《word文档打印及其他使用技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word文档打印及其他使用技巧（50页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、word打印与其他使用技巧 1.6.1 快速打印Office文件做好很多Office文件给领导审查后，要再进展重新打印，通常一般是先打开这个文件，然后再选择打印，如果有很多的话，这样一个个打开进展打印确实很麻烦，有没有更好的方法呢？答：有，在找到这个文件所在的地方后，然后用鼠标右键单击该文件图标，在弹出菜单中会看到有个打印选项，然后选它就可以直接打印了，如果有很多文件需要同时打印，可以按住“Shift或“Ctrl键选取批量文件，然后单击鼠标右键打印，可以省去很多时间，在Excel中也可使用。1.6.2 使Word打印更清晰对于使用的针式打印机的用户，在打印Word中图片时，常发现效果不清晰，请
2、问有没有方法增强清晰度呢？答：在Word中，可以对插入的图片进展属性设置，使其以灰度方式打印，这样可以把图片中纯白色局部去除，从而使得打印效果更加清晰。具体操作方法为：单击“插入图片来自文件命令，将图片文件插入后会出现“图片属性窗口，单击“属性工具栏的第二个按钮，选择“灰度，或者在图片上单击鼠标右键，选择“设置图片格式选项，再在“设置图片格式窗中选择“图片选项卡，在颜色栏选择“灰度即可。小提示：如果是以彩色方式打印，此技巧不起作用。1.6.3 轻松进展缩放打印有些用户需要利用Word来制作一些文件，但有时为了只打印一个大致效果，为了节约本钱而想进展缩放打印，请问在Word中可否实现？答：在Wo
3、rd 2000以前的版本中，文件编辑与打印使用的“纸型必须一样。而在Word 2000与Word XP中，只需单击菜单栏“文件打印命令，在“打印对话框中单击“按纸型缩放下拉列表，从中选择打印所使用的纸。如果当前页面设置为A4，而想使用B5纸进展打印，可以在下拉列表中选择B5，Word会通过缩小字体和图形的尺寸，将A4纸型的文件打印到B5纸上。反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小纸型的文件打印到较大的纸，同时不会发生版式变化。小提示：在Word使用过程中，有没有碰到这种尴尬，即按某种纸大小设置好了版面，却发现要打印纸大小不一致，此时该怎么办呢？难道按新纸大小重新更改版面设置吗？其实此时也完全
4、不必，同样可利用上面讲方法在“按纸型缩放下拉列表中选定新打印纸型即可。1.6.4 在Word中进展多版打印按上面介绍的方法在进展缩放打印时发现一个新问题：有没有方法在一纸上打印多个页面，以更好地节省纸与观看效果呢？答：可以，打开欲打印的文件，单击“文件打印命令打开“打印对话框，在对话框中单击“每页版数下拉列表，选择每纸打印的版数。对于A4之类的小规格纸，可选择“2版或“4版。使用8开纸时选择“2版，可以打印“公文格式的两分栏文件即在一8开纸上打印两页16开文件。只要打印机的分辨率足够高，甚至可以在1纸上打印16版，从而节约大量纸。小提示：Word 2000以前的版本没有提供多页文件打印到一纸上
5、的功能，如果有这类打印需要，可以借助Fineprint虚拟打印软件完成。1.6.5 轻松实现文件异地打印有些需要把家里制作好的Word文件带到单位进展打印，但单位的机器没有安装Word，请问有没有方法在单位机上不安装Word的前提下完成打印任务呢？答：可以，首先在自己的计算机上安装一个和单位一样型号的打印机，方法是：进入“控制面板，打开“打印机进展添加，然后按提示放入打印机安装盘进展安装即可。接下来再打开要带到单位打印的Word文件，再单击“文件打印命令打开对话框，选中其中的“打印到文件复选框，按“确定按钮后弹出“打印输出到文件对话框，在其中输入文件名并选择保存位置，如D:文件.prn，完成后
