同，以及具体运输业务的委托； 3.1.3 负责在ERP中审核出库单据，并
2、按其付货； 3.1.4 负责成品运输过程中保险的投保与理赔； 3.2 营销部职责： 3.2.1 签订销售合同并将复印件移交物流部、财务部； 3.2.2 负责在ERP中录入销售订单、促销品单据，并打印促销品单据移交物流部； 3.2.3 提报月度铁路车皮计划； 3.3 财务部职责： 3.3.1 负责风险业务审批的管理； 3.2.2 审核销售合同中的品种、数量、价格条款，并负责在ERP中生成销售发票； 4 发货条件 4.1 销售的成品发货： 4.1.1须同时具备以下两个条件，才能发货： 有效的销售合同；销售合同中有关发货条件的内容已经实现； 4.1.2已达成销售意向并已起草销售合同，且销售合同草案中
3、有关发货条件的内容已经实现，但销售合同未经确认的，具备以下情形仍可以发货： 4.1.2.1 销售合同已经客户确认、盖章，但公司没有确认、盖章的，且经销售副总以邮件、电话、短信等方式确认的，可发货，并由销售部事后提交有效的销售合同。 4,1,2,1 销售合同已经公司确认、盖章，但客户没有确认、盖章的，且经销售部合同管理与发货协调主管和合同与发货协调管理人员书面确认的，可发货，并由销售部事后提交有效的销售合同。4.2 发往分库成品的发货，须同时具备以下两个条件，才能发货：已与仓储方签订委托协议；发货的数量、品种得到审批，具体按照分库管理规定执行； 4.3 销售合同签订后当日，销售部应将复印件移交物
4、流部、财务部，并向物流部传递有关发货的信息，包括口头信息、书面资料和促销品单据等。 5 运输委托 5.1 成品运输及相关业务内容需要委托公司以外的其他单位或个人完成的，由物流部负责。 5.2 物流部对外委托业务时，如果该业务需要取得相关的法律执照、许可证等资质的，物流部须进行考察，并将业务委托给具有相关资质的单位或个人。 5.3 运输及相关业务的委托，需以书面合同的形式最终明确： 5.3.1 代理公路运输的签订运输合同（附件1）； 5.3.2 代理铁路运输的签订运输合同（附件2）； 5.3.3 代理海洋运输的签订海运代理合同（附件3）； 5.4 书面合同签订后，方可委托业务。 6 运输操作流程
5、 6.1 公路运输操作流程： 6.1.1 物流部根据发货信息，通过公路运输委托单位联系车辆，征求经销商意见后，确定运输车辆，并通知销售部。 6.1.2 销售部在ERP中录入销售订单，财务部审核并生成销售发票，物流部审核并生成、打印销售出库单。 6.1.3 物流部负责与驾驶员签订从运输合同和办理其他货运手续，包括驾驶证、行车证的复印存档，销售出库单、其他出库单的签单、按照销售出库单、其他出库单的内容付货等。空白从运输合同的盖章申请(附件4)。 6.1.4 货物发出后，物流部负责通知客户有关的货运信息，包括驾驶员的联系方式、货物品种、数量、有无促销品等。 6.1.5 在预计货物到达的合理时间内，物
6、流部负责逐一落实货物的到达情况，并做好记录。如货物不能按期到达，物流部人员要及时与客户沟通，说明原因，取得客户谅解。 6.1.6 每月月底，物流部对本月度发生的公路运输费用进行汇总，向物流部长、销售副总、分管副总汇报。 6.2 铁路运输操作流程： 6.2.1 每月6日前，营销部向物流部提报下个月度的车皮需求计划。 6.2.2 物流部根据出货信息，录入调拨单，将货物调往相应的货运站。 6.2.3 铁路空白货物运单、整车计划服务订单的盖章申请（附件5）。 6.2.4 货物发出后，物流部在当天已邮件形式对货物信息进行发布。同时，以口头或传真方式通知客户。 6.2.5 需要使用领货凭证进行提货的客户，
7、物流部要在货物发出的3天内将领货凭证寄给客户。 6.2.6 营销部根据物流部通告的信息负责录入销售订单，销售会计根据销售合同生成销售发票，物流部再次进行调拨，审核销售出库单。 6.2.7 运输出现困难时，物流部要及时与市场相关人员沟通，并对运输形势进行预测，提出运输建议。 6.2.8 在预计货物到达的合理时间内，物流部逐一落实货物到达情况。如货物不能按期到达，物流部人员要及时与客户沟通，说明原因，取得客户谅解。 6.2.9 收到客户寄交的索赔资料后，物流部负责整理、统计。合格的索赔资料要在收到的1个月内移交给货运代理办理索赔；不合格的资料，在收到的一周内要退给客户并向客户说明原因。 6.2.1
8、0 物流部负责要求货代每天对货物上站、发运、库存情况进行确认。因车皮载重量导致上站货物不能全部发出，物流部负责在5天内将剩余的货物返回公司，并作相应的单据处理。 6.3 海洋运输操作流程： 6.3.1 物流部根据出货信息制作询价单，要求至少3家代理公司报价。 6.3.2 每单报价必须由两名物流人员同时签字确认，经办人综合参考报价、船期确定代理公司。 6.3.3 物流部负责签订委托书（附件6），按照公司金额权限流程申请盖章,传真给中标的代理公司盖章确认，与询价单一起存档。 6.3.4 物流部根据代理公司提供的装货信息，录入、打印调拨单，填写装箱理货单并复印，要求驾驶员签单。 6.3.5 货物发出
