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1、1.0目的规定质量记录管理的流程、职责和工作要求，确保记录的准确、完整、清晰、及时，能够为体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为管理体系的持续改进提供依据。2.0适用范围适用于对深圳市保利物业管理有限公司质量管理体系涉及的质量记录的管理。3.0作业内容：流 程责任部门/人工作要求相关文件/记录开始确定记录要求质量记录表格编制编制质量记录控制清单表格发放质量记录表格填写质量记录使用中的管理A?管理者代表?文件编写人员负责设计?各级文件编写由部门负责同文件一起提交审批?文控中心?文控中心?各部门使用人员?由填写部门保管?在体系文件策划中同时完成。?格式符合文件控制程序要求和规定准则； -质量
2、记录表格应包括外部要求使用的表格（上级、政府部门等）和内部编制的表格。?表格同文件一起审批；-检查文件格式、标题和内容是否符合要求，栏目空间大小与所填写内容是否相适应；?按照文件控制程序的规定制定质量记录控制清单）；-质量记录保存期一般为当年加一日历年。特殊规定在清单中明确质量记录的保存期限。?纸质质量记录表格由文件控制中心随文件发放到相应的使用部门，同时发放质量记录控制清单通知使用部门表格的有效版本；-电子形式的记录表格由使用部门根据需要下载使用。?各类人员应按记录的要求填写各项内容，保证字迹清晰、数据准确、签名和填写日期完整；-录入计算机网络的质量记录由操作员录入，以磁带、磁盘、光盘为媒介
3、的质量记录由使用部门实施控制；-要求审核的记录应交审核人审核并签字。?质量记录归档前由填写部门负责收集保管，妥善保存，纸质记录应注意防水、防潮、防火和防丢失；-电子形式的记录必须做好备份，备份记录应做好标识和采取防潮、防丢失。?质量手册/程序文件/管理规范?文件控制程序?文件控制程序质量记录控制清单?质量记录控制清单流 程责任部门/人工作要求相关文件/记录 A质量记录的归档、保管质量记录检索日常防护识别记录的过程结束?由各部门相关责任人负责?保管部门负责人负责批准质量体系内部人员的检索，外部人员检索需管理者代表批准?文控中心?保管部门负责提出销毁要求，部门负责人批准? 按质量记录控制清单中规定
4、的期限进行整理、归档。-负责质量记录保管的人员应该检查提交的记录是否填写规范、清晰等，双方在质量记录控制清单中签认；-电子媒体质量记录应做好备份。 -所有质量记录除特殊说明外由实施单位保存原件。?质量记录的检索需经过批准记录，职能部门保管的记录由部门经理同意后检索；-保存在文件控制中心的记录及涉及公司机密的记录需检索必须由各部门主管审批；-检索质量记录原则上不能带离现场，确实需要经批准后可复印。? 应采取防潮、防火、防丢失等措施，磁记录还应防高温、防磁，电子媒体记录应注意防病毒，定期检查，防止记录损失。?到期质量记录经批准后可销毁，电子文档记录可直接删除； -销毁应记录销毁方式、数量和名称等；-需延长保存期的记录将交给部门领导批准，按批准的延长期保存。?质量记录控制清单?文件借阅登记表?文件控制单