6、再单击“确定按钮。接下来把该文件拷贝到单位计算机上如C:盘根目录下，再在MS-DOS窗口提示符号后输入命令“copy c:文件名.prn prn /B，即可将编辑好的Word文件打印出来。1.6.6 轻松进展选择打印在Word中，可以根据页码围进展打印，但终究是如何操作呢？答：打开要选择打印的文件文件，再单击“文件打印命令，在“打印窗口“页面围下便可进展打印页面选择，如只打印该文件第1页与第5页，如此可在“页面围栏直接输入“，再单击“确定按钮便可打印第1页与第5页。而利用短横线可起到起始页至终止页的作用，如输入“2-10，如此会打印第2页至第10页；并且可对多个连续页中用逗号进展分隔，如打印第
7、37页和第911页，可输入“3-7，9-11。如果只要打印某节文件，如此可按“S节号的格式输入指令，例如“S3表示打印第3节。对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“S2，S6表示打印第2节和第6节。假设打印一节的某页，可输入“P页码S节号，例如“P5S3表示打印第3节的第5页，“P3S2-P4S5表示打印第2节的第3页至第5节的第4页。如果仅仅打印文件的某一局部，可以将该局部先选中，再单击“文件打印命令打开“打印窗口，在“页面围下选择“所选容复选框，再单击“确定按钮进展打印即可。1.6.7 任意调整打印Word文件在打印一些文件的文字容时为了追求美观需按非常规的方式来打印，比如需要将文字信息
8、旋转一定的角度再打印到纸上，请问该怎么实现？答：其实要实现这种旋转打印文字信息是办得到的。可以通过把文件信息转换成图片的形式，然后再设置旋转该图片，最后打印的效果是一样的。具体操作如下：首先选择要打印的文件信息，然后单击“复制按钮，然后再单击“编辑菜单栏中的“选择性粘贴选项，在弹出的“选择性粘贴对话框中选择“图片格式，单击“确定按钮，将容粘贴到文件中。这样，刚刚选定的文件信息就转换成了一图片，可以通过“绘图工具箱对其进展任意的调整当然也包括旋转，设置好后再进展打印即可得到不错的效果。1.6.8 如何实现双面打印在使用Word编辑打印文件资料时，需要将编辑出的文字资料打印在同一纸的正反两面上，要
9、求在装订后，不能使反面的资料被遮挡。请问该如何操作。答：要实现在同一纸上实现双面打印，并且反面容不会因为装订而被遮挡，这就要求正反两面的宽度不能设为一致，要使其中一侧的宽度比另一侧宽一些以便装订。具体实现步骤如下：首先单击“文件菜单栏中的“页面设置选项，在弹出的设置对话框中，主要是对“页边距选项卡中容进展设置，它决定能否进展双面打印。对页边距中的上、下、侧、外侧、装订线等值进展设置，侧、外侧一般可以按默认的，装订线的值一般为1厘米左右，也可根据纸和用户的要求来具体设置。然后选择“对称页边距复选框。使其处于启用状态，这样双面打印的页面设置完毕。接下来还要对打印进展设置。单击“文件打印命令，再单击
10、“设置按钮进入打印设置窗口，在其中选择双面打印。需要注意的是由于激光打印机出纸的顺序的不同，在设置时也要有所区别，如使用打印机为上出纸，要进入“选项设置，在“双面打印选项中，将“打印顺序2选中。如果使用下出纸，就不要进展该步设置。通过打印设置后，就可实现上述的双面打印效果了。1.6.9 即时取消后台打印在使用Word进展打印时，有时刚刚执行完打印命令，突然发现还要修改，想取消打印。不知道是否有什么好方法取消打印？答：一般来说，当执行了打印命令后，系统会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现“打印机图标，“打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。如果突然想要取消该操作的话，只要