9、的当天，物流部发布海运信息并打印传真给客户。同时，与销售出库单、装箱理货单一起装订、存档。 6.3.6 在预计到达的合理时间内，物流部负责逐一落实货物的到达情况。如货物不能按期到达，物流部人员要及时与客户沟通，说明原因，取得客户谅解。 6.3.7 每月底，物流部汇总当月发生的海运费用，向物流部长、销售副总、分管副总汇报。 7 验收 7.1 物流部负责通告客户成品交接、验收的方式和注意事项。 7.2 相关的通告有： 7.2.1 公路运输的货物验收通告（附件7）； 7.2.2 铁路运输的货物验收方式通告（附件8）； 7.2.3 海洋运输的货物交接方式通告（附件9）； 8 保险与理赔 8.1 损害保
10、险的投保标准： 8.1.1对涉及到的商品通常情况下采用足够的金额和条件进行投保。 8.2 保险公司的选定和投保手续的办理。 8.2.1 铁路采用保价运输，物流部委托货运代理直接办理。 8.2.2 海洋运输时公司直接与保险公司办理货物保险。 8.3 货损索赔： 8.3.1 公路运输一旦发生货损，物流部按照公司与物流公司（配货站）签订的合同办理索赔。 8.3.2 铁路运输过程中发生的货损，由货运代理负责索赔。 8.3.3 海洋运输过程中发生的货损，物流部根据海运代理合同或销售合同中的条款处理；发往分库的货物如发生短件，按照分库管理规定中的条款处理。 8.4 意外情况报告：运输过程中发生货物意外损失
11、，如整车、整箱丢失或损失，物流人员要在获知信息后的半小时内向物流部长、分管副总汇报。 9 费用结算 9.1 公路运输方式，委托公司安排车辆的，运输费用由经销商根据物流部与承运人签订的从运输合同直接支付。自己安排车辆提货的，运输费用由经销商自行与承运人解决。 9.2 铁路运输费用实行月度结算方式，物流部负责整理有关的资料，按照公司金额权限流程SFQ-LC-WL-003审批。 9.3 海运费用实行月度结算方式，物流部负责整理有关的材料，按照公司金额权限流程SFQ-LC-WL-003审批。 10 管理要求 10.1 相关人员须严格按照上述条款执行。 10.2 违反有关条款的，视情节给予10-50元扣
12、罚。 11 本规定由物流部组织起草和修订，由物流部负责解释。 附件 1、公路运输合同 2、铁路代理合同 3、海运代理合同4、运输合同（公路）盖章审批单5、铁路货物运输服务订单（整车）、货物运单盖章审批单6、海运委托书7、关于公路运输货物交接的通告8、关于铁路运输货物交接、验收及在到站索要索赔材料的通9、关于海运集装箱（门到门）运输货物交接的通告 附件-1 运输合同（主）甲方（托运人）：佛山住商肥料有限公司 签约地：佛山市三水区大塘工业园 乙方（承运人）： 编号：双方经过友好协商，就甲方委托乙方运输其产品事宜达成如下协议： 一、甲乙双方签订主合同。每次具体承运时，甲方委托其物流部物流人员，乙方委
13、托其安排的驾驶员双方再签订具体的从合同。 二、双方的义务和权利 （一）甲方的义务和权利： 1. 甲方最多选择4家物流公司（配货站）来运输其产品。 2. 甲方以乙方派车单作为派车依据，妥善保管派车单。 3. 接到乙方的派车单后，甲方及时、准确地为乙方车辆提供装车服务。 4. 甲方在从合同中注明其收货人的单位名称、联系人、电话、到货地址等信息。 5. 乙方按照从合同中约定的内容将货物及时、安全、准确地送达到甲方指定的到货地点后，由甲方指定的收货人根据从合同的内容支付运费。 6. 甲方必须确保从合同中的到货地点准确，如出现到货地点变更或增加到货地点数量产生额外费用，甲方给予合理的补偿。 7. 从甲方
14、发布货运信息时起到货物发出，乙方要在12小时内完成。如乙方没有在规定的时间内完成，甲方有权通过其他物流公司安排货物运输。8. 在合同有效期内，如果乙方违反合同的有关规定，甲方有权解除合同。 （二）乙方的义务和权利 1. 接到甲方货运信息，乙方要及时安排运输车辆。 2. 乙方如实、全面的填写派车单，并签字、盖章。 3. 每次承运时，乙方委托其司机将派车单交给甲方。 4. 乙方须确保所有的货物，包括成品和促销品都按照甲方要求安全运到甲方指定的收货人。 5. 甲方为乙方车辆提供装车服务时，乙方要求其司机验收货物，验收的内容包括货物品种、数量等。货物装完后，乙方司机必须立即通知甲方指定的收货人，然后按照双方每单从运输合同中约定的交货时间、地点、货物品种、数量完好地将货物交收货人。如果乙方司机没有及时通知，甲方或其收货人有权扣罚乙方50元。