11、用鼠标右键双击“打印机图标打开“打印窗口，在要取消的打印项上单击鼠标右键，选择“取消打印选项即可，不过动作得快，要赶在打印机真正开始打印之前才行，一般也就在10秒之。小提示：另外也可把打印机的联机关闭，使其处于未联机状态，稍等便会弹出一个对话窗口，从中单击“取消按钮即可取消打印操作。1.6.10 自动按纸大小调整打印假设在打印时想让Word配合纸大小，自动进展调整页面大小进展打印，请问这可以做到吗？答：是的，可以如下操作：单击“文件打印命令，在“缩放中选“按纸型缩放即可把多页文件打印在一纸上。1.6.11 减少多余页在编辑好Word文件进展打印多份时，总会在打印完两页后产生一白页。查看文件容，
12、发现空白页无容是由于前一个表格而产生的，请问有没有方法去掉这一空白页？答：对于多出的空页，很多朋友都是采用调整字号或删去字符的方法来进展，其实在Word中为我们提供了这项功能，单击菜单栏“文件打印预览命令，单击工具栏中的“缩至整页按钮，Word就会通过缩小字号等方法消除孤行，如果不满意，可以单击“编辑菜单下的“取消缩至整页命令复原。小提示：我们也可尝试采用这种方法来去掉空页，只需要把插入点移到文件的最后一段，把这一段的行间距设置为固定值“1就可以了。1.6.12 消除Word打印文件时的空白页在用Word 2000打印文件时，最后有时会出现一空白页，但文件中最后并没有空白页，请问这是什么原因，
13、该如何消除？答：出现这种情况是因为最后一页可能存在空白段落。只要单击“常用工具栏上的“显示/隐藏编辑标记选项，显示段落标记。这样文件最后一页中的文字的段落标记会显现出来，删除它即可。然后可以再单击“打印预览按钮，预览打印出的文件的外观，确保在文件结尾没有空白页即可。1.6 打印与其他使用技巧(2) 1.6.13 页面版式准确打印在打印时有时发现用Word打印出的页面版式有误，和设置的版式有明显差异。请问这是什么原因，该如何解决？答：出现这种情况很可能正是因为在打印用其他语言版本编辑的 Word 的文件，并且文件的纸大小也与当前打印机的要求不同。要使Word 为文件设置格式，并使其符合所用打印机
14、的纸型，请按如下操作：单击“文件菜单中的“打印命令，在“缩放下的“按纸型缩放框中选择所用纸型。这样Word将会自动调整页面使其适合所用的纸型。如果想要在每次打印时都以这种方式调整文件比例，可单击“工具菜单中的“选项命令，然后单击“打印选项卡，选中“允许重调A4/Letter纸型复选框即可。1.6.14 巧妙隐藏不需打印的局部文本在Word打印过程中，有时候不想打印其中的某一局部文本，又不能把它删除。有什么好的方法能够实现这一要求吗？答：方法如下：首先选中要隐藏的文本，然后单击“格式菜单中的“字体命令，再单击“字体选项卡，选中“隐藏复选框即可。如果要取消该隐藏，只要重复前面的步骤就可以了。1.6
15、.15 打印隐藏的文字对于已设置为隐藏的文字，如果想在不更改其属性的情况下，能否打印出这些被隐藏了的文本呢？答：可以，单击菜单栏“工具选项命令打开“选项对话框，然后再选择“打印选项卡，选择“隐藏文字复选框，再单击“确定按钮即可。1.6.16 让Word当翻译在平时处理文件时，如果碰到一些不知其意的英文单词，有没有方法让Word翻译？答：单击“工具语言翻译命令，然后在“文字栏输入要翻译的英文单词，并在“词典栏要选择好翻译的类型，如“中文中国到英语美国，最后按回车键即可在“结果栏得到该英文单词的含义。1.6.17 Word中直接启动Outlook有时工作需要而想在Word中完成文件后，立即启动Outlook来进展设置发送，请问有没有方法在Word中直接进展？答：在Word中可以直接调用Outlook，首先在Word中选择“工具自动更正自动套用格式中的“Internet与网络路径替换为超级选项，然后在文件中输入“Outlook：inbox，然后按回车键，此时该文字下方出现下划线，用鼠标左键双击该，即可启动Outlook的收件箱。按照这种方法，输入“Outlook：contacet或“Outlook：calendar
